Creando y gestionando una videoconferencia en MS-Teams (A2C21C1D01)

En la actualidad, la comunicación y la colaboración en línea se han convertido en algo fundamental en el día a día, y las videoconferencias desempeñan un papel clave en este escenario. Teams, la plataforma de Microsoft, se ha convertido en una herramienta esencial para llevar a cabo reuniones virtuales en ámbitos profesionales y educativos. En esta sección, se explorará cómo crear y gestionar videoconferencias en Teams para aprovechar al máximo esta herramienta de comunicación.

Saber convocar una reunión en Microsoft Teams es fundamental para desenvolverse en entornos profesionales. A continuación, se explican los pasos y opciones para organizar reuniones en tiempo real o programarlas con antelación. Y de esta manera, adaptarse a las necesidades de cada equipo de trabajo.

Instantánea

Para iniciar una reunión instantánea en Teams hay que seguir los siguientes pasos:

1 | Iniciar sesión en Microsoft Teams.

2 | Hacer clic en la pestaña “Calendario” en la barra de navegación izquierda del panel de inicio como se indica en la Figura 1.

Figura 1. Panel de inicio de Teams. Elaboración propia.

3 | Pulsar el botón “Reunirse ahora” en la parte superior derecha de la pantalla (ver Figura 2).

Figura 2. Iniciar una reunión instantánea desde calendario. Elaboración propia.

4 | Configurar la reunión: se abrirá una pestaña emergente para elegir distintas opciones para la reunión instantánea.

Figura 3. Pestaña de configuración de detalles de la reunión instantánea. Elaboración propia.

Aquí, se puede realizar lo siguiente, como se puede ver en la Figura 3:

• Iniciar la reunión de manera inmediata pulsando “Iniciar reunión”.
• Escribir el título de la reunión.
• Obtener un vínculo para compartir la reunión con otras personas.

5 | Iniciar la reunión haciendo clic en “Iniciar reunión”.

6 | Configurar la cámara y el micrófono para la reunión (ver Figura 4).

Figura 4. Ajustes de cámara y micrófono. Elaboración propia.

7 | Unirse a la reunión haciendo clic en “Unirse ahora”.

8 | Invitar participantes si no se ha hecho antes. Como se puede ver en la Figura 5, hay distintas opciones para compartir la reunión.

Figura 5. Opciones para compartir la reunión. Elaboración propia.

9 | Salir de la reunión haciendo clic en el botón de “Salir” en la parte superior derecha de la pantalla o hacer que la reunión finalice para todos los participantes usando el menú desplegable como se indica en la Figura 6.

Figura 6. Opciones para acabar la reunión. Elaboración propia.

Programada

Para programar una videoconferencia en Microsoft Teams hay que seguir los siguientes pasos:

1 | Iniciar sesión en Teams.

2 | Hacer clic en la pestaña “Calendario” en la barra de navegación izquierda del panel de inicio como se indica en la Figura 1.

3 | Hacer clic en el botón “Nueva reunión” en la parte superior del calendario como se muestra (ver figura 7).

Figura 7. Nueva reunión programada. Elaboración propia

4 | Configurar los detalles de la reunión programada: título y descripción; ubicación; fecha y hora; duración; participantes; repetir; y opciones de reunión.

5 | Enviar la invitación a los participantes haciendo clic en el botón “Guardar”.

En Microsoft Teams, la asignación de roles en las reuniones ocupa un papel esencial en la organización y gestión de las interacciones. Los roles determinan quién tiene el control y quién tiene acceso a las diferentes funciones durante una reunión. A continuación, se explicarán las funciones que pueden desempeñar los distintos roles en una videoconferencia en Microsoft Teams:

• Organizador: programa y configura la reunión. Puede invitar a los participantes, gestionar la reunión y administrar los contenidos compartidos.
  
  
• Coorganizador: puede tener las mismas capacidades que el organizador, como programar la reunión o invitar a los participantes. Sin embargo, el organizador mantiene el control final y las decisiones clave sobre la reunión.
  
  
• Moderador (Presentador): tiene la responsabilidad de administrar la conversación y la interacción durante la reunión. Esto puede incluir tareas como habilitar o deshabilitar el chat, así como compartir contenido, agregar o quitar una aplicación o iniciar/detener la grabación de la reunión.
  
  
• Asistente: puede interactuar, unirse a la conversación y comentar, pero no tiene control sobre la configuración de la reunión, ni sobre la administración de los participantes, ni los contenidos utilizados en la misma.

Para gestionar una reunión de Teams de la mejor forma posible, es importante conocer las diferentes opciones disponibles para interaccionar con los demás usuarios. A continuación, se exploran las funciones que permiten a los organizadores y participantes gestionar la reunión:

Funciones de cada control

Microsoft Teams cuenta con once funciones dentro de la reunión, aunque algunas de ellas tienen subfunciones o menús desplegables para llevar a cabo distintas acciones.

FUNCIONES DE LOS CONTROLES DE LLAMADA EN TEAMS

Enviar mensajes de texto en tiempo real durante una reunión, como comentarios, preguntas o enlaces. Se puede ocultar haciendo clic en él de nuevo.

Ver una lista de todos los participantes a una reunión. Los participantes se muestran en el lado derecho. Encima de la lista de participantes también es posible invitar a alguien a la reunión o compartir la invitación.

Al seleccionar esta opción se levantará la mano para hablar. Todos podrán ver que se está levantando la mano hasta que se baje la mano.

Sirve para expresarse durante la reunión. Se puede elegir entre opciones como “Me gusta”, “Amor” y “Aplausos” entre otras. La reacción seleccionada aparecerá durante unos segundos en pantalla para todos los participantes.

Sirve para organizar cómo se ve a los participantes de la reunión en la pantalla.

Solo el organizador o el moderador pueden usarlo para añadir una aplicación a la reunión, Como, por ejemplo, el uso de Forms.

Acceder a otras acciones como “Iniciar grabación”, “Aplicar efectos de fondo” o “Activar subtítulos en directo”, entre otras.

Activar o desactivar la cámara. También se puede desenfocar el fondo o añadir efectos.

Silenciar o reactivar el audio del micrófono.

Compartir toda la pantalla, una ventana, un archivo de PowerPoint o una pizarra con todos los participantes de la reunión.

Salir de la reunión. El moderador también puede seleccionar la lista desplegable para finalizar la reunión para todos.