Sistemas de Videoconferencias actuales (A2C21A1D01)

En la era digital actual, el mundo ha sido testigo de la transformación radical en la manera en que las personas se comunican, intercambian información y colaboran a nivel global. Gracias a las últimas tecnologías, personas de todo el mundo pueden estar en contacto desde diferentes puntos geográficos a través de un dispositivo digital y una conexión a internet. En este documento, se detallarán las características y usos principales de los tres sistemas de videoconferencias actuales más relevantes: Microsoft Teams, Google Meet y Zoom.

Microsoft Teams

La aplicación Microsoft Teams, que forma parte de Microsoft 365, es una plataforma de comunicación y colaboración que se ha convertido en una herramienta esencial para muchas empresas y organizaciones. Los usos de Microsoft Teams abarcan desde reuniones de negocios y colaboración en proyectos, hasta educación en línea y atención médica a distancia. Aunque hay planes de pago, el uso gratuito de Microsoft Teams permite funcionalidades como reuniones de 60 minutos gratuitas y hospedar un máximo de 100 participantes.

En la figura 1, se puede observar un ejemplo de la pantalla anterior al inicio de una videoconferencia en Microsoft Teams:

Figura 1. “Videollamada en Microsoft Teams”. Elaboración propia.

Características principales de Microsoft Teams

Aunque existen planes de pago para acceder a los servicios ofrecidos por Microsoft Teams, es importante destacar sus funcionalidades gratuitas.

Las características clave del software de videoconferencias incluyen las siguientes prestaciones:

• La posibilidad de grabar reuniones para compartirlas con participantes que no hayan podido asistir o para consultarlas en un futuro.
• Chats donde se pueden intercambiar mensajes y archivos. Pueden ser chats con uno mismo, chats uno a uno, o chats en grupo. Al convocar una reunión programada, también se creará un chat específico, al cual pertenecerán todas las personas convocadas a la reunión.
• Almacenamiento en la nube de hasta 5 GB gratuitos, que permite cargar y compartir documentos, archivos PDF y otros datos. Esto no incluye el intercambio de imágenes y vídeos, que no se guardan en la nube de Microsoft, OneDrive.
• El cifrado de datos de un extremo a otro en llamadas, mensajes, archivos, reuniones y otro contenido. Por defecto, Microsoft Teams utiliza dos tecnologías estándar: la seguridad de la capa de transporte (TLS) y el protocolo de transporte seguro en tiempo real (SRTP).

Google Meet

En la actualidad, Google Meet es otra de las herramientas de comunicación en línea fundamentales para abordar la necesidad de conexión entre personas. Cuenta con una plataforma sencilla y eficaz para reuniones virtuales.

En la figura 2, se puede observar un ejemplo de la pantalla anterior al inicio de una videoconferencia en Google Meet.

Figura 2. “Videollamada en Google Meet.” Elaboración propia.

Características principales de Google Meet

Aunque hay versiones de pago de Google Workspace, es posible acceder a varias de sus prestaciones, entre las que se incluye Google Meet, de manera gratuita.

Las características clave del software de videoconferencias incluyen, entre otras, las siguientes prestaciones.

• Meet permite grabar reuniones, pero es importante tener en cuenta que estas grabaciones se almacenan en Google Drive. Esto significa que se utiliza el espacio de almacenamiento disponible en la cuenta de Google.
• El almacenamiento gratuito en Google Drive es de 15 GB. Esto se puede utilizar para archivos independientes de las videoconferencias a través de Meet.
• Esta plataforma permite intercambiar mensajes y archivos a través de un chat durante la videollamada, facilitando la comunicación en tiempo real.
• De forma predeterminada, en la nube, el cifrado de reuniones utiliza, al igual que Teams, TLS y SRTP. Los datos se cifran de dos maneras:

1 |  Los datos de las reuniones se cifran en tránsito entre el cliente y los centros de datos de Google.
2 |  Los datos de las grabaciones guardadas se cifran en reposo.

Zoom Meetings

Zoom se ha convertido en otro de los pilares de la comunicación digital. Esta plataforma destaca por su accesibilidad y facilidad de uso, lo cual ha hecho que ganara popularidad alrededor del mundo. Sin embargo, cabe destacar que, al contrario que Teams y Meet, Zoom no es una plataforma integrada dentro de un ecosistema mayor, como Microsoft 365 y Google Workspace respectivamente. Por esto, Zoom solo tiene prestaciones relacionadas con las videoconferencias.

En la figura 3, se puede observar un ejemplo de la pantalla anterior al inicio de una videoconferencia en Zoom Meetings.

Figura 3. “Videollamada en Zoom Meetings.” Elaboración propia.

Características principales de Zoom Meetings

Zoom, al igual que Teams y Meet, tiene funcionalidades de pago. Sin embargo, es posible acceder a algunos de sus servicios de manera gratuita. Para acceder a Zoom, se puede utilizar la dirección de correo electrónico que utilice de manera habitual cada persona. También es posible registrarse utilizando Facebook, el ID de Apple, o el SSO personal.

Las características clave del software de videoconferencias incluyen las siguientes prestaciones:

• En Zoom, es posible grabar reuniones, que se almacenarán de manera gratuita en el dispositivo. local. Para acceder al almacenamiento en la nube, es necesario contratar un plan de pago.
• Durante una videollamada, es posible enviar mensajes en tiempo real en el chat. Es posible intercambiar enlaces y archivos con otros participantes para complementar la comunicación durante la reunión.
• Al realizar una videollamada por Zoom, se puede habilitar el cifrado de datos de extremo a extremo para reuniones como protección adicional.
• Una de las funciones más destacadas de Zoom es su pizarra integrada en su propia plataforma y disponible para colaborar durante las videollamadas.

Tras ver algunas de las características generales de los sistemas de videoconferencia Teams, Meet y Zoom, cabría preguntar, ¿cuál es mejor? Sin embargo, es importante destacar que la elección entre un sistema u otro reside en las necesidades de cada usuario o usuaria y de cada situación concreta. A continuación, se presentarán las similitudes y diferencias entre estos sistemas.

Similitudes y diferencias principales

A la hora de decidir entre un sistema u otro, es necesario tener en cuenta sus ventajas, observando sus similitudes y diferencias principales para tomar una decisión informada. Entre sus similitudes básicas, se encuentran:

• Los tres sistemas permiten la comunicación por vídeo, audio y chat, para propiciar la comunicación síncrona; es decir, en tiempo real.
• Tanto Teams como Meet y Zoom ofrecen planes gratuitos y de pago con diferentes límites de tiempo, participantes y características.
• Los tres tienen funciones de seguridad como el cifrado, el uso de contraseñas para acceder a reuniones y las salas de espera.
• Para facilitar la colaboración y la comunicación, en los tres sistemas existe la posibilidad de pedir el turno de palabra, levantando la mano. De este modo, no hay interrupciones y malentendidos.
• Asimismo, para enriquecer la comunicación virtual, se pueden añadir emojis, o emoticonos, a modo de reacciones que se asemejan a la comunicación cara a cara.

A pesar de sus similitudes y de que las tres plataformas (o aplicaciones) tienen la misma finalidad, hay diferencias entre ellas. A continuación, se exponen algunas de principales (Figura 4):

Figura 4. “Comparativa entre los sistemas de videoconferencia.” Elaboración propia.