Herramientas colaborativas para la organización (A2C24B1D03)

En la era digital, la colaboración es clave para el éxito en cualquier ámbito de la vida. La organización y la gestión de proyectos pueden ser desafiantes sin las herramientas adecuadas para el trabajo en equipo. Afortunadamente, hay muchas opciones disponibles para ayudar a los equipos a mantenerse organizados y productivos. En este documento, presentamos cuatro herramientas colaborativas populares: Trello, Microsoft Planner, Doodle y Monday. En este documento, que sirve de complemento a los vídeos A2C24B1V07 y A2C24B1V08, analizaremos las características y funcionalidades de cada una de ellas y las compararemos para ayudar a los usuarios a tomar una decisión informada sobre cuál de ellas utilizar.

En la era digital, la colaboración es clave para el éxito en cualquier ámbito de la vida. La organización y la gestión de proyectos pueden ser desafiantes sin las herramientas adecuadas.

Hoy en día, la gestión de proyectos es una tarea fundamental en cualquier empresa o equipo de trabajo. Para llevar a cabo un proyecto con éxito es necesario contar con herramientas que permitan organizar y coordinar el trabajo en equipo de manera eficiente. Es ahí donde entran en juego las herramientas colaborativas.

Las herramientas colaborativas son aplicaciones que permiten a los miembros de un equipo trabajar juntos en un proyecto, sin importar su ubicación geográfica. Estas herramientas ofrecen una gran variedad de funciones que ayudan a simplificar y optimizar la gestión de proyectos, como la asignación de tareas, la definición de plazos, la comunicación en tiempo real y el seguimiento del progreso.

En este documento, se exploran algunas de las herramientas colaborativas más populares que las organizaciones pueden utilizar para mejorar la comunicación, la colaboración y la organización. Las características principales que tienen en común todo este tipo de herramientas son las siguientes:

Figura 1: Características principales de las herramientas colaborativas para la organización

1 | Organización y planificación: estas herramientas permiten organizar y planificar tareas y proyectos de manera estructurada y detallada. Ofrecen funciones como la creación de listas de tareas, definición de plazos, asignación de responsabilidades y seguimiento de progreso.

2 | Comunicación en tiempo real: las herramientas colaborativas ofrecen un espacio de trabajo compartido donde los miembros del equipo pueden comunicarse y colaborar en tiempo real. Pueden compartir comentarios, archivos, notas, entre otros recursos.

3 | Gestión de recursos: las herramientas colaborativas permiten una gestión eficiente de los recursos, tales como el tiempo, el presupuesto y los materiales. Ofrecen funciones para asignar recursos, estimar costos, gestionar presupuestos y controlar el gasto.

4 | Flexibilidad y movilidad: la mayoría de las herramientas colaborativas están disponibles en línea, lo que permite a los miembros del equipo acceder a ellas desde cualquier lugar y dispositivo. Además, suelen ofrecer versiones móviles que permiten una gestión remota de los proyectos.

5 | Integración con otras herramientas: las herramientas colaborativas suelen integrarse con otras aplicaciones y programas que se utilizan en el entorno empresarial, como el correo electrónico, las redes sociales, los calendarios y las herramientas de productividad.

Herramienta 1: Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos en línea que utiliza un sistema de tableros y tarjetas para organizar tareas y proyectos. Es intuitiva y fácil de usar, lo que la convierte en una herramienta popular entre los equipos de proyectos. 

Trello ofrece varias características que lo convierten en una herramienta útil para la gestión de proyectos. A continuación, se presentan las características principales:

1 | Sistema de tableros y tarjetas: Trello utiliza un sistema de tableros y tarjetas para organizar tareas y proyectos. Los tableros representan proyectos y las tarjetas representan tareas individuales. Las tarjetas se pueden mover de un tablero a otro, lo que permite una gestión eficiente de los proyectos como si de un modelo Kanban se tratase.

2 | Listas y etiquetas: las listas contienen tarjetas, es decir, tareas o informaciones específicas, que están organizadas por fases de progreso. Además, se pueden agregar etiquetas a las tarjetas para categorizarlas y facilitar su seguimiento.

3 | Asignación de responsabilidades: para cada una de las tarjetas se puede asignar un responsable de la organización. Esto permite que cada miembro del equipo sepa exactamente lo que se espera de él y cuáles son sus tareas pendientes.

4 | Comentarios y colaboración: Trello ofrece un espacio de trabajo compartido donde los miembros pueden colaborar en tiempo real. Esta colaboración puede consistir en agregar comentarios a las tarjetas, colaborar en resolución de problemas o compartir archivos, entre otros.

5 | Integraciones: dado que es común que en una misma empresa se utilicen varias aplicaciones, Trello es capaz de integrarse con variedad aplicaciones y herramientas, permitiendo así una gestión eficiente de los proyectos. Entre las herramientas con las que se puede integrar es importante mencionar Google Drive, Dropbox, así como otras aplicaciones de carácter meramente empresarial, como Slack y Jira.

Herramienta 2: MS Planner

Microsoft Planner es una herramienta de gestión de proyectos en línea que permite a los equipos organizar y colaborar en proyectos de manera efectiva. Es una herramienta integrada en Office 365 y está basada en web, lo que hace que pueda trabajar con ella en todos los lugares donde se tenga acceso a internet. Con Planner, los usuarios pueden crear planes, organizar y asignar tareas, compartir archivos y realizar un seguimiento del progreso del proyecto. 

A continuación, se presentan las características principales:

1 | Gestión de tareas: esta herramienta permite trabajar de manera visual en un tablero de tipo Kanban denominado plan. Las columnas de la metodología Kanban se llaman “cubos” en esta herramienta. Dentro de estos cubos se añaden tarjetas que representan tareas.

2 | Información de las tareas: cada una de las tareas que se creen en el tablero tienen información adicional a la que se puede acceder si hace clic sobre cualquiera de ellas. Entre la información que se puede obtener está: ver quién es la persona responsable, fechas de inicio y fin, progreso, prioridad, notas, comentarios, archivos adjuntos o lista de quehaceres.

3 | Asignación de tareas: las tareas se pueden asignar a miembros del equipo específicos y se pueden establecer fechas de inicio y vencimiento. Cada tarea también se puede asignar a una lista específica y se puede establecer un nivel de prioridad.

4 | Comentarios y colaboración: cuando se crea el plan, se puede escoger entre dos opciones: público o privado. Si se escoge “público”, todos los miembros dentro de la organización pueden verlo; sin embargo, si se escoge “privado”, solamente podrán acceder aquellos miembros que tengan acceso.

5 | Seguimiento del progreso: MS Planner permite realizar un seguimiento del progreso del proyecto mediante la visualización de gráficos y estadísticas. Esto permite a los miembros del equipo identificar problemas y tomar medidas correctivas de manera oportuna.

Herramienta 3: Doodle

Doodle es una herramienta en línea que permite programar reuniones y eventos de manera sencilla y eficiente. La plataforma fue creada en 2007 y ha crecido rápidamente en popularidad gracias a su facilidad de uso y a la variedad de funciones que ofrece. Entre las funcionalidades más importantes de esta herramienta se encuentran:

1 | Creación de encuestas: Doodle permite crear encuestas para programar reuniones o eventos. Los usuarios pueden elegir una fecha y hora para el evento y enviar la encuesta a los invitados para que voten por la opción que les funcione mejor. Entre los distintos tipos de encuestas se encuentran:

• Encuesta grupal: las encuestas grupales permiten enviar varias franjas horarias a los demás y ver cuál es la franja que mejor se adapta a los invitados.
• 1:1 una persona propone distintas horas y la otra es la que tiene que es coger la que mejor le conviene.
• Página de reservas: este tipo de encuestas permiten que los usuarios reserven reuniones directamente en el calendario.

2 | Integración con calendarios: para poder mostrar los horarios de disponibilidad de los usuarios en tiempo real, Doodle es capaz de integrarse con los calendarios de dichos usuarios. Esto permite evitar conflictos de programación y acelerar así el proceso de establecimiento de eventos o reuniones.

3 | Recordatorio de eventos: Doodle envía recordatorios automáticos a los invitados antes del evento para asegurarse de que todos estén al tanto de la fecha y hora.

4 | Integración con herramientas de productividad: esta herramienta se puede integrar con otras relacionadas con productividad y gestión de eventos, como pueden ser Slack, Google Calendar, Outlook o Zoom.

Herramienta 4: Monday

Monday es un software de gestión del trabajo y tareas en equipo basado en la nube. Se fundó en 2012 y ha ganado cada vez más popularidad gracias a que su interfaz es fácil de usar y visualmente atractiva. Es una herramienta bastante flexible que permite adaptarse a un gran número de casos de uso. Entre las funcionalidades más importantes de Monday se encuentran:

1 | Creación de paneles: Monday tiene una gran variedad de herramientas que permiten crear paneles personalizados en los que añadir tareas y eventos para las personas de cada uno de los equipos creados. En estos paneles se puede seguir el progreso, ver los cronogramas y los presupuestos disponibles en un vistazo. Además, también dispone de herramientas que permiten tener de forma visual una descripción detallada de todo el proceso. La metodología de trabajo que se utiliza en esta herramienta es la metodología Kanban.

2 | Integraciones: Monday puede conectarse con una gran variedad de herramientas para así poder tener todo el trabajo de los equipos en un solo lugar. Las herramientas más destacables son Outlook, Microsoft Teams, Dropbox, Slack, Zoom, Google Calendar, Linkedin y un largo etcétera. Para más información de todas las herramientas disponible se puede visitar el link monday.com/lang/es/integrations.

3 | Automatizaciones: esta herramienta permite que el equipo esté concentrado en lo más importante, de forma que las tareas repetitivas se hagan de forma automática. Entre estas tareas automáticas que se pueden realizar de forma directa con Monday se encuentran: actualizaciones de estado, notificaciones por correo electrónico, asignación de tareas, alertas de fecha límite o actualizaciones sobre el progreso de alguna tarea.

4 | Formularios: esta herramienta permite crear formularios para los integrantes de la empresa. Estos formularios pueden servir por ejemplo para organizar reuniones, recabar información de contacto o incluso para realizar formularios de registro a la aplicación.

5 | Colaboración en tiempo real: todos los miembros que se encuentren en el equipo podrán trabajar a tiempo real en la aplicación; además, podrán ver los cambios del equipo al instante.

A continuación, se muestra una tabla donde se enumeran las características de la capa gratuita de cada una de las herramientas, así como los precios de sus planes de pago. Esta tabla ayudará a cualquier usuario a elegir aquella que mejor se adapte a sus necesidades.