Funciones avanzadas de los gestores de correo: Calendarios, contactos y adjuntos (A2C21A2D01)

En la era digital actual, los gestores de correo son clave para la comunicación y la organización. En este texto, se indagará en la importancia de estas plataformas y la necesidad de dominar algunas de sus funciones avanzadas.

Funciones avanzadas de la bandeja de entrada

Gmail y Outlook son dos de los gestores de correo electrónico gratuitos que más se usan actualmente. Por esto, el texto se centra en estos dos servicios de email, aunque no son los únicos que se usan con frecuencia (ver Figura 1).

Figura 1. “Principales gestores de correo gratuitos”. Elaboración propia.

Gmail

Gmail es la herramienta de correo electrónico de Google. Es una de las más populares que están disponibles de manera gratuita. Con millones de usuarios en todo el mundo, Gmail ha revolucionado la comunicación digital. A continuación, se exploran las funcionalidades de Gmail para organizar y filtrar los correos.

• Etiquetas
  Gmail usa etiquetas para organizar los emails. Se pueden asignar varias etiquetas a un correo para categorizarlo en grupos. Para crear etiquetas hay que seguir estos pasos:

1 |  Abrir un correo o seleccionar varios que se deseen etiquetar.
2 |  En la parte superior de la página está la opción “Etiquetas” en la barra de herramientas. Hacer clic en ella (ver Figura 2).
3 |  Seleccionar “Crear nueva etiqueta” en el menú desplegable.
4 |  Asignar un nombre a la etiqueta y anidarla dentro de otra existente si se desea.
5 |  Hacer clic en “Crear” para confirmar la creación de la etiqueta.

Figura 2. Crear una etiqueta en Gmail. Elaboración propia.

• Categorias
  Gmail clasifica de manera automática los correos en diferentes categorías:
  
  • Principal: mensajes de personas conocidas y correos que no se categorizan automáticamente en ninguna de las pestañas preestablecidas.
  • Social: se pueden ver correos de redes sociales y de plataformas para compartir archivos en la nube.
  • Promociones: aquí entran los correos de ofertas, promociones y otros mensajes publicitarios.
  • Notificaciones: se encuentran los correos de confirmaciones, recibos, facturas, extractos de cuentas y otros recordatorios.

Además, también se pueden crear categorías nuevas siguiendo estos pasos:

1 |  Verificar si hay algún correo en la bandeja de entrada que pertenezca a la categoría que se desea crear. Por ejemplo, si se quiere crear una para “Proyectos de trabajo” hay que buscar un correo que se ajuste a esa categoría.
2 |  Seleccionar el correo elegido y hacer clic en el icono de etiqueta (ver Figura 2).
3 |  Seleccionar “Nueva etiqueta” en el cuadro emergente y asignar un nombre a la nueva categoría.
4 |  Entonces, Gmail preguntará si se desea que los correos futuros se categoricen de la. misma manera. Para que se apliquen a esta nueva categoría los correos similares que se reciban hay que hacer clic en “Siempre”. 5 | Hacer clic en “Crear” para guardar la nueva categoría.

• Filtros
  Se pueden crear filtros personalizados en Gmail para automatizar la organización de los emails, como marcar o archivar correos de remitentes específicos automáticamente. Para hacerlo hay que seguir estos pasos:

1 |  Hacer clic en el icono de “Configuración” y seleccionar “Ver todos los ajustes” como se indica en la Figura 3.
2 |  En la nueva página de configuración, ir a la pestaña “Filtros y direcciones bloqueadas”.
3 |  Desplazarse hacia abajo para buscar la sección “Crear nuevo filtro”.
4 |  Especificar los criterios que se desean para el nuevo filtro ingresando los detalles necesarios, como el remitente o la palabra clave en el asunto.
5 |  Hacer clic en “Crear filtro”.
6 |  En la ventana siguiente se pueden seleccionar las acciones que se desea que Gmail realice automáticamente en los emails que cumplan los criterios del filtro. Se puede elegir entre diversas acciones, como “Saltar la bandeja de entrada principal” (archivar) o “Eliminar”.
7 |  Hacer clic en “Crear filtro” para finalizar. Gmail preguntará si se desea que se aplique el nuevo filtro a los correos existentes que cumplan con los criterios.

Figura 3. Acceso a la configuración en Gmail. Elaboración propia.

• Búsqueda avanzada
  Gmail ofrece una función de búsqueda que permite encontrar correos electrónicos de manera sencilla mediante el uso de operadores de búsqueda como remitente, asunto o palabras clave. Para usar esta función hay que seguir estos pasos:

1 |  Ingresar los criterios de búsqueda en la barra de búsqueda en la parte superior de la página.
2 |  Para realizar una búsqueda avanzada se usan operadores de búsqueda. Estos operadores se pueden combinar. Los más frecuentes están recogidos en la siguiente tabla:

Outlook

Outlook es el gestor de correo electrónico de Microsoft y es conocido por su uso en entornos profesionales. A continuación, se detalla cómo Outlook facilita la organización y filtrado de emails de manera sencilla.

• Organización en carpetas
  Outlook organiza los correos mediante carpetas. Se pueden crear carpetas para agrupar y organizar los correos electrónicos, como los de trabajo o personales. Crear una carpeta en Outlook es muy sencillo, sólo hay que hacer clic con el botón derecho donde se quiera crear la carpeta y seleccionar “Nueva carpeta” en el menú desplegable. Entonces, aparecerá una ventana emergente para nombrar la nueva carpeta, y tras cambiarle el nombre sólo habrá que hacer clic en “Aceptar” para terminar el proceso.
  
  Una vez que se ha creado la carpeta personalizada, se pueden mover los emails a esta carpeta para mantener la bandeja de entrada organizada pulsando con el botón derecho sobre el correo que se desea mover y seleccionando “Mover a carpeta” para elegir la carpeta de destino.
  
  
• Categorías
  Outlook permite asignar categorías por nombre y color a los emails para facilitar su identificación y organización. Es posible crear y personalizar estas categorías en función de las necesidades de cada usuario. Para crear una categoría personalizada se han de seguir los siguientes pasos:

1 |  Seleccionar el correo que se desee y hacer clic en “Categorizar”.
2 |  Seleccionar “Administrar categorías” en el menú desplegable. Ahora aparecerá una ventana para crear una nueva categoría. Hacer clic en “Nueva” y asignarle un nombre y un color. Para finalizar, sólo hay que hacer clic en “Aceptar”.

• Reglas de bandeja de entrada
  Es posible configurar reglas para gestionar emails automáticamente, como mover correos de remitentes específicos a carpetas designadas. Para crearlas hay que hacer clic en “Archivo”, seleccionar “Reglas y alertas” y luego “Nueva regla”. Después, habrá que configurar los criterios y finalmente pulsar “Siguiente” y seguir las instrucciones de la pantalla para finalizar.

En un mundo enfocado en la organización y la puntualidad, las funciones de calendario en los gestores de correo son esenciales. A continuación, se explica cómo acceder, usar y crear eventos en las dos plataformas más usadas.

Acceso y uso del calendario integrado en el gestor de correo

En este apartado se explica cómo acceder y usar las funciones del calendario integrado tanto en Gmail como en Outlook.

Creación de eventos

A continuación, se explica detalladamente la creación de eventos en Gmail y Outlook.

Los contactos son clave para mantener conexiones personales y profesionales a través del gestor de correo. A continuación, se explica cómo agregar, gestionar y organizar contactos de distintas formas.

Agregar y gestionar contactos

Para facilitar la búsqueda de contactos es importante tenerlos bien organizados y nombrados de manera que sea sencillo encontrarlos cuando sea necesario.

Agrupación de contactos en listas o categorías

Organizar los contactos en etiquetas o categorías en el gestor de correo es una práctica eficiente para mantener las comunicaciones en orden.

El intercambio de archivos es esencial en la comunicación digital. Tanto en Gmail como en Outlook es posible adjuntar y recibir archivos en los correos.

Adjuntar archivos a un correo electrónico

Adjuntar archivos a un correo es un proceso muy sencillo y es imprescindible para compartir archivos con otras personas mediante el correo electrónico. Cuando el tamaño del archivo excede lo permitido por la plataforma, se puede subir a la nube. De esta manera se obtiene una url con la que se puede compartir dicho archivo.

Recepción y descarga de archivos adjuntos

Es importante conocer cómo descargar y visualizar archivos adjuntos a un email.