Soluciones a los problemas en videoconferencias (A5C51A2D02)

A lo largo de los años, el uso de las videoconferencias como método de comunicación entre personas a través de Internet ha aumentado, situándose así como uno de los elementos más utilizados en la actualidad.

Sin embargo, este aumento se ha producido en mayor medida a partir del año 2020, como consecuencia de la situación producida por la COVID-19. En este momento, la pandemia obligó a utilizar nuevas formas de comunicación que permitiesen el contacto con el resto de las personas a pesar del confinamiento, por lo que el uso de las videoconferencias aumentó considerablemente, sobre todo en el ámbito laboral.

A pesar de su gran utilidad, las videoconferencias no están exentas de problemas técnicos que pueden dificultar su uso y poner en riesgo la comunicación a través de este medio.

A continuación, se presentan algunos de los problemas más comunes que pueden surgir durante estas reuniones.

Como se comentaba previamente, a lo largo de una videoconferencia pueden surgir distintos problemas que dificultan las reuniones. En muchas ocasiones, estos problemas están relacionados con aspectos como el desconocimiento de las plataformas de videoconferencia, la mala planificación o el mal uso de los dispositivos tecnológicos que se utilizan para estas reuniones. Sin embargo, de una u otra manera, los problemas más comunes suelen estar relacionados con el audio, el vídeo, la conexión y, en ocasiones, la compartición de pantalla.

Los problemas de audio y vídeo pueden presentarse por separado debido a problemas relacionados con el micrófono, la cámara u otros dispositivos, pero también pueden producirse como consecuencia de los problemas en la conexión a internet. Esto se debe a que una conexión débil o defectuosa puede afectar a aspectos de la videollamada como la velocidad, pero en la mayoría de las ocasiones también afecta al audio y al vídeo con problemas como audio entrecortado, imagen congelada, baja resolución o, incluso, suspensión de la videoconferencia.

Este tipo de problemas son tan comunes que muchas de las plataformas dedicadas a las videoconferencias incluyen guías o apartados que ayudan a los usuarios a solucionar aquellos más comunes.

Por este motivo, a continuación, se va a profundizar en las guías de las plataformas de videoconferencias más utilizadas: Google Meet, Microsoft Teams y Zoom.

Google Meet

En el caso de Google Meet, esta plataforma pone a disposición de cualquier usuario una página web denominada “Ayuda de Google Meet”, en la cual aparecen distintos apartados que hacen referencia a elementos diferenciados de la videoconferencia.

Uno de estos apartados es el de “Solución de problemas”, en el que se hace referencia a problemas generales conocidos con esta plataforma, así como problemas más concretos como la calidad del audio y el vídeo, el sobrecalentamiento del dispositivo o problemas de verificación, entre otros.

Anteriormente se han comentado los problemas de audio, vídeo, conexión y compartición de pantalla. Google Meet se refiere a este tipo de problemas a través de tres apartados diferenciados en los que se muestran los pasos que seguir para solucionar algunos de los problemas relacionados con estos aspectos. Estos apartados son:

1 | Solución de problemas de audio en Google Meet.

2 | Solución de problemas con la cámara y la presentación en una reunión.

3 | Solución de problemas relacionados con la calidad del vídeo y el audio en una reunión.

La tabla que se muestra a continuación expone los principales problemas que se tratan en cada apartado, haciendo referencia al ámbito al que se refieren.

Microsoft Teams

Al igual que Google Meet, Microsoft Teams también ofrece una página web oficial de ayuda en la que se ofrece solución a los problemas más comunes e importantes que se han detectado en esta plataforma.

En este caso, Microsoft Teams ofrece tres apartados. Sin embargo, aquellos en los que se mencionan los problemas comentados previamente son dos.

Por un lado, el apartado de llamadas y reuniones ofrece solución a distintos problemas relacionados, principalmente, con el audio y el vídeo, aunque también menciona algún problema relacionado con la conexión, así como problemas en relación con otros aspectos de la reunión. Con respecto a los problemas mencionados previamente, en esta sección se puede encontrar solución a los siguientes problemas:

1 | La cámara, el micrófono o el altavoz no funcionan. En todas estas secciones se detallan distintos pasos para comprobar estos elementos, realizar pruebas y solucionar los problemas de funcionamiento. Además, se tienen en cuenta las diferencias entre los dispositivos según el sistema operativo que utilicen (Windows, Mac e iOS) o desde donde se acceda (web o aplicación).

2 | Calidad de audio deficiente, sonido muy bajo o reducción del ruido de fondo. En el caso de la calidad de audio deficiente, el servicio de ayuda explica la necesidad de cerrar otras aplicaciones para mejorar la calidad. En el caso del sonido muy bajo, esta sección aporta información sobre la reducción automática de sonido y los pasos que seguir para solucionar este problema. Por último, para reducir el ruido de fondo, la web explica el proceso que seguir para establecer el nivel de supresión de ruido.

3 | Mejorar la conexión a internet para mejorar la calidad de las llamadas. Este apartado resulta muy completo, ya que ofrece diversidad de sugerencias para mejorar la conexión a internet, haciendo referencia a la elección adecuada del ancho de banda, la reubicación del router o las comprobaciones y actualizaciones necesarias, entre otras.

Por otro lado, en el apartado de rendimiento y conectividad, Microsoft Teams hace referencia a problemas en el rendimiento de la plataforma que, en muchos casos, están relacionados con la conexión y requieren una comprobación de la misma. En este sentido, se puede encontrar solución a problemas como la imposibilidad para volver a conectarse a Teams, mensajes de chat que no cargan, reuniones que se cortan o sitios web que no cargan desde la llamada

Zoom

Zoom, otra de las plataformas más utilizadas a nivel mundial para la realización de videoconferencias, ofrece también una página web de soporte para dar solución a los problemas que puedan surgir durante las reuniones.

En este caso, los apartados relacionados con la temática son dos:

1 | “Audio y vídeo”, en el que se puede encontrar solución a problemas de audio, vídeo, grabación y compartición de pantalla.

2 | “Avanzado”, en el que se habrá de seleccionar la sección “Red y firewall” para acceder a los problemas relacionados con la conexión.

En ambos casos se da solución a diversidad de problemas, los cuales se recogen de manera agrupada en la figura 2.

Figura 1. Solución de problemas en Zoom. Elaboración propia a partir de Zoom (2023).