Gestión avanzada de una videoconferencia en Google Meet (A2C21C2D02)

Como se ha visto previamente, Google Meet es un servicio de videollamadas muy popular a nivel mundial. Sin embargo, las funciones de esta aplicación no se reducen únicamente a la posibilidad de crear videollamadas o unirse a ellas, sino que van más allá gracias a una serie de funciones añadidas.

Un ejemplo de estas funciones se encuentra en la posibilidad de compartir documentos o distintos contenidos durante una reunión. Para ello, se ponen a disposición del usuario diversas opciones, entre las que destacan las de compartir pantalla, realizar encuestas y utilizar una pizarra virtual.

A continuación, se analizan estas opciones, haciendo especial énfasis en el uso de la pizarra virtual.

Compartir pantalla

La función de compartir pantalla es una de las más populares entre las aplicaciones de videollamadas, ya que permite a los usuarios realizar presentaciones sobre distintos contenidos o proyectos.

Para compartir pantalla, la opción de “Presentar ahora” se ha de seleccionar durante la videollamada, y permite al usuario elegir entre:

1 | Compartir una pestaña concreta del navegador.

2 | Compartir una pantalla concreta (aplicación) de las que el usuario tiene abiertas en el dispositivo.

3 | Compartir la pantalla completa.

Una vez terminada la presentación, habrá que pulsar en el mensaje de “Estás presentando”. Este se muestra en la esquina inferior derecha, y desplegará otro botón de “Detener presentación”.

Encuestas

La opción de realizar encuestas en Google Meet es otra de las funcionalidades de esta aplicación que permite interactuar con el resto de participantes de la reunión. De esta manera, la persona moderadora podrá crear una encuesta, cuyas respuestas recibirá a través de un informe que le llegará mediante correo electrónico una vez terminada la reunión. Para realizar una encuesta habrá que llevar a cabo lo siguiente:

1 | Hacer clic en el icono de “Actividades”.

2 | Seleccionar la opción de “Encuestas”.

3 | Pulsar sobre “Iniciar una encuesta”.

4 | Escribir la pregunta y seleccionar las características de la encuesta.

5 | Elegir entre las dos opciones disponibles: publicarla en ese momento mediante la opción “Iniciar”, o guardarla para publicarla más tarde con el botón de “Guardar”.

En el caso de los y las participantes de la reunión, recibirán una notificación cuando se inicie una encuesta. Las respuestas a la encuesta podrán enviarse a través del botón “Votar”. Para llegar a él habrá que ir al apartado de “Actividades” y, una vez dentro, seleccionar la opción “Encuestas” para poder elegir una respuesta y votar. La persona moderadora también podrá votar en su propia encuesta, tanto en el momento de crearla como una vez creada.

Uso de una pizarra virtual

En Google Meet, el uso de una pizarra virtual se lleva a cabo a través de Google Jamboard, que es una aplicación de pizarra virtual a través de la cual se pueden intercambiar ideas con otros usuarios (figura 1).

Esta aplicación puede usarse de distintas maneras:

• Por un lado, puede usarse en ordenadores o dispositivos móviles a través del servicio que ofrece mediante el navegador de Internet.
• Otra opción es usar Google Jamboard mediante pizarras digitales, como es el caso del dispositivo creado por Google para este uso: Google Jamboard 55.

Esta diversidad de opciones es lo que aporta funcionalidad a esta aplicación, porque todo el equipo puede colaborar en la creación en tiempo real, ya que admite hasta dieciséis puntos de contacto. Esta colaboración puede hacerse también desde la misma pizarra o a través de la aplicación móvil si las personas que van a participar están conectadas.

Figura 1. “Logotipo de Google Jamboard”. Recogido de Google Workspace (workspace.google.com/products/jamboard).

Iniciar o abrir un Jamboard en una reunión

Lo primero que hay que hacer para poder utilizar Jamboard desde una videollamada de Meet es iniciar una reunión o unirse a una ya creada. Como se vio anteriormente, esto se hace desde la pantalla de inicio de Google Meet, desde donde se podrá crear una reunión instantánea o programada, o unirse a una ya creada.

Una vez hecho esto, habrá que dirigirse al icono de “Actividades” y seleccionar “Pizarra”, tal como se muestra en la figura 2.

Figura 2. “Seleccionar la opción de pizarra en Google Meet”. Elaboración propia.

Al hacer clic en “Pizarra” aparecerán otras dos opciones para Jamboard:

• “Empezar una pizarra nueva”. Habrá que seleccionar esta opción para crear un nuevo Jamboard.
• “Seleccionar de Drive”. Permite abrir un Jamboard desde la propia unidad, una unidad compartida o un ordenador.

Ambas opciones se muestran en la figura 3, y desde cualquiera de ellas se abrirá una nueva pestaña con la opción seleccionada. Además, se compartirá un vínculo de manera automática a través del chat de la reunión para que el resto de las personas participantes puedan acceder también al Jamboard.

Figura 3. “Iniciar o abrir un Jamboard en Meet”. Elaboración propia.

Iniciar una reunión desde Jamboard

En este caso, el primer paso es abrir Jamboard en el ordenador y, una vez aquí, hacer clic en el icono de Google Meet. Tras esto, se habrá de seleccionar la opción “Iniciar una nueva reunión”. Estos pasos se muestran en la figura 4.

Figura 4. “Iniciar una reunión desde Jamboard”. Elaboración propia.

Al iniciar la reunión, en la parte derecha de la pantalla se abrirá una ventana con distintas opciones para gestionar la reunión como “Levantar la mano”, “Subtítulos” o “Mensajes de la llamada” (figura 5).

Figura 5. “Compartir presentación desde Jamboard”. Elaboración propia.

Por tanto, desde esta ventana se podrá:

• Compartir el vínculo de la presentación con más personas. Esto podrá hacerse copiando el enlace de la reunión de manera manual, o accediendo a los tres puntos situados en la parte inferior de la pantalla y seleccionando “Copiar información para unirse”. Las personas que se unan a la reunión aparecerán en la parte derecha de la pantalla, sustituyendo la ventana con las distintas opciones.
  
  
• Compartir la presentación seleccionando “Presentar ahora”. Una vez finalizada, se habrá de seleccionar la opción de “Detener presentación”.

Unirse a una reunión desde Jamboard

Como se ha visto en la figura 4, al hacer clic en el icono de Google Meet desde la aplicación de Jamboard no solo se puede iniciar una nueva reunión desde ahí, sino que también existe la opción de unirse a una ya creada. Para ello, se ofrecen dos opciones:

• Por un lado, si existen reuniones programadas, solo habrá que hacer clic en el nombre de la reunión correspondiente para unirse a ella.
• Por otro lado, si no hay reuniones programadas, pero se dispone de un código para unirse a la reunión, habrá que hacer clic en “Usar un código de reunión”. Tras esto, se abrirá una ventana en la que habrá que introducir el código de la reunión y pulsar “Continuar” (figura 6).

Figura 6. “Unirse a una reunión con código desde Jamboard”. Elaboración propia.

Una vez en la reunión, las opciones para utilizar una pizarra virtual son las mismas que se han explicado en la figura 5.

Futura desactivación de Google Jamboard

Como ha anunciado el mismo Google, compañía a la que pertenecen tanto Google Meet como Google Jamboard, esta última va a dejar de estar disponible a partir del 31 de diciembre de 2024 en la web, en Google Meet y en dispositivos Android e iOS.

Esta decisión se debe principalmente a que los usuarios de Jamboard han manifestado en los últimos años el hecho de que otras herramientas de pizarra ofrecen un mejor servicio para el trabajo en equipo, una mayor eficacia y cantidad de funciones avanzadas. Por todo ello, Google ha decidido desactivar Google Jamboard y enfocarse en fomentar la colaboración en contenidos a través de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones (figura 7).

Figura 7. “Colaboración de contenido de Google Workspace”. Elaboración propia a través de Workspace, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Jamboard.

Sin embargo, la desactivación de esta aplicación no se va a llevar a cabo de manera inmediata, sino que hasta el momento en que Jamboard deje de esta disponible los usuarios de esta herramienta podrán descargar y migrar sus proyectos para no perderlos.

En este sentido, Google está colaborando con otras aplicaciones como FigJam, Lucid Software y Miro para determinar el proceso de migración de las Jams que se hubiesen creado en Google Jamboard. El término “Jam” hace referencia a las distintas pizarras que ha creado un usuario durante el tiempo que ha utilizado la aplicación.