Usando herramientas de planificación en la red: Planner, Trello, Doodle y Monday (A2C24B2D03)

Este documento complementa al vídeo A2C24B2V08. Ofrece detalles para el uso de herramientas visuales de planificación, como Planner, Trello, Doodle y Monday.

En el nivel B1, ya se realizó una introducción al uso de estas herramientas, con su respectiva documentación. Por ello, en el vídeo del nivel B2 se concretó el uso de estas herramientas para la planificación de distintos aspectos de un equipo en una tarea compleja concreta, como la organización de unas jornadas científicas. Este ejemplo, sirve para enfocar distintas formas de planificación y explicar paso a paso el uso de las herramientas, pero debe adaptarse a cualquier ejemplo que tenga en mente quien lee este documento.

De manera similar a otras herramientas de colaboración basadas en interfaces o apariencias mucho más visuales, herramientas como Trello o Monday permiten empezar el tablero de organización de cero o partir de plantillas, pensadas con antelación para estructurar diferentes tipos de proyectos.

En Trello, se accede a las plantillas a través del menú de la parte superior izquierda (ver imagen 1). A partir de ese botón se despliegan distintas opciones.

Imagen 1. Barra principal de menú de Trello. Se destaca el botón de “plantillas”.

En Monday, al crear el primer tablero, el asistente guía a través de algunas preguntas hacia el modelo de visualización que más le conviene, en función del proyecto. Así, cabe elegir inicialmente entre distintos diseños de vista (ver imagen 2).

Imagen 2. Menú diseños de vista del asistente para la creación de tableros de Monday.

Sin perjuicio de la ayuda que nos puedan ofrecer los asistentes de estas aplicaciones, la persona a cargo del proyecto debe decidir qué enfoque quiere dar a la organización de sus tareas, para que las aplicaciones que se explican en este documento ayuden a planificar y ejecutar esas tareas de la mejor forma posible.

A modo de ejemplo, si se opta por una vista o plantilla del tipo “project manager” en Trello, las tareas que se introduzcan se van a organizar en columnas según su estado de realización (terminadas y pendientes según el estado: iniciadas, en marcha, atascadas, etc.). En este modelo, se tiene una perspectiva más clara de la acción en tiempo real del equipo de trabajo, pero se debe cuidar la identificación de tareas para no mezclar actividades muy heterogéneas o encargadas a equipos muy distintos, como la diferencia entre las cuestiones logísticas y las científicas, si se sigue con el ejemplo del vídeo.

La otra gran perspectiva posible para organizar el trabajo es agrupar previamente los conjuntos de tareas en función de un criterio objetivo o temporal y desglosar, dentro de cada conjunto, los subgrupos de tareas, indicando su estado, personas encargadas y otras características. En el ejemplo que se detalló en el vídeo, de unas jornadas científicas, las tareas se agruparon en Trello en columnas de “espacios”, “programación científica” del evento, participación a través de intervenciones externas, como las comunicaciones, “comunicación y difusión” del evento y “publicación” de los resultados.

Para entender bien cómo sacar partido a estas herramientas en actividades concretas de organización en una herramienta muy sencilla, como Trello, conviene describir algunas funciones útiles

El uso de tarjetas

En Trello, la información se organiza por columnas (lo que el programa llama “listas”, por su despliegue vertical) y, dentro de ellas, en tarjetas. Las tarjetas son una unidad de información independiente que puede considerase como una suerte de celda de una hoja de cálculo o de una tabla. En el ejemplo de las jornadas del vídeo B2 referenciado, esto se explica con claridad respecto a la tarea de realizar la programación científica de las jornadas. Esa es la tarea principal (“participantes”) y cada una de las personas propuestas constituye una tarjeta distinta. La tarjeta tiene un título, que se ve a primera vista, y una información añadida que se puede incorporar y se ve cuando se pincha sobre el título. Si a alguien del equipo se le ocurre una persona a la que contactar para dar una charla, puede añadir una tarjeta, indicando que está pendiente de validar. Cuando la dirección científica la valide, puede pasar a estado de “pendiente de contactar”, “contactada” y “rechaza” o “acepta”, según su respuesta.

Cada tarjeta nueva se crea desde el final de la columna donde se quiera introducir. Para realizar acciones sobre una tarjeta creada, hay dos vías. Al acercar el cursor del ratón a la parte final del título, aparecerá el logo de un lapicero que indicar la opción de “editar”. Algo que también pasará si pinchamos sobre la tarjeta con el segundo botón del ratón. Al pincharla se desplegará un menú rápido con las principales opciones:

• “Abrir”. Se entra en la tarjeta para añadir más información en comentarios y otras acciones. También se puede hacer pinchando con el primer botón del ratón sobre esa tarjeta.
  
  
• “Editar etiquetas”. Permite añadir etiquetas de colores, que pueden permitir a otros miembros del grupo identificar con facilidad el estado de las tareas o a la persona responsable.
  
  
• “Cambiar miembros”. En tableros compartidos, cada tarjeta está asignada por defecto a un miembro, pero se puede asignar a otro desde aquí. Por ejemplo, si es una persona distinta a su autora quien debe encargarse o supervisar su cumplimiento.
  
  
• “Cambiar portada”. De manera similar a las etiquetas, se puede asignar un color o una imagen o foto que se vea desde el inicio del tablero en la parte superior de la etiqueta. Qué signifique cada color o imagen, ya depende de las reglas de trabajo de cada persona o equipo. En la sección 4.1. se verá algo más sobre esto.
  
  
• “Mover”. La etiqueta puede llevarse a cualquier lugar del espacio de trabajo. Esto es útil sobre todo en el caso en que el tablero se organice en función del estado de las tareas más que en función de su contenido, como se vio al inicio de esta sección. (Ver cuadro de atención a la derecha). Al pinchar en la opción de mover, aparece una ventana donde se indican estas opciones de destino. Como se ve (ver imagen 3), se puede seleccionar como destino el tablero en el que está la tarjeta, pero también otro y dentro de ellos, cualquier lista (columna) y la posición que debe ocupar en esa lista, siendo 1 la primera y así de forma sucesiva. Sin embargo, una forma muy intuitiva de mover tarjetas, si es dentro del mismo tablero, es arrastrar la tarjeta al lugar que queramos que ocupe. Por ejemplo, desde la lista “Pendientes”, a la lista “Terminadas”.

Imagen 3. Menú de “mover” una tarjeta en Trello.

• “Copiar”. Copiar una tarjeta permite tener la información de esa tarjeta en otra lista, incluso de otro tablero, sin necesidad de quitarla de su ubicación original. Si se pincha en copiar, aparece un menú similar al de “mover”, para poder elegir dónde se pegará esa tarjeta que se copie. Como se verá en el vídeo del nivel C2, muchas de estas acciones como mover, copiar o archivar pueden realizarse de forma masiva a través de un power-up (una pequeña herramienta dentro de Trello).

• “Editar las fechas”. Lo habitual es que las tareas tengan una fecha para su realización, más o menos determinada. Con esta opción, esa fecha puede aparecer junto al título de la tarjeta. La utilidad de poner fechas de vencimiento es que Trello puede notificar a quien haya creado la tarjeta y a quien la siga un tiempo antes de su finalización, para que no se pasen los plazos. Ese recordatorio se puede configurar con distintos tiempos de antelación y también puede indicarse la fecha de inicio de la tarea. Es decir, puede crearse hoy una tarjeta-tarea cuya ejecución se iniciará el mes que viene.

• “Archivar”. Cuando el trabajo con una tarjeta se acaba, por ejemplo, una propuesta de ponente ha sido descartada por la dirección científica, la tarjeta puede “archivarse”. Esto no elimina la tarjeta, sino que más bien la envía a una suerte de papelera de reciclaje. Si se quiere deshacer esta acción, debe acudirse al menú del tablero en el que se encuentre, que son los tres puntitos horizontales que están arriba a la derecha de la aplicación. Ahí debe pincharse en la opción “… Más” y en la 4ª opción, “elementos archivados”. Aparecen ahí las tarjetas archivadas, que pueden restaurarse en la lista que estaban (“enviar al tablero”) o eliminarse de forma definitiva (ver imagen 4).

Imagen 4. Menú de “elementos archivados” de un tablero de Trello.

El uso de etiquetas

De forma similar a como se acaba de ver con las portadas de las tarjetas, Trello permite asignar etiquetas a cada tarjeta. Su significado depende del código de colores convenido en el equipo de trabajo, pero lo más frecuente es relacionarlo con el estado de la tarea. Si la tarea es muy compleja o trabaja mucha gente, se puede incorporar también al tablero una columna a modo de leyenda (ver imagen 5), destinada a dejar claro a todos los miembros del equipo el significado de cada etiqueta (ver imagen 6).

Imagen 5. Columna de Trello con la leyenda de las etiquetas.

Imagen 6. Descripción del significado de las etiquetas en la parte superior de una tarjeta de Trello.

Para asignar etiquetas, se pincha sobre la tarjeta en cuestión con el botón derecho del ratón o con el icono de editar al final del título de la etiqueta. Así, se llega a un menú en el que pueden asignarse distintos colores. Una tarjeta puede tener una etiqueta o varias, como en el ejemplo de la imagen 6. Cada etiqueta puede ser solo un color o llevar asignado también un texto. Por ejemplo, a la roja se le puede asociar el texto de “importante” o “urgente”. En el menú de “editar etiqueta”, se asignan las que vaya a tener la tarjeta. Trello ofrece por defecto 8 colores comunes, pero se pueden crear nuevas tarjetas que se usarán en ese y otros tableros.

Desde la vista del tablero, la etiqueta que se verá encima del título de la tarjeta será solo un color, pero, si se pincha sobre la tarjeta se verá el color y el texto asociado. Así, pueden compensarse los defectos de cada enfoque de organización. Es decir, si se ha optado por un enfoque basado en el estado de las tareas, las etiquetas pueden servir para agrupar bajo una misma etiqueta tareas del mismo tipo de contenidos o del mismo equipo. Si se ha optado por un tablero organizado en función de los tipos de tarea, las etiquetas pueden servir para indicar qué tareas están pendientes, en curso, son urgentes, se han realizado o tienen un plazo vencido.

El uso de checklists

Si las tarjetas son tareas que se sitúan dentro de las listas o columnas, las checklists son listas de subtareas que pueden incorporarse dentro de las tarjetas. Así, una tarea compleja pueda subdividirse en tareas más simples y, cada vez que se realice una, dejarla marcada. Con ello, una tarea no tendrá solo dos estados (pendiente o realizada), sino que se podrá ver su desarrollo con más detalle, ya que no es lo mismo una tarea pendiente de la que se ha completado el 80% de lo que implica que otra de la que apenas se ha hecho un tercio.

Para hacer una checklist debe entrarse en la tarjeta y seleccionar esta opción en el menú a la derecha: “Añadir a la tarjeta” > “Checklist”. Ahí se pedirá darle título a la lista.

También se permitirá copiar la checklist desde otro lugar del tablero en el que ya la hayamos incluido. Esto es muy útil porque es probable que se use una checklist similar (por ejemplo, en relación con la propuesta de ponentes: propuesta, validada, contactada, respondida), y se pueda ahorrar así mucho tiempo.

Definido el contenido, se añaden los elementos o subtareas que se consideren. A cada una de ellas se le puede asociar una fecha de vencimiento, como se ha explicado para el conjunto de la tarjeta. Asimismo, cada una de las subtareas puede ser asignada a un miembro del equipo de trabajo, tal como se puede hacer también con las tarjetas enteras. Sin embargo, estas dos últimas opciones no están disponibles en el modo gratuito.

Las subtareas que componen la checklist no se pueden ampliar con más información o detalles, pero sí se pueden convertir en una nueva tarjeta entera y así poder acceder a todas esas opciones que se han visto (ver imagen 7). Para ello, debe pincharse en el botón de los puntos suspensivos que se ve a la derecha de la subtarea y eso dará la opción de convertirla en una tarjeta entera dentro de esa lista o columna general. El botón de puntos suspensivos también permitirá eliminar la subtarea. Esto último no es lo mismo que marcarla como realizada.

Por último, cada una de las subtareas puede ser marcada a la izquierda cuando se haya completado y, con eso, se rellenará la barra de evolución de la checklist. Dentro de una misma tarjeta pueden incluirse distintas checklists.

Si la aplicación está instalada, podrá accederse a ella desde ese menú. Además, todas las aplicaciones que se instalen van a aparecer al pinchar el icono de integrar en la barra de herramientas vertical que Miro tiene a la izquierda, como se muestra en la imagen 2.

Imagen 7. Checklist dentro de una tarjeta de Trello.

Integración con otras aplicaciones

Aunque Trello ofrece muchas posibilidades a través de las funciones que se han visto y otras, suele convenir que estas se completen con el uso de otras aplicaciones de organización o de trabajo colaborativo. Para ello, es posible integrar, dentro de las distintas tarjetas, archivos procedentes de otras aplicaciones. Por ejemplo, si en la lista de “espacios” para celebrar las jornadas, se quiere trabajar con una hoja de cálculo compartida sobre las condiciones y negociaciones en cada espacio disponible en tiempo real, se puede integrar o adjuntar una hoja de cálculo de Google Drive. Hay dos vías para hacerlo:

La más directa es copiar el enlace a la hoja de cálculo en el título de una nueva tarjeta o en uno de sus espacios de actividad en el interior. Al hacerlo así, el documento enlazado será accesible desde la portada del tablero, asociado a esa tarjeta, o desde el interior de la tarjeta, tras pinchar en ella.

La otra forma de integrar aplicaciones es, tras haber pinchado en la tarjeta y encontrarse en su interior, pinchar en el botón de “adjunto”, que se encuentra en la parte derecha. Eso despliega un menú con opciones de los lugares de origen del documento a adjuntar, que van desde el propio ordenador y el Trello, hasta aplicaciones de trabajo colaborativo como Google Drive, OneDrive o Dropbox.

En este apartado, se van a mostrar soluciones para que las herramientas de organización puedan tener un aspecto más amigable y transmitir información sobre la organización del trabajo con un mayor peso del componente visual.

Uso de imágenes y fotos en Trello

Aunque Trello no es una herramienta que destaque por su impacto visual, sí que dispone de un conjunto de funciones para mejorar ese impacto visual en la organización.

La primera de ellas es adjuntar imágenes. Esto puede hacerse copiando un enlace a algún archivo disponible en nuestro sistema de almacenamiento en la nube en el título de una tarjeta o, dentro de la misma, en una de las celdas de “actividad”.

La segunda manera de adjuntar imágenes consiste, tal como se comentó en el último apartado, en adjuntar esa imagen desde el propio ordenador o un servicio de almacenamiento en la nube.

Otra posibilidad es incorporar portadas a algunas tarjetas. Como vimos en la sección 3.1, la opción de “cambiar portada” permite asociar a la parte superior de la tarjeta una imagen o fotografía entre las que tiene Trello o entre las que dispongamos en el propio ordenador. Esta opción puede activarse desde el tablero, pinchando con el botón derecho del ratón en la tarjeta en cuestión o, desde el interior de la propia tarjeta, en la opción “portada” del menú de actividad de la columna derecha y abajo.

Representación gráfica de la organización en Planner

Planner es la herramienta de planificación y organización de Microsoft. Esta herramienta permite visualizar el estado de las tareas de diferentes maneras. Por una parte, organiza las tareas en listas, como se ha visto en Trello, pero también permite verlas dentro de un calendario y genera diferentes gráficos sobre su estado. Ver el estado de las tareas en gráficos ofrece de forma inmediata un panorama general de la situación, en función del estado de desarrollo, de la prioridad de las tareas o del miembro del equipo a quien se hayan asignado. Aunque se trata de gráficos sencillos, de tartas y de barras (ver imagen 8), al generarse de forma automática a partir de los datos que se han introducido para cada tarea, resultan útiles y eficientes para dar una perspectiva del proyecto a todos los miembros del equipo y para utilizarlo en presentaciones a otras secciones de la organización.

Imagen 8. Vista “gráficos” del ejemplo de las jornadas científicas en Planner.

Recursos gráficos en Monday: paneles-widgets

Monday es otra herramienta de planificación que se explicó en el vídeo referenciado. A través de Monday, pueden organizarse proyectos de alta complejidad y colaborar con otros equipos. Algo interesante de Monday es que tiene integrados distintos widgets o mini-aplicaciones que facilitan las tareas organizativas. Algunos de ellos realizan una traducción gráfica del estado de las tareas del proyecto.  En Monday, el proyecto en el que se trabaja se puede visualizar de distintas maneras. Algunas vistas, como la que se mostró en el vídeo que calendariza las tareas, muestra las personas asignadas y su estado, permiten recoger mucha información, pero no tienen una presentación gráfica muy atractiva. Para ello, pueden añadirse paneles en los que incluir los citados widgets. En este caso, nos interesan los que hacen una traducción gráfica de las tareas. Para ello se debe entrar en el espacio de trabajo “Tabla principal” y pinchar en el signo + que está a su derecha. Así se abrirán distintas opciones nuevas de diseño de las tareas, desde las más gráficas (diagramas de barras, por ejemplo) a las que organizan las tareas conforme a un diseño Kanban, las muestran como partes de una batería que simboliza el progreso del proyecto o como un diagrama de Gantt. Dentro de un mismo tablero inicial se pueden añadir esas distintas vistas, que se generan de forma automática a partir de los datos introducidos. Cada una de esas nuevas vistas se denomina widget en Monday, aunque también ha widgets de otros tipos.