Introducción
El vídeo de referencia para este contenido es el A2C24A2V04, en el que se detallan las funciones avanzadas para el trabajo colaborativo usando las herramientas de Microsoft.
VÍDEO
Video donde se detallan las funciones avanzadas para el trabajo colaborativo usando las herramientas de Microsoft.
Trabajar de manera colaborativa en línea utilizando las aplicaciones de Microsoft es una estrategia altamente efectiva para colaborar con otros de manera remota, compartiendo proyectos y tareas en línea.
La ubicación no es un obstáculo, ya que podemos acceder a las herramientas de colaboración de Microsoft desde cualquier lugar, ya sea desde casa, el trabajo o cualquier otro lugar. Microsoft proporciona para ello, un conjunto completo de herramientas para facilitar la colaboración en línea, lo que significa que podemos trabajar en equipo de manera efectiva, sin importar dónde nos encontremos. Entre estas herramientas, que ya fueron descritas en el vídeo de referencia, nos encontramos con: Microsoft Teams, OneDrive, Office 365 (Suite de aplicaciones de productividad que incluye herramientas como Word, Excel, PowerPoint y OneNote), Skype y Microsoft To Do.
A continuación, ofreceremos una serie de funciones que podemos realizar con estas herramientas.
Funciones avanzadas de las herramientas de colaboración de Microsoft
En este punto recogemos algunas de las funcionalidades de las herramientas de colaboración de Microsoft, que permiten la colaboración en línea y en tiempo real entre diferentes usuarios, con el fin de mejorar y optimizar el trabajo en equipo.
En este caso partimos de la idea de que el usuario, para un nivel de competencia A2, ya tiene unos conocimientos básicos sobre las herramientas de Microsoft, y sabe cómo usarlas para crear y compartir documentos.
Coedición en tiempo real
La primera acción a realizar, y que ya debe saber hacer, es compartir el documento con sus colaboradores. Recuerde, en el caso de Microsoft puede hacer clic en “Compartir” en la esquina superior derecha de la pantalla y seleccionar los usuarios con los que desea compartir el documento.
Una vez realizada esta acción, todos los usuarios con los que se compartió el documento pueden interactuar con él, ofreciendo las siguientes posibilidades:
- Coedición en tiempo real: una vez que el documento se ha compartido, puede comenzar a editar el documento con otros colaboradores en tiempo real. Cada usuario verá las ediciones de los demás a medida que se realizan.
- Comentarios: puede agregar comentarios a cualquier parte del documento para dar retroalimentación o hacer preguntas a sus colaboradores. Para agregar un comentario, seleccione el texto en el que desea hacer un comentario y haga clic en “Agregar comentario” en la pestaña Revisar.
- Control de cambios: si desea realizar cambios importantes en el documento y desea asegurarse de que otros colaboradores puedan ver los cambios, puede activar el control de cambios. Esto permite que los colaboradores vean las ediciones realizadas y también pueden aceptar o rechazar los cambios realizados.
- Restaurar versiones anteriores: si accidentalmente realiza cambios en el documento que no desea guardar, puede restaurar el documento a una versión anterior. En la pestaña “Archivo”, seleccione “Versiones anteriores” y elija la versión anterior que desea restaurar.
- Seguimiento de cambios: si desea realizar un seguimiento de los cambios realizados en el documento, puede activar la función “Seguimiento de cambios”. Esto le permitirá ver quién hizo los cambios y cuándo se hicieron.
- Resolución de conflictos: si hay conflictos entre las ediciones realizadas por diferentes colaboradores, puede resolverlos utilizando la herramienta “Comparar documentos”. Esta herramienta mostrará las diferencias entre las dos versiones y le permitirá elegir qué cambios desea mantener.
Gestión de tareas y proyectos
La gestión de tareas y proyectos es una función avanzada en las herramientas colaborativas que permite a los equipos organizar y gestionar sus proyectos de manera efectiva. Esta función incluye la creación y asignación de tareas, la definición de plazos y prioridades, la asignación de responsabilidades y la comunicación entre los miembros del equipo.
En esta categoría de acciones destacamos las siguientes tareas:
- Asignación de tareas: puede asignar tareas específicas a diferentes miembros del equipo utilizando herramientas de colaboración como Microsoft Teams. Puede crear una lista de tareas en la pestaña Tareas de Teams y asignar cada tarea a un miembro del equipo.
- Seguimiento del progreso: puede utilizar gráficos de Gantt para visualizar el progreso de su proyecto y hacer un seguimiento de las tareas que están en curso y las que se han completado. Puede crear un gráfico de Gantt utilizando la herramienta “Diagrama de Gantt” en Microsoft Project.
- Programación y reuniones: puede programar reuniones y otros eventos importantes utilizando herramientas de colaboración como Microsoft Outlook o Teams. Puede enviar invitaciones a los miembros del equipo y programar recordatorios para asegurarse de que todos estén en la misma página.
- Comunicación del equipo: puede utilizar herramientas de comunicación como Microsoft Teams para mantener a todos los miembros del equipo informados y actualizados. Puede crear canales de equipo para discutir temas específicos y compartir archivos y documentos relacionados con el proyecto.
- Control de versiones: es importante mantener un registro de las diferentes versiones de los documentos y archivos del proyecto. Puede utilizar OneDrive o SharePoint para almacenar y compartir archivos y mantener un historial de versiones de cada archivo.
- Integración de aplicaciones: puede integrar diferentes aplicaciones de Micr¡osoft para facilitar la gestión de tareas y proyectos. Por ejemplo, puede integrar Microsoft Teams y Microsoft Planner para crear una lista de tareas en la pestaña Tareas de Teams.
- Asignación de recursos: puede utilizar Microsoft Project para asignar recursos específicos a tareas y proyectos. Puede asignar personas, equipos y materiales específicos a cada tarea y hacer un seguimiento de su uso en el transcurso del proyecto.
Seguridad y privacidad
La seguridad y privacidad son temas críticos en las herramientas colaborativas, ya que los equipos confían en estas herramientas para compartir información confidencial y trabajar en proyectos importantes. Es importante elegir herramientas que ofrezcan medidas de seguridad y privacidad adecuadas para proteger los datos y la información del equipo.
Además, es importante que los equipos implementen prácticas de seguridad y privacidad adecuadas para mantener la seguridad de los datos y la información del equipo. Esto puede incluir la utilización de contraseñas seguras, el uso de software antivirus, la actualización regular de software y sistemas operativos, y la capacitación del equipo en medidas de seguridad y privacidad.
Por su parte, Microsoft proporciona opciones de privacidad para que los usuarios controlen la información que comparten con otros. Los usuarios pueden controlar su información personal y decidir con quién la comparten.
Los administradores pueden configurar y personalizar la seguridad para satisfacer las necesidades de su organización. Las herramientas colaborativas de Microsoft permiten a los administradores controlar el acceso, establecer permisos, limitar el acceso y definir políticas de seguridad.