Técnicas de gestión del tiempo: procrastinación estructurada (A5C53B1D02)

En la actualidad, los tejidos sociales, culturales y laborales están enfocados en la hiperproductividad. En este contexto, la procrastinación ha sido comúnmente interpretada como un sinónimo de vagancia o, incluso, falta de disciplina. Sin embargo, se trata de una realidad llena de matices. El cerebro humano, buscando la gratificación inmediata y la comodidad, puede responder con rechazo emocional a tareas que percibe como desafiantes o poco gratificantes. 

La procrastinación estructurada emerge, entonces, como una respuesta estratégica para abordar las tareas postergadas. A continuación, se explicarán las complejas interacciones entre el cerebro humano y las tareas que evitamos. Además de cómo esta herramienta puede servir para superar obstáculos.

La mayoría de la sociedad percibe la procrastinación como un mal hábito, contraproducente para lograr los objetivos. Además, está ligada a la creencia de que es un rasgo de personalidad, cuando se trata de una manera de enfrentar emociones desafiantes y estados de ánimo negativos generados por ciertas tareas.

En 1930, Robert Benchley, crítico estadounidense, escribió una columna en el Chicago Tribune titulada “Cómo conseguir hacer cosas”, en la que afirmaba: “Cualquiera puede hacer la cantidad de trabajo que sea, siempre que no sea el trabajo que se supone que debería estar haciendo en esos momentos”. Siendo la semilla de la estrategia de la procrastinación estructurada.

Según Paul Graham, profesor de la Universidad de Stanford, en sentido estricto “es imposible curar la dilación”. Esta idea se basa en el argumento de que no importa lo que la persona esté haciendo, ya que siempre estará dejando de hacer todo lo demás. Así que la pregunta no sería cómo evitar procrastinar, sino cómo encontrar la forma útil de hacerlo.

Este profesor divide la procrastinación en tres variantes: no hacer nada, hacer algo menos importante y hacer algo más importante. La procrastinación “buena” ocurre cuando se posponen tareas importantes en favor a otras más valiosas. No obstante, la “mala” puede suceder si se posponen tareas importantes por hacer cosas menos valiosas. Por ejemplo, navegar por internet sin un propósito. 

En 1996, John Perry, profesor emérito de filosofía en la Universidad de Stanford, crearía el concepto de la procrastinación estructurada. Su estudio sobre el tema ganó el premio IgNobel en 2011, un galardón humorístico que se otorga a investigaciones inusuales.

Con la creación de este término, Perry defendía que la procrastinación estructurada es la mejor manera de canalizar las tendencias naturales de la dilación en forma de productividad. Al reconocer y aceptar que el cerebro humano tiene una preferencia por la gratificación inmediata, se pueden diseñar estrategias que aprovechen esta tendencia a favor de los procrastinadores. Por ejemplo, en lugar de enfrentar una tarea compleja de una sola vez, podemos dividirla en pasos más pequeños y manejables.

La procrastinación estructurada es una estrategia que tiene en cuenta que los procrastinadores siempre tienden a evitar las tareas más importantes. De este modo, el procrastinador vive en un bucle de pérdida de tiempo que le impide hacer un trabajo aceptable y que, al final, acaba realizando de cualquier manera porque ha llegado el último plazo de entrega.

Este concepto pasa por la aceptación del defecto de ser procrastinador y por conseguir que este defecto trabaje a favor de esta persona, ya que procrastinar no equivale a no hacer nada.

Para llevar a cabo la procrastinación estructurada hay que anotar las tareas en una lista de prioridades. Las más urgentes e importantes se situarán arriba del todo, mientras que habrá otras que también hay que realizar en la parte baja de la lista. Hacer las que están más abajo se convierte, así, en un medio para no hacer las de arriba. Sin embargo, esto convierte al procrastinador en un ciudadano útil.

Para mejorar la comprensión del concepto, es necesario entender sus pasos:

1 | Aceptación: la persona procrastinadora tiene que aceptar que no se trata de cuestión de tiempo o de distracciones, sino de un hábito humano de posponer las cosas.

2 | Identificar: reconocer las tareas que pueden ser programadas y las que se pueden aplazar sin problema.

3 | Establecer un plan de acción: debe ser detallado y planificado con sentido, ya que es una inversión de tiempo, no un gasto. No se debe improvisar.

4 | Hacer un plan de acción de calidad: establecer metas claras y realistas, concretando listados de actividades, dividiendo las tareas en pasos pequeños, determinar plazos concretos, tiempos específicos del día para trabajar en cada tarea y concretar el tiempo de revisión para entregar un trabajo correcto.

5 | Aprovechar los momentos de energía y motivación: para aprovechar la productividad, hay que programar las tareas en los momentos en que se tiene mayor energía y motivación.

6 | Equilibrar: hay que evitar programar demasiadas tareas para un mismo momento. Incluir tareas útiles al final de la lista puede ayudar a seguir siendo productivo cuando la pereza aparezca.

7 | Ser realista: evitar marcar todas las tareas como urgentes o importantes, ya que muchas veces no lo son.

8 | Utilizar el verbo “Elegir”: el verbo “deber” presupone una obligación externa. Será la persona la que elija dedicar tiempo a la tarea deseada.

9 | No exigir perfección: aceptar que el ser humano puede tener menos energía o emociones negativas haciendo tareas. Es recomendable ser flexible y no caer en la culpabilidad ni el autoengaño.

10 | Servirse de técnicas: las técnicas de enfoque y concentración, como el mindfulness o la técnica Pomodoro, ayudan a evitar distracciones.

11 | Descansar: tomar descansos regulares ayuda a evitar el agotamiento.

12 | Evitar la multitarea: es necesario enfocarse en una tarea.

13 | Evaluar el progreso: hacer un seguimiento permitirá el ajuste del plan de acción si es necesario.

14 | Aprender a decir “no”: aceptar que no se puede hacer todo ayudará a decir “no” a tareas irrelevantes.

15 | No ignorar compromisos sociales o rutinas diarias: la cancelación de estos compromisos puede acarrear estrés.

16 | Escuchar al cerebro: en caso de agotamiento o aburrimiento, es posible pasar a una tarea más interesante, aunque lo recomendable es tratar de finalizarla.

La procrastinación puede generar frustración y estrés si está basada en la pereza. Sin embargo, al procrastinar de forma consciente y programarla en base a objetivos específicos, es posible obtener resultados positivos.

Para aprovechar la teoría de la procrastinación estructurada, es fundamental desglosar las tareas en actividades fáciles y pequeñas, dándole prioridad a aquellas que son realmente importantes. De esta manera, siempre se realizará algo útil relacionado con nuestros objetivos, incluso cuando se pospongan tareas de mayor importancia.

Para implementar este enfoque, sería interesante reflexionar sobre qué actividades es necesario dejar de hacer, qué se necesita empezar a hacer y qué aspectos deben mantenerse, ya que están generando resultados positivos.

En primer lugar, es necesario establecer una lista de tareas principales. Una vez establecidas, hay que añadir datos esenciales como el plazo final o la prioridad, así como el resultado esperado (Figura 1):

Figura 1. Tabla de tareas principales ordenadas por plazo y urgencia. Imagen de elaboración propia.

Por último, hay que dividir cada una de las tareas en subtareas para poder escoger en la realización de cualquiera de ellas y seguir aportando a un objetivo común (Figura 2):

Figura 2. Tabla de tareas desglosadas en subtareas. Imagen de elaboración propia.