Funciones avanzadas de los gestores de correo: Calendarios, contactos y adjuntos (A2C21A2D01)

Funciones avanzadas de los gestores de correo

En la era digital actual, los gestores de correo son clave para la comunicación y la organización. En este texto, se indagará en la importancia de estas plataformas y la necesidad de dominar algunas de sus funciones avanzadas.

VÍDEO

CORREO ELECTRÓNICO: FUNCIONES AVANZADAS, CALENDARIOS, ADJUNTOS Y CONTACTOS

En este vídeo se detallan las funciones avanzadas de los sistemas de correo electrónico tales como los archivos adjuntos, calendarios, filtros de correo y contactos.

e.digitall.org.es/A2C21A2V03

Funciones avanzadas de la bandeja de entrada

Gmail y Outlook son dos de los gestores de correo electrónico gratuitos que más se usan actualmente. Por esto, el texto se centra en estos dos servicios de email, aunque no son los únicos que se usan con frecuencia (ver Figura 1).

Figura 1. “Principales gestores de correo gratuitos”. Elaboración propia.

Figura 1. “Principales gestores de correo gratuitos”. Elaboración propia.

Funciones avanzadas de la bandeja de entrada

Gmail

Gmail es la herramienta de correo electrónico de Google. Es una de las más populares que están disponibles de manera gratuita. Con millones de usuarios en todo el mundo, Gmail ha revolucionado la comunicación digital. A continuación, se exploran las funcionalidades de Gmail para organizar y filtrar los correos.

  • Etiquetas
    Gmail usa etiquetas para organizar los emails. Se pueden asignar varias etiquetas a un correo para categorizarlo en grupos. Para crear etiquetas hay que seguir estos pasos:

1 |  Abrir un correo o seleccionar varios que se deseen etiquetar.
2 |  En la parte superior de la página está la opción “Etiquetas” en la barra de herramientas. Hacer clic en ella (ver Figura 2).
3 |  Seleccionar “Crear nueva etiqueta” en el menú desplegable.
4 |  Asignar un nombre a la etiqueta y anidarla dentro de otra existente si se desea.
5 |  Hacer clic en “Crear” para confirmar la creación de la etiqueta.

Figura 2. Crear una etiqueta en Gmail. Elaboración propia.

Figura 2. Crear una etiqueta en Gmail. Elaboración propia.

  • Categorias
    Gmail clasifica de manera automática los correos en diferentes categorías:
    • Principal: mensajes de personas conocidas y correos que no se categorizan automáticamente en ninguna de las pestañas preestablecidas.
    • Social: se pueden ver correos de redes sociales y de plataformas para compartir archivos en la nube.
    • Promociones: aquí entran los correos de ofertas, promociones y otros mensajes publicitarios.
    • Notificaciones: se encuentran los correos de confirmaciones, recibos, facturas, extractos de cuentas y otros recordatorios.

Además, también se pueden crear categorías nuevas siguiendo estos pasos:

1 |  Verificar si hay algún correo en la bandeja de entrada que pertenezca a la categoría que se desea crear. Por ejemplo, si se quiere crear una para “Proyectos de trabajo” hay que buscar un correo que se ajuste a esa categoría.
2 |  Seleccionar el correo elegido y hacer clic en el icono de etiqueta (ver Figura 2).
3 |  Seleccionar “Nueva etiqueta” en el cuadro emergente y asignar un nombre a la nueva categoría.
4 |  Entonces, Gmail preguntará si se desea que los correos futuros se categoricen de la. misma manera. Para que se apliquen a esta nueva categoría los correos similares que se reciban hay que hacer clic en “Siempre”. 5 | Hacer clic en “Crear” para guardar la nueva categoría.

  • Filtros
    Se pueden crear filtros personalizados en Gmail para automatizar la organización de los emails, como marcar o archivar correos de remitentes específicos automáticamente. Para hacerlo hay que seguir estos pasos:

1 |  Hacer clic en el icono de “Configuración” y seleccionar “Ver todos los ajustes” como se indica en la Figura 3.
2 |  En la nueva página de configuración, ir a la pestaña “Filtros y direcciones bloqueadas”.
3 |  Desplazarse hacia abajo para buscar la sección “Crear nuevo filtro”.
4 |  Especificar los criterios que se desean para el nuevo filtro ingresando los detalles necesarios, como el remitente o la palabra clave en el asunto.
5 |  Hacer clic en “Crear filtro”.
6 |  En la ventana siguiente se pueden seleccionar las acciones que se desea que Gmail realice automáticamente en los emails que cumplan los criterios del filtro. Se puede elegir entre diversas acciones, como “Saltar la bandeja de entrada principal” (archivar) o “Eliminar”.
7 |  Hacer clic en “Crear filtro” para finalizar. Gmail preguntará si se desea que se aplique el nuevo filtro a los correos existentes que cumplan con los criterios.

Figura 3. Acceso a la configuración en Gmail. Elaboración propia.

Figura 3. Acceso a la configuración en Gmail. Elaboración propia.

  • Búsqueda avanzada
    Gmail ofrece una función de búsqueda que permite encontrar correos electrónicos de manera sencilla mediante el uso de operadores de búsqueda como remitente, asunto o palabras clave. Para usar esta función hay que seguir estos pasos:

1 |  Ingresar los criterios de búsqueda en la barra de búsqueda en la parte superior de la página.
2 |  Para realizar una búsqueda avanzada se usan operadores de búsqueda. Estos operadores se pueden combinar. Los más frecuentes están recogidos en la siguiente tabla:

 OPERADORES DE BÚSQUEDA MÁS UTILIZADOS

Forma de buscar Operadores de búsqueda y ejemplo
Por remitente from: se mostrarán todos los correos enviados por la persona que se busca. Ejemplo: from: juan
Por destinatario to: se mostrarán todos los correos que se han enviado a ese destinatario. Ejemplo: to: manuel
Por palabra del asunto subject: para visualizar los correos que contengan una palabra concreta en el asunto. Ejemplo: subject: vacaciones
Una palabra exacta + para buscar correos que tengan una palabra concreta en el texto. Ejemplo: +cena

Atención

SINCRONIZACIÓN EN DISPOSITIVOS

Si se trabaja con múltiples dispositivos o aplicaciones de correo es importante asegurarse de que las etiquetas, carpetas o categorías se sincronicen correctamente en todos los dispositivos.

Outlook

Outlook es el gestor de correo electrónico de Microsoft y es conocido por su uso en entornos profesionales. A continuación, se detalla cómo Outlook facilita la organización y filtrado de emails de manera sencilla.

  • Organización en carpetas
    Outlook organiza los correos mediante carpetas. Se pueden crear carpetas para agrupar y organizar los correos electrónicos, como los de trabajo o personales. Crear una carpeta en Outlook es muy sencillo, sólo hay que hacer clic con el botón derecho donde se quiera crear la carpeta y seleccionar “Nueva carpeta” en el menú desplegable. Entonces, aparecerá una ventana emergente para nombrar la nueva carpeta, y tras cambiarle el nombre sólo habrá que hacer clic en “Aceptar” para terminar el proceso.

    Una vez que se ha creado la carpeta personalizada, se pueden mover los emails a esta carpeta para mantener la bandeja de entrada organizada pulsando con el botón derecho sobre el correo que se desea mover y seleccionando “Mover a carpeta” para elegir la carpeta de destino.

  • Categorías
    Outlook permite asignar categorías por nombre y color a los emails para facilitar su identificación y organización. Es posible crear y personalizar estas categorías en función de las necesidades de cada usuario. Para crear una categoría personalizada se han de seguir los siguientes pasos:

1 |  Seleccionar el correo que se desee y hacer clic en “Categorizar”.
2 |  Seleccionar “Administrar categorías” en el menú desplegable. Ahora aparecerá una ventana para crear una nueva categoría. Hacer clic en “Nueva” y asignarle un nombre y un color. Para finalizar, sólo hay que hacer clic en “Aceptar”.

  • Reglas de bandeja de entrada
    Es posible configurar reglas para gestionar emails automáticamente, como mover correos de remitentes específicos a carpetas designadas. Para crearlas hay que hacer clic en “Archivo”, seleccionar “Reglas y alertas” y luego “Nueva regla”. Después, habrá que configurar los criterios y finalmente pulsar “Siguiente” y seguir las instrucciones de la pantalla para finalizar.

Atención

PUEDE HABER DIFERENCIAS ENTRE PLATAFORMAS Y VERSIONES

Las funciones avanzadas pueden variar según la plataforma o la versión que se utiliza.

Funciones avanzadas del calendario

En un mundo enfocado en la organización y la puntualidad, las funciones de calendario en los gestores de correo son esenciales. A continuación, se explica cómo acceder, usar y crear eventos en las dos plataformas más usadas.

Acceso y uso del calendario integrado en el gestor de correo

En este apartado se explica cómo acceder y usar las funciones del calendario integrado tanto en Gmail como en Outlook.

 Acceso y uso del calendario integrado en el gestor de correo

Gmail Outlook
Hacer clic en el icono de “Calendario” en la esquina superior derecha de la pantalla. Ahí se puede ver el calendario, crear eventos y gestionar las citas de manera intuitiva. Se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla. Para acceder a él, se debe hacer clic en “Calendario”. Ahora se podrá visualizar el calendario, crear y gestionar eventos.

Creación de eventos

A continuación, se explica detalladamente la creación de eventos en Gmail y Outlook.

 Creación de eventos

Gmail Outlook
Hacer clic en la fecha y hora deseada y completar detalles como título, ubicación y hora. Es posible configurar recordatorios y añadir invitados. En la vista del calendario seleccionar la fecha y hora deseadas. Luego, ingresar los detalles del evento como el título, la ubicación y la hora. Guardar el evento.

Funciones avanzadas de contactos

Los contactos son clave para mantener conexiones personales y profesionales a través del gestor de correo. A continuación, se explica cómo agregar, gestionar y organizar contactos de distintas formas.

Agregar y gestionar contactos

Para facilitar la búsqueda de contactos es importante tenerlos bien organizados y nombrados de manera que sea sencillo encontrarlos cuando sea necesario.

 Agregar y gestionar contactos

Gmail Outlook
Acceder a los contactos haciendo clic en “Contactos” en el panel izquierdo. Desde allí, se pueden agregar nuevos contactos e ingresar detalles. Hacer clic en “Personas” en la parte inferior izquierda de la pantalla. Se pueden agregar nuevos contactos e ingresar su información.

Agrupación de contactos en listas o categorías

Organizar los contactos en etiquetas o categorías en el gestor de correo es una práctica eficiente para mantener las comunicaciones en orden.

 Agrupación de contactos en listas o categorías

Gmail Outlook
Abrir un contacto o seleccionar varios, hacer clic en “Etiquetas” y agregar una nueva o elegir una existente. Abrir un contacto o seleccionar varios, hacer clic en “Etiquetas” y agregar una nueva o elegir una existente.

Funciones avanzadas de los archivos adjunto

El intercambio de archivos es esencial en la comunicación digital. Tanto en Gmail como en Outlook es posible adjuntar y recibir archivos en los correos.

Adjuntar archivos a un correo electrónico

Adjuntar archivos a un correo es un proceso muy sencillo y es imprescindible para compartir archivos con otras personas mediante el correo electrónico. Cuando el tamaño del archivo excede lo permitido por la plataforma, se puede subir a la nube. De esta manera se obtiene una url con la que se puede compartir dicho archivo.

 Adjuntar archivos a un correo electrónico

Gmail Outlook
Redactar un nuevo mensaje, hacer clic en el icono del clip en la parte inferior de la ventana de redacción y seleccionar el archivo que se quiere adjuntar desde el ordenador. Iniciar un nuevo mensaje, hacer clic en el icono de adjuntar archivo y seleccionar el archivo que se quiere incluir desde el dispositivo.

Saber más

Recepción y descarga de archivos adjuntos

Es importante conocer cómo descargar y visualizar archivos adjuntos a un email.

 Recepción y descarga de archivos adjuntos

Gmail Outlook
Cuando se recibe un correo con un archivo adjunto se puede ver y descargar el archivo desde la vista previa del correo. Hay que hacer clic en el archivo para abrirlo y luego descargarlo si es necesario. Se puede abrir y descargar haciendo clic en él desde la vista previa. Este se abrirá en la aplicación correspondiente o se descargará en el dispositivo.

BIBLIOGRAFÍA

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