Creando y gestionando una videoconferencia en MS-Teams (A2C21C1D01)

Introducción

En la actualidad, la comunicación y la colaboración en línea se han convertido en algo fundamental en el día a día, y las videoconferencias desempeñan un papel clave en este escenario. Teams, la plataforma de Microsoft, se ha convertido en una herramienta esencial para llevar a cabo reuniones virtuales en ámbitos profesionales y educativos. En esta sección, se explorará cómo crear y gestionar videoconferencias en Teams para aprovechar al máximo esta herramienta de comunicación.

VÍDEO

CREANDO Y GESTIONANDO UNA VIDEOCONFERENCIA EN MS-TEAMS

Videotutorial donde se explica cómo crear y gestionar una vídeoconferencia en Microsoft Teams.

e.digitall.org.es/A2C21C1V05

Convocar una reunión

Saber convocar una reunión en Microsoft Teams es fundamental para desenvolverse en entornos profesionales. A continuación, se explican los pasos y opciones para organizar reuniones en tiempo real o programarlas con antelación. Y de esta manera, adaptarse a las necesidades de cada equipo de trabajo.

Instantánea

Para iniciar una reunión instantánea en Teams hay que seguir los siguientes pasos:

1 | Iniciar sesión en Microsoft Teams.

2 | Hacer clic en la pestaña “Calendario” en la barra de navegación izquierda del panel de inicio como se indica en la Figura 1.

Panel de inicio de Teams

Figura 1. Panel de inicio de Teams. Elaboración propia.

3 | Pulsar el botón “Reunirse ahora” en la parte superior derecha de la pantalla (ver Figura 2).

Iniciar una reunión instantánea desde calendario

Figura 2. Iniciar una reunión instantánea desde calendario. Elaboración propia.

4 | Configurar la reunión: se abrirá una pestaña emergente para elegir distintas opciones para la reunión instantánea.

Pestaña de configuración de detalles de la reunión instantánea

Figura 3. Pestaña de configuración de detalles de la reunión instantánea. Elaboración propia.

Aquí, se puede realizar lo siguiente, como se puede ver en la Figura 3:

  • Iniciar la reunión de manera inmediata pulsando “Iniciar reunión”.
  • Escribir el título de la reunión.
  • Obtener un vínculo para compartir la reunión con otras personas.

Atención

PUEDES AÑADIRLOS MÁS TARDE

Añadir participantes es opcional, ya que también se puede compartir el enlace de la reunión más adelante.

5 | Iniciar la reunión haciendo clic en “Iniciar reunión”.

6 | Configurar la cámara y el micrófono para la reunión (ver Figura 4).

Ajustes de cámara y micrófono

Figura 4. Ajustes de cámara y micrófono. Elaboración propia.

7 | Unirse a la reunión haciendo clic en “Unirse ahora”.

8 | Invitar participantes si no se ha hecho antes. Como se puede ver en la Figura 5, hay distintas opciones para compartir la reunión.

Opciones para compartir la reunión

Figura 5. Opciones para compartir la reunión. Elaboración propia.

9 | Salir de la reunión haciendo clic en el botón de “Salir” en la parte superior derecha de la pantalla o hacer que la reunión finalice para todos los participantes usando el menú desplegable como se indica en la Figura 6.

Opciones para acabar la reunión

Figura 6. Opciones para acabar la reunión. Elaboración propia.

Saber más

Iniciar una reunión instantánea en Microsoft Teams. (e.digitall.org.es/instantanea-teams) Microsoft.

Programada

Para programar una videoconferencia en Microsoft Teams hay que seguir los siguientes pasos:

1 | Iniciar sesión en Teams.

2 | Hacer clic en la pestaña “Calendario” en la barra de navegación izquierda del panel de inicio como se indica en la Figura 1.

3 | Hacer clic en el botón “Nueva reunión” en la parte superior del calendario como se muestra (ver figura 7).

Nueva reunión programada

Figura 7. Nueva reunión programada. Elaboración propia

4 | Configurar los detalles de la reunión programada: título y descripción; ubicación; fecha y hora; duración; participantes; repetir; y opciones de reunión.

5 | Enviar la invitación a los participantes haciendo clic en el botón “Guardar”.

Atención

RECORDATORIOS Y NOTIFICACIONES

Tanto los organizadores como los participantes recibirán recordatorios de la reunión programada y se podrán unir en el momento programado pulsando el enlace de invitación.

Saber más

Programar y unirse a reuniones. (e.digitall.org.es/programada-teams) Microsoft.

Roles

En Microsoft Teams, la asignación de roles en las reuniones ocupa un papel esencial en la organización y gestión de las interacciones. Los roles determinan quién tiene el control y quién tiene acceso a las diferentes funciones durante una reunión. A continuación, se explicarán las funciones que pueden desempeñar los distintos roles en una videoconferencia en Microsoft Teams:

  • Organizador: programa y configura la reunión. Puede invitar a los participantes, gestionar la reunión y administrar los contenidos compartidos.

  • Coorganizador: puede tener las mismas capacidades que el organizador, como programar la reunión o invitar a los participantes. Sin embargo, el organizador mantiene el control final y las decisiones clave sobre la reunión.

  • Moderador (Presentador): tiene la responsabilidad de administrar la conversación y la interacción durante la reunión. Esto puede incluir tareas como habilitar o deshabilitar el chat, así como compartir contenido, agregar o quitar una aplicación o iniciar/detener la grabación de la reunión.

  • Asistente: puede interactuar, unirse a la conversación y comentar, pero no tiene control sobre la configuración de la reunión, ni sobre la administración de los participantes, ni los contenidos utilizados en la misma.

 ROLES

Capacidad Organizador Co-organizador Moderador Asistente
Hablar y compartir video
Participar en el chat de la reunión
Compartir contenido No
Cambiar las opciones de reunión No No
Tomar el control de una presentación de PowerPoint de otra persona No
Sileciar o quitar participantes No
Impedir que los asistentes activen
el audio
No
Admitir personas de la sala de espera No
Cambiar roles de participantes No
Iniciar o detener grabación y transcripción en directo No

Saber más

Roles en las reuniones de Microsoft Teams. (e.digitall.org.es/roles-teams) Microsoft.

Gestionar la reunión

Para gestionar una reunión de Teams de la mejor forma posible, es importante conocer las diferentes opciones disponibles para interaccionar con los demás usuarios. A continuación, se exploran las funciones que permiten a los organizadores y participantes gestionar la reunión:

Funciones de cada control

Microsoft Teams cuenta con once funciones dentro de la reunión, aunque algunas de ellas tienen subfunciones o menús desplegables para llevar a cabo distintas acciones.

FUNCIONES DE LOS CONTROLES DE LLAMADA EN TEAMS
Chat

Enviar mensajes de texto en tiempo real durante una reunión, como comentarios, preguntas o enlaces. Se puede ocultar haciendo clic en él de nuevo.

Gente

Ver una lista de todos los participantes a una reunión. Los participantes se muestran en el lado derecho. Encima de la lista de participantes también es posible invitar a alguien a la reunión o compartir la invitación.

Participar

Al seleccionar esta opción se levantará la mano para hablar. Todos podrán ver que se está levantando la mano hasta que se baje la mano.

Reaccionar

Sirve para expresarse durante la reunión. Se puede elegir entre opciones como “Me gusta”, “Amor” y “Aplausos” entre otras. La reacción seleccionada aparecerá durante unos segundos en pantalla para todos los participantes.

Vista

Sirve para organizar cómo se ve a los participantes de la reunión en la pantalla.

Aplicaciones

Solo el organizador o el moderador pueden usarlo para añadir una aplicación a la reunión, Como, por ejemplo, el uso de Forms.

Mas

Acceder a otras acciones como “Iniciar grabación”, “Aplicar efectos de fondo” o “Activar subtítulos en directo”, entre otras.

Cámara

Activar o desactivar la cámara. También se puede desenfocar el fondo o añadir efectos.

Micro

Silenciar o reactivar el audio del micrófono.

Compartir

Compartir toda la pantalla, una ventana, un archivo de PowerPoint o una pizarra con todos los participantes de la reunión.

Salir

Salir de la reunión. El moderador también puede seleccionar la lista desplegable para finalizar la reunión para todos.

Atención

DIFERENCIAS ENTRE DISPOSITIVOS

Hay que tener en cuenta que la interfaz de Teams puede tener ligeras variaciones entre versiones y dispositivos distintos, al igual que entre la aplicación y la web.

Saber más

Usar controles de reunión en Microsoft Teams. (e.digitall.org.es/controles-teams) Microsoft.

BIBLIOGRAFÍA

Microsoft. (s/f). Iniciar una reunión instantánea en Microsoft Teams. Recuperado el 17/10/2023: https://support.microsoft.com/es-es/office/iniciar-una-reuni%C3%B3n-instant%C3%A1nea-en-microsoft-teams-ff95e53f-8231-4739-87fa-00b9723f4ef5

Microsoft. (s/f). Programar y unirse a reuniones. Recuperado el 17/10/2023: https://support.microsoft.com/es-es/topic/programar-y-unirse-a-reuniones-fe1bd922-c9f6-4075-ba04-fcbad203899c

Microsoft. (s/f). Roles en las reuniones de Microsoft Teams. Recuperado el 17/10/2023: https://support.microsoft.com/es-es/office/roles-en-las-reuniones-de-microsoft-teams-c16fa7d0-1666-4dde-8686-0a0bfe16e019

Microsoft. (s/f). Usar controles de reunión en Microsoft Teams. Recuperado el 17/10/2023: https://support.microsoft.com/es-es/office/usar-controles-de-reuni%C3%B3n-en-microsoft-teams-ee1134a2-c74d-41ef-be98-e979d6167915