Creando y gestionando una videoconferencia en Zoom (A2C21C1D03)

La plataforma para conectarse en línea, Zoom (Figura 1), es una de las más populares dentro de los sistemas de videoconferencia. Destaca por ofrecer soluciones flexibles para la colaboración moderna en equipos, permitiendo a los usuarios organizar y gestionar eficazmente las reuniones virtuales.

En este contexto, se profundizará sobre cómo crear y gestionar una videoconferencia en Zoom, así como conocer y distinguir los diferentes roles y funciones disponibles. Mediante estas habilidades se consigue aprovechar al máximo esta plataforma para la comunicación y colaboración en un entorno cada vez más digitalizado.

Figura 1. Logo (Zoom).

Zoom destaca por su facilidad de uso y su capacidad para adaptarse a las necesidades de los asistentes en cada reunión desde su dispositivo móvil o de escritorio.

A continuación, se detallan los pasos sobre cómo iniciar o programar una reunión y las distintas opciones configurables para tener todo listo cuando llegue la hora de la reunión.

Instantánea

Para comenzar, es necesario tener iniciada la sesión en Zoom. Una vez dentro, se accede al panel de inicio (Figura 2):

Figura 2. Panel de inicio Zoom (Elaboración propia)

Tanto el icono de Reuniones como el de Nueva reunión (Figura 3), permiten:

• Elegir si comenzar o no con vídeo, es decir, si se quiere que la cámara esté o no habilitada y se vea tu imagen.
• Ver y copiar el ID de la reunión.
• Copiar y mostrar la invitación de la reunión.

• Editar la sala de reuniones (Figura 4) y configurar aspectos, tales como:
  
  • Clave de acceso
  • Sala de espera: es posible habilitar si solo pueden unirse los usuarios admitidos por el anfitrión.
  • Vídeo: elegir si encendido o apagado para los distintos roles.
  • Más opciones: como silenciar a los participantes a su entrada o grabar la reunión de manera automática en el equipo local.

Figura 4. Editar sala de reuniones (Elaboración propia).

Una vez esté todo configurado y guardado, al pulsar en Iniciar se abre la pantalla de la reunión (Figura 5):

Figura 5. Inicio reunión (Elaboración propia)

Programada

Programar una reunión en Zoom es un proceso sencillo que facilita una mayor organización a los usuarios, al tener ya planeada con tiempo una reunión convocada. Esta función permite iniciar una reunión programada previamente y que los usuarios accedan a ella desde el calendario de Zoom.

Al igual que para iniciar una reunión instantánea, es necesario tener iniciada la sesión en Zoom. Una vez dentro se accede al panel de inicio y es necesario pulsar en el icono Programar (Figura 6).

Lo siguiente será rellenar la información del evento:

1 | Tema: se puede indicar un nombre o asunto.

2 | Fecha y duración: cuándo se celebrará la reunión.

3 | Zona horaria: indicar si es o no recurrente.

4 | Asistentes: indicar si tendrán acceso al chat de grupo de la reunión.

5 | ID de reunión: se puede seleccionar la opción Generar automáticamente, que proporciona un ID único para la reunión o utilizar el ID personal.

6 | Opción de añadir plantillas y pizarra.

7 | Seguridad: es posible ajustar estas opciones para que se adapten a sus necesidades. Por ejemplo, indicar si hay sala de espera o código de acceso que requiere autentificación.

8 | Video: se pueden establecer los valores predeterminados deseados para el anfitrión y los participantes.

9 | Opciones avanzadas: es posible habilitar otras características, como permitir que los participantes se unan en cualquier momento.

 

Por último, hay que pulsar en guardar para terminar de programar la reunión (Figura 7).

Figura 7. Reunión programada (Elaboración propia).

Los distintos tipos de roles que ofrece Zoom desempeñan un papel esencial para la gestión de una videoconferencia. Estos determinan las funciones y permisos que tendrá cada participante (Figura 8).

Figura 8. Tipos de roles en Zoom (Elaboración propia)

Anfitriones y coanfitriones

Las personas que desempeñan este rol pueden organizar y liderar la reunión virtual. Esto permite una gestión eficiente y segura de las videoconferencias, adaptándose a las necesidades de cada persona.

Es posible realizar tareas como iniciar o finalizar una reunión, definir las diferentes opciones configurables antes de iniciar una reunión, asignar roles a otros participantes, etc.

El rol de coanfitrión puede ser muy útil durante una reunión para ayudar al anfitrión en la gestión. Por ejemplo, puede encargarse de observar si alguien ha levantado la mano para poder hablar.

Participantes

Las personas que tienen este rol en una videoconferencia pueden tener diferentes funciones. Dependiendo de lo que esté configurado previamente por el anfitrión, los participantes pueden unirse, escuchar, participar en el chat, compartir su pantalla, activar o desactivar sus cámaras y micrófonos, etc.

Figura 9. Unirse (Zoom)

Administradores

En Zoom, los propietarios y administradores de cuentas pueden controlar la configuración de sus usuarios a nivel de cuenta. A continuación, se detallan los permisos de configuración que tiene este rol:

• Configuración del chat durante la reunión. Por ejemplo, permitir los mensajes de chat privado, bloquearlo para que los usuarios no puedan modificar la configuración del chat o permitir que se guarden los chats.
  
  
• Configuración del uso compartido de pantalla. Esto incluye quién puede compartir y qué se puede compartir, así como el uso de la anotación y el control remoto.
  
  
• Configuración de fondos virtuales y filtros. Por ejemplo, solicitar el uso de fondos virtuales, y cargar previamente los fondos virtuales, filtros y avatares.
  
  
• Integraciones en calendario y contactos. Por ejemplo, seleccionar el servicio de calendario, permitir o restringir los permisos de lectura y escritura de los usuarios con determinados dominios, etc.
  
  
• Administración de versiones mínimas de cliente. Esto incluye establecer la versión mínima (o superior) que los usuarios deben tener instalada. Esta configuración se aplicará cuando los usuarios intenten iniciar sesión, unirse a una reunión o a un seminario web.

Una vez creada la convocatoria y unidos los participantes, es momento de interactuar y gestionar la reunión. Esto implica tener habilidades de organización, comunicación efectiva y control de la tecnología. El éxito para que una reunión sea satisfactoria depende de la aplicación de buenas prácticas y aprovechar todas las herramientas de colaboración disponibles.

A continuación, se exponen algunos consejos para asegurar que sea efectiva la reunión virtual:

1 | Planificar la reunión: es conveniente programar el horario para que los participantes puedan planificar con anticipación y evitar conflictos de agenda. También, enviar los detalles de la invitación con la fecha, hora y enlace de acceso a todos los participantes.

2 | Configurar la reunión: para evitar problemas técnicos, es conveniente utilizar una plataforma de videoconferencia confiable, como Zoom. También, configurar las opciones necesarias previamente, como las medidas de seguridad y permisos de los usuarios.

3 | Establecer normas: puede ser útil establecer unas normas antes de comenzar para que la reunión se lleve a cabo con fluidez. Por ejemplo, pedir el turno de palabra, que los micrófonos estén silenciados cuando no se vaya a hablar, etc.

4 | Asignar roles: es conveniente asignar unos roles para evitar confusiones y que todos tengan una tarea específica. Por ejemplo, designar a una persona que se encargue de tomar notas.

5 | Fomentar la participación: es idóneo animar a los asistentes a compartir sus ideas, utilizando herramientas como el chat o la pizarra digital para mantener la atención y fomentar la creatividad.

6 | Seguimiento y acciones posteriores: al finalizar, puede ser útil enviar un resumen con las conclusiones de la reunión a las participantes.

FUNCIONES DE LOS PRINCIPALES ROLES

Estas opciones permiten decidir unirse a la reunión con o sin vídeo. Depende de lo que esté configurado previamente por el anfitrión. Lo mismo en el caso del audio.

El panel de participantes muestra una lista de todas las personas actuales en la reunión en directo y en la sala de espera. Es posible invitar a más contactos a la reunión, silenciar a todos para detener la grabación, bloquear la reunión, habilitar la sala de espera, etc.

Esta opción sirve para proteger la reunión. Por ejemplo, ocultar las imágenes de perfil, habilitar la sala de espera o decidir qué pueden hacer los participantes.

Esta opción permite compartir la pantalla de manera simultánea. Puede elegir entre varias opciones. Por ejemplo, pantalla completa, una parte de la pantalla o la clásica pizarra.

Los participantes pueden introducir mensajes de texto e interactuar con el resto. Las opciones disponibles pueden estar restringidas por el anfitrión.

Esta opción puede ser muy útil para llevar a cabo una interacción no verbal. Por ejemplo, aplausos, risas o celebración.