Creando y gestionando una videoconferencia en Google Meet (A2C21C1D02)

Google Meet (figura 1) es una de las aplicaciones de videollamadas más conocida a nivel mundial, llegando a ocupar el segundo puesto en el año 2022 entre las plataformas de videollamadas más usadas en todo el mundo. Además, a nivel nacional también se sitúa como la segunda plataforma preferida entre los usuarios y usuarias de este tipo de aplicaciones.

Por ello, a continuación, se detallan las posibilidades que ofrece esta plataforma y algunos de los pasos a seguir para poder aprovecharlas

Figura 1. “Logotipo de Google Meet”. Recogido de Logos-World. (logos-world.net/google-meet-logo).

Las videollamadas en Google Meet acogen diversidad de opciones. Estas reuniones pueden iniciarse desde distintas aplicaciones que redirigen automáticamente a Google Meet, pero también pueden darse de manera instantánea o programada.

Para iniciar una reunión desde Google Meet, lo primero que se ha de hacer es abrir la aplicación y dirigirse a la opción “Nueva reunión”, como se muestra en la figura 2. En este momento se desplegarán distintas opciones para elegir entre una reunión instantánea o una programada, como se verá a continuación.

Figura 2. “Cómo crear una nueva reunión”. Elaboración propia.

Reunión instantánea

En este caso habrá que seleccionar la opción “Iniciar una reunión ahora”, a partir de la cual se creará la reunión correspondiente.

Figura 3. “Opciones de reunión”. Elaboración propia.

Reunión programada

Si la videollamada no se va a realizar en el mismo momento de crearla, Google Meet ofrece dos opciones para crear una reunión programada (Figura 3).

En primer lugar, se ofrece la opción de “Crear una reunión para más tarde”. En este caso, una vez seleccionada esta opción, Google Meet proporcionará un enlace que se podrá copiar para enviárselo al resto de participantes.

Por otro lado, la aplicación ofrece también la opción de “Programar en Google Calendar”. Una vez seleccionada esta opción, Google Meet redirigirá automáticamente a la aplicación de Google Calendar. Desde esta última se podrán fijar distintos detalles de la reunión (figura 4) como el título, la fecha y la hora, las opciones de notificación o la descripción, además de añadir los distintos invitados que se quiere que asistan a esa reunión.

Figura 4. “Programar en Google Calendar”. Elaboración propia

En una videollamada de Google Meet las personas pueden asumir dos roles principales: anfitriones y participantes. En función del rol que se desempeñe a lo largo de la reunión, los controles y funciones a los que se tendrá acceso serán distintos, tal como muestra la figura 5.

Figura 5. “Roles de los usuarios”. Elaboración propia a partir de Ayuda de Google Meet. (e.digitall.org.es/roles-meet)

Roles del anfitrión

El anfitrión es la persona que crea la reunión en Google Meet y, por tanto, será la persona que gestionará de manera principal la videollamada a través de los siguientes controles:

• Gestión de anfitriones, que permite, una vez activada esta opción, moderar la reunión a través de la restricción de las acciones que pueden llevar a cabo los participantes, y también controlar el acceso a la videollamada. Esto se puede hacer tanto en una reunión ya iniciada (figura 6) como al detallar las características de ésta al crearla.

Figura 6. “Controles del anfitrión durante la reunión”. Elaboración propia.

• Bloquear el audio y la cámara de los participantes durante la reunión, lo cual se realiza también a través de los controles del anfitrión (figura 6), en las opciones de “Activar su micrófono” y “Activar su vídeo”.
  
  
• Añadir invitados, tanto desde la reunión una vez comenzada (figura 7) como al establecer las características y detalles de ésta al crearla. Además, también se pueden admitir y eliminar participantes una vez comenzada la reunión.
  
  
• Enviar mensajes de chat durante una videollamada, los cuales serán visibles para todos los participantes de la reunión. Para ello solo habrá que dirigirse al “Chat”, escribir el mensaje y pulsar sobre el icono de “Enviar” (figura 8). Como ya se ha visto, el anfitrión también puede decidir restringir la posibilidad de que los participantes de la videollamada envíen este tipo de mensajes.

Figura 7. “Añadir invitados”. Elaboración propia.

Figura 8. “Enviar mensajes en el chat”. Elaboración propia.

Roles de los participantes

Con respecto a los participantes, estos pueden adquirir dos roles principales.

Por un lado, se encuentra el rol de oyente. En este caso, las personas que tengan este rol podrán ver la reunión, levantar la mano y participar en distintas actividades como encuestas, pero no podrán utilizar el chat, enviar reacciones o compartir la pantalla, el audio ni el vídeo. El rol de oyente se notifica a la persona con un mensaje en la parte inferior de la pantalla durante la reunión que muestra “Solo lectura”.

Por otro lado, otro de los roles de los participantes es el de lector, el cual se notifica a la persona con un mensaje en la parte inferior de la reunión que muestra “Solo ver”. En este caso, los permisos y restricciones que tiene el lector durante la reunión son los mismos que los del usuario oyente. La diferencia principal entre un oyente y un lector es que, el anfitrión puede convertir en “colaborador” al oyente, un rol intermedio entre anfitrión y oyente en el que podría compartir audio, vídeo, pantalla e incluso participar en el chat.

Como se ha visto hasta ahora, Google Meet no ofrece únicamente la posibilidad de realizar videollamadas, sino que durante las reuniones existen otras funciones que permiten gestionar la videoconferencia de manera más cómoda y eficaz, como se muestra en la figura 9.

Funciones

Figura 9. “Funciones de Google Meet”. Elaboración propia a partir de Ayuda de Google Meet (e.digitall.org.es/basico-meet).