Tutorial básico de uso colaborativo en Google (A2C24A1D05)

El vídeo de referencia para este contenido es el A2C24A1V04, y en él podemos ver una descripción del flujo de trabajo en línea con las herramientas de Google.

La suite de Google nos proporciona una serie de herramientas que facilitan las tareas que se vienen desarrollando durante un proceso de trabajo colaborativo, ya sea de manera síncrona (en el mismo tiempo), o asíncrona (en distinto tiempo).

Con el aumento de la demanda del trabajo remoto, numerosas empresas han encontrado en las herramientas de colaboración de Google una solución efectiva para mantener la productividad de sus empleados mientras trabajan desde casa. Aunque estas herramientas cuentan con versiones básicas gratuitas, las empresas pueden optar por planes de suscripción ofrecidos por Google para obtener características adicionales.

Esta oferta de herramientas se encuentra recogida en Google WorkSpace, un conjunto de herramientas y aplicaciones de productividad basadas en la nube desarrolladas por Google, diseñadas para empresas, organizaciones y usuarios individuales. Estas herramientas incluyen Gmail, Google Drive, Google Calendar, Google Meet, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Sites, y otras aplicaciones.

A continuación, presentamos un tutorial básico para el uso de las herramientas más usadas de Google que nos permiten llevar a cabo un trabajo colaborativo eficaz y eficiente.

Aunque el primer paso, como no puede ser de otra forma, será crear una cuenta en Google si aún no la tenemos.

Tal como hemos comentado, el primer paso será el crear una cuenta en Google, si aún no la tenemos. Para ello tendrás que seguir estos sencillos pasos:

• Abre tu navegador web y dirígete a la página principal de Google: google.com.
• Haz clic en el botón “Iniciar sesión” en la esquina superior derecha de la pantalla.
• En la pantalla de inicio de sesión, haz clic en “Crear cuenta” en la parte inferior de la ventana.
• Ingresa tus datos personales, como tu nombre y apellido en los campos correspondientes.
• A continuación, crea tu dirección de correo electrónico de Google. Elige un nombre de usuario único y disponible, seguido de “@gmail.com”.
• Luego, crea y confirma una contraseña segura para tu cuenta.
• Proporciona tu número de teléfono y una dirección de correo electrónico alternativa (opcional) para ayudar a recuperar tu cuenta si alguna vez se pierde el acceso. Proporciona tu fecha de nacimiento y género (opcional).
• Revisa y acepta los Términos y Condiciones de Google y haz clic en “Siguiente”.
• Y por último, completa el proceso de verificación de tu cuenta, ya sea mediante un código enviado a tu teléfono móvil o mediante una dirección de correo electrónico alternativa.

Ya podrás comenzar a usar Google WorkSpace. A continuación, mostraremos como realizar un breve tutorial para la realización de las acciones más frecuentes a realizar con las herramientas que son puestas a nuestra disposición desde la suite de Google Workspace.

Acceder a Google WorkSpace

Inicia sesión en tu cuenta de Google y dirígete a la página de Google Workspace. A este espacio puedes acceder desde tu cuenta personal o profesional.

Acceder a las aplicaciones

Haz clic en la cuadrícula de aplicaciones en la esquina superior derecha de la pantalla para acceder a las aplicaciones de Google Workspace, que como hemos comentado antes, es un espacio de trabajo de Google el cual recoge las herramientas más utilizadas para poder llevar a cabo de forma efectiva el trabajo colaborativo.

Anteriormente estas herramientas se denominaban Google Suite y actualmente todos los planes de Google Workspace incluyen correo electrónico personalizado para tu empresa y herramientas de colaboración como Gmail, Calendar, Meet, Chat, Drive, documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, Sites y otras funciones.

Personalizar la página de inicio

Haz clic en el botón “Personalizar página de inicio” en la esquina superior derecha de la pantalla. Desde aquí, puedes elegir qué elementos aparecerán en la página de inicio de Google. Puedes agregar accesos directos a tus aplicaciones de Google favoritas, cambiar la imagen de fondo y personalizar los colores de la página.

Debes tener en cuenta que la personalización de la página de inicio de Google solo se aplicará a tu cuenta y no afectará a las cuentas de otros usuarios de tu organización.

Colaborar en documentos

Abre un documento de Google (Docs, Sheets o Slides) y compártelo con las personas con las que deseas colaborar. Para ello tendrás que seguir los siguientes pasos:

• Abre el documento que deseas compartir en Google Drive.
• Haz clic en el botón “Compartir” en la esquina superior derecha de la pantalla.
• En el cuadro de diálogo “Compartir con personas y grupos”, ingresa los correos electrónicos de las personas con las que deseas compartir el documento.
• Selecciona el tipo de permisos que deseas otorgar a las personas que compartes el documento. Por ejemplo, si deseas que puedan editar el documento, selecciona “Editar” en el menú desplegable.
• Si lo deseas, puedes agregar un mensaje personalizado en el campo “Agregar un mensaje”.
• Haz clic en el botón “Enviar” para enviar la invitación de colaboración a las personas que has seleccionado.

Una vez que hayas compartido el documento, las personas que lo han recibido podrán acceder al documento y editar, comentar o agregar contenido. Además, si realizan cambios en el documento, podrás ver quién realizó los cambios y cuándo se realizaron en el historial de revisiones del documento.

Programar una reunión

Abre Google Meet y haz clic en el botón “+Crear” en la esquina superior izquierda de la pantalla para crear un nuevo evento. Agrega el título de la reunión en el campo de título del evento.

Al evento creado, le podemos agregar la reunión de Google Meet, para ello debemos hacer clip en el botón “Agregar conferencia” debajo del campo de ubicación del evento y selecciona “Google Meet”. Se creará un enlace para unirse a la reunión de Google Meet que se incluirá en la descripción del evento.

También puedes seleccionar la opción “Únete a través de Google Meet” cuando creas el evento y se generará automáticamente un enlace para la reunión.

Ya solo quedaré configurar las opciones adicionales, para ello tenemos que agregar la hora y la duración de la reunión en los campos correspondientes. También puedes agregar invitados a la reunión y configurar recordatorios para asegurarte de que todos estén listos para la reunión.

Una vez que hayas agregado todas las opciones necesarias, haz clic en “Guardar” para guardar el evento en tu calendario y enviar invitaciones a los participantes.

Acceder a los archivos desde cualquier lugar

Para ello Google Workspace, nos ofrece Google Drive, una herramienta de almacenamiento en la nube que permite a los usuarios almacenar, compartir y acceder a archivos desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Esta aplicación la podemos descargar en cualquier dispositivo, en tu teléfono inteligente o tablet para acceder a tus archivos desde cualquier lugar.

Configurar la seguridad

Haz clic en el botón “Administrar” en la esquina inferior izquierda de la pantalla para configurar la seguridad y las políticas de Google Workspace para tu empresa o institución.