Gestión avanzada de una videoconferencia en Zoom (A2C21C2D03)

La capacidad para saber aprovechar las opciones que posee Zoom implica conocer el funcionamiento de la plataforma, así como las herramientas y funciones que ofrece. Es esencial disponer de habilidades de comunicación, organización y control de la tecnología para la interacción y gestión en una reunión virtual.

Zoom se ha convertido en una de las plataformas más populares por su facilidad de uso en una variedad de contextos, y está disponible en dispositivos móviles y en versión de escritorio.

Ser capaz de gestionar interacciones y conversaciones en diferentes situaciones es necesario para trabajar a distancia con otras personas. Para ello, es conveniente aplicar buenas prácticas, como planificar la reunión previamente. También, establecer conexiones significativas, aprovechando todas las herramientas de colaboración disponibles.

En este contexto, se profundizará en la gestión y uso de algunas de las funciones avanzadas para mejorar la productividad durante una videoconferencia en Zoom.

Figura 1. Visualización diferente. (Captura recuperada de Zoom).

Compartir pantalla

La función de compartir pantalla (Figura 2) es muy útil para conseguir una reunión virtual más interactiva y colaborativa. Permite mostrar de manera simultánea lo que está sucediendo en su propia pantalla al resto de participantes.

Los tipos de contenido que se pueden compartir durante una videoconferencia en Zoom son:

• Pantalla completa del escritorio o del teléfono.
• Una o más aplicaciones específicas.
• Una parte de la pantalla.
• Contenido de una segunda cámara.
• Vídeos almacenados localmente.
• Audio reproducido desde el dispositivo

Figura 2. Icono compartir (Zoom).

Pizarra digital de Zoom

En este apartado, se detalla en profundidad el uso de la pizarra digital que permite intercambiar ideas, planificar y aprender juntos. Zoom incluye sólidas herramientas de edición, notas, comentarios y etiquetado que facilitan una colaboración fluida entre equipos.

Es posible crear una pizarra a partir de una reunión de Zoom o un seminario web, desde el icono del panel de controles (Figura 3), desde el portal web o la aplicación web de Zoom.

Figura 3. Icono pizarra (Zoom).

Cómo crear una pizarra

Primero, hacer clic en el icono del panel de controles de Zoom. Después, aparece una ventana emergente con distintas opciones para crear y abrir la pizarra (Figura 4).

Figura 4. Opciones abrir pizarra (Elaboración propia).

Principalmente es posible elegir:

1 | Nueva pizarra. Esta opción permite configurar las siguientes preferencias:

· Modo colaboración: concede permiso de edición a los participantes.

· Modo presentación: solo permite la visualización.

· Habilitar o no el acceso persistente a los participantes después de cerrar la pizarra.

2 | Pizarras utilizadas recientemente.

3 | Plantillas disponibles de Zoom.

4 | Otras opciones: destacar las pizarras y las plantillas utilizadas en una reunión o elegir plantillas compartidas.

Una vez abierto el tablero, es posible compartir la pizarra con cualquier persona de la organización o con usuarios externos.

Usos en la plataforma

La pizarra digital de Zoom es una herramienta versátil que se puede utilizar en una variedad de contextos. Los casos de uso más comunes de esta función son:

• Sesiones de intercambio y desarrollo de ideas: las herramientas avanzadas de pizarra facilitan a los usuarios ampliar, sintetizar y aclarar ideas de manera visual. Por ejemplo, mediante la generación de notas adhesivas o mapas mentales sobre un tema elegido.
• Presentación y enseñanza: las características de la pizarra virtual, como el lienzo ampliable o el soporte táctil, hacen que la presentación y la enseñanza sean mucho más fáciles. Por ejemplo, puede ser muy útil para ilustrar conceptos y esquematizar ideas.
• Reuniones y talleres: las pizarras digitales se pueden incorporar durante las sesiones de trabajo y reuniones ofreciendo formas completamente nuevas de colaborar.

Características de la pizarra en línea

Las características que ofrece la pizarra en línea de Zoom facilitan a los usuarios aprovechar al máximo sus capacidades avanzadas de comunicación y colaboración. A continuación, se detallan las características clave (Figura 5):

Figura 5. Características de la pizarra en línea (Elaboración propia).

Herramientas de anotación disponibles

Zoom proporciona herramientas de anotación durante la videollamada fáciles de usar. Permite a los participantes colaborar, intercambiar ideas y dibujar sobre el contenido compartido. Es decir, durante la reunión es posible agregar anotaciones mientras se comparte la pantalla. También se pueden utilizar las herramientas de anotación al compartir o ver una pizarra digital en Zoom.

Una vez abierto el tablero para editar la pizarra, aparecen las herramientas de anotación disponibles en el lado izquierdo de la pantalla (Figura 6).

Figura 6. Tablero (Elaboración propia).

En la mayoría de los controles, primero se debe hacer clic en la herramienta para poder arrastrar los iconos al lienzo. Después, se creará un objeto de ese tipo para dibujar, añadir formas, escribir texto y mucho más.

A continuación, se muestran las funciones de algunas de estas herramientas de anotación disponibles:

HERRAMIENTAS DE ANOTACIÓN DISPONIBLES

Dibujo y escritura

Permite seleccionar, mover o cambiar el tamaño de las anotaciones.

Lápiz

Permite a los participantes de la reunión dibujar, resaltar y escribir en el tablero. Para una mayor precisión es conveniente utilizar el cursor de la pantalla o una tableta gráfica. También es posible personalizar las opciones de dibujo, como el grosor de línea y el color.

Forma, línea o texto

Estas herramientas permiten agregar texto y formas, como rectángulos, círculos y flechas. También líneas rectas o curvas. Es posible personalizar estas opciones de dibujo, como el contorno de la forma, el tamaño de la fuente o el color.

Nota adhesiva

Permite a los participantes añadir notas de texto para organizar y resaltar información importante durante la reunión virtual. Se trata de simular notas adhesivas para aclarar o resaltar ideas de manera visual. Es posible cambiar el color de la nota, añadir un emoticono o cambiar el formato de texto.

Comentar

Es posible agregar un comentario en tiempo real durante una reunión virtual o presentación. Esto puede ayudar a dar explicaciones y aclarar información.

Marco

Es posible añadir en el tablero un marco y elegir el formato. Por ejemplo, formato A4 o tipo carta.

Plantillas

Permite elegir entre una variedad de diseños predefinidos para crear contenido. Por ejemplo, se puede añadir una plantilla de diagrama de flujo para visualizar procesos y flujos de trabajo.

Cargar archivos

Sirven para sugerir anotaciones específicas a elementos de la pizarra, como correcciones o mejoras.

Más herramientas

Ofrece opciones como crear un mapa mental o insertar contenido enriquecido como YouTube, Vimeo y más.

Seguidamente, se muestra un ejemplo de cómo quedarían los objetos en el tablero de la pizarra de Zoom (Figura 8):

Figura 8 Ejemplos de herramientas de anotación (Elaboración propia).

Votaciones para reuniones

Zoom proporciona una función de votaciones que posibilita a los organizadores de la reunión crear encuestas y obtener resultados de los participantes. Es especialmente útil para recopilar comentarios, medir las opiniones y tomar decisiones colectivas.

Esta función permite crear preguntas de encuestas de opción única o de opción múltiple. También se pueden crear votaciones avanzadas, que permiten añadir opciones de coincidencia, orden de preferencia, respuesta corta y respuesta larga.

Es posible crear las preguntas de las votaciones antes o durante una sesión en directo.

Los pasos para crear una votación antes de una reunión son:

1 | Iniciar sesión en Zoom.

2 | En el menú de navegación, hacer clic en Reuniones.

3 | Hacer clic en el tema o nombre de la reunión programada.

4 | En la pestaña de votación, situada en la parte inferior de los detalles de la reunión programada, pulsar en Agregar.

5 | A continuación, se añade el título de la votación y se redactan las preguntas y las respuestas de la encuesta. Es posible configurar los siguientes detalles:

a | El tipo de pregunta: opción única o múltiple.

b | Añadir más preguntas y sus posibles respuestas.

c | Permitir que los participantes respondan de forma anónima.

d | Agregar a la biblioteca de votaciones. Esto es útil para volver a acceder a la encuesta y reutilizarla en futuras reuniones.

6 | Pulsar en Guardar para finalizar. Una vez creada la votación los participantes pueden responder a las preguntas de las encuestas durante la reunión.

La persona que tenga el rol de anfitrión puede ver los resultados en directo y compartirlos con el resto de los participantes. También es posible descargar un informe de la votación y ver la recopilación de las respuestas para el registro y análisis posterior.

Para ello, hay que dirigirse al menú de navegación de Zoom y hacer clic en Reportes. Desde aquí se puede acceder a los informes de registro y de votación una vez finalizada la reunión. El informe de votaciones puede contener la siguiente información:

• Nombre de usuario y dirección de correo electrónico.
• Fecha y hora de registro de la respuesta.
• La pregunta de votación y la respuesta del participante.