Tramitación electrónica (A2C23C1D02)

Este documento complementa los vídeos A2C23A1V05 Tramites electrónicos (Nivel A1), A2C23A2V07 Tramitación electrónica (Nivel A2), A2C23C1V06 Realizando un trámite online (Nivel C1) y A2C23C1V07 Notificaciones electrónicas (Nivel C1).

La tramitación electrónica es cualquier proceso de comunicación online que iniciemos con una administración o entidad privada, sea esta una empresa, asociación o fundación. Principalmente, nos vamos a referir a los que un ciudadano realiza con las diferentes administraciones públicas, pero también puede ser uno que se realice como empresario.

Los trámites pueden ser desde solicitar una información, hasta pedir una cita, recibir una notificación para ampliar la documentación, derivar nuestra consulta a otro servicio o entidad, o comunicarnos una resolución.

¿Qué es la tramitación electrónica?

Cuando la ciudadanía se pone en contacto con una administración o entidad pública o privada, intercambia una información o realiza una solicitud, en ese momento está tramitando algo. Proporcionamos una identificación y nos comunicamos con el objetivo de lograr algo.

Si bien, de modo más preciso, nos referimos a tramitación electrónica cuando establecemos una comunicación con la administración, no ya a través de un correo electrónico, sino haciendo uso de su web oficial e identificándonos con algunos de los procedimientos que están habilitados: Cl@ve PIN, certificado electrónico o DNI electrónico (explicados con anterioridad en vídeos y documentos).

La tramitación electrónica la puede realizar cualquier persona jurídica (fundaciones, asociaciones, empresas o asociaciones civiles), entes sin personalidad jurídica (las comunidades de bienes o sociedades civiles), profesionales, notarios y registradores, los representantes de un interesado y los empleados públicos.

Tramitamos algo electrónicamente cuando, de modo online, y utilizando nuestra identidad, solicitamos información, nos requieren una información o nos informan de una resolución.

Según el Libro Blanco sobre la inteligencia artificial - un enfoque europeo orientado a la excelencia y la confianza- y la “Brújula Digital 2030: el enfoque de Europa para el Decenio Digital”, se contemplan estas acciones y retos:

• Ciudadanos con capacidades digitales y profesionales del sector digital muy cualificados.
  • Especialistas en TIC: 20 millones + convergencia de género.
  • Capacidades digitales básicas: mínimo el 80% de la población
• Infraestructuras digitales sostenibles que sean seguras y eficaces.
  • Conectividad: Gigabit para todos, 5G en todas partes
  • Semiconductores de vanguardia: alcanzar el 20% de cuota en la producción mundial
  • Datos: 10 000 nodos de proximidad de alta seguridad y climáticamente neutros
  • Informática: primer ordenador con aceleración cuántica
• Transformación digital de las empresas.
  • Asimilación de la tecnología: utilización de servicios en computación en la nube, inteligencia artificial o los macrodatos por el 75 % de las empresas de la UE.
  • Innovadores: aumento de las empresas emergentes en expansión y la financiación para duplicar los unicornios en la UE.
  • Usuarios tardíos: más del 90 % de las pymes alcanzan al menos un nivel básico de intensidad digital.
  • Empresas unicornio: duplicar el número de empresas unicornio.
• Digitalización de los servicios públicos.
  • Servicios públicos clave: 100 % en línea
  • Salud electrónica: el 100 % de los ciudadanos tienen acceso a los historiales médicos
  • Identidad digital: disponibilidad de acceso a la identificación digital por el 100 % de los ciudadanos

La tramitación electrónica nos hace la vida más fácil, pudiéndose agilizar gracias al esfuerzo que las administraciones están realizando y a las competencias digitales que la ciudadanía está desarrollando.

La participación de la ciudadanía se ve reforzada por la posibilidad de tener una interlocución más directa, pero para ello la propia administración tiene que llegar al convencimiento de que la participación real, la democratización de la sociedad y las instituciones, están ligadas a un mayor compromiso de toma en consideración de la ciudadanía en la toma de decisiones; la articulación de mecanismos, estrategias y espacios de participación de la ciudadanía; la corresponsabilidad en la cogestión de lo público en relación con esta, y el rendimiento de cuentas. Todo ello se puede ver reforzado por la tramitación electrónica.

¿Pará qué nos sirve?

Hemos pasado de hacer colas en las ventanillas, preguntar por un documento para registrar o hacer cualquier gestión, a entrar en una web para comunicarnos con nuestro ayuntamiento, la comunidad autónoma, la administración española o la europea. Porque todo está ahora a un “clic” de ratón.

Incluso hay un Sistema Europeo de Reconocimiento de Identidades que facilita la comunicación de los ciudadanos con el resto de las instituciones nacionales y europeas.

Es cierto que la brecha tecnológica aún es importante entre quienes tienen menos medios y quienes sobreviven en situación de pobreza, aunque sería más correcto decir de empobrecimiento.

Por ello, la tramitación electrónica debe servir para estrechar la brecha con una formación a la ciudadanía, aproximando las tecnologías de la comunicación y las administraciones.

La ciudadanía requiere construirse desde una justicia y ética digital. La democracia digital debe ser un entorno seguro, próximo y corresponsable para que cualquier ciudadano y ciudadana pueda acceder a la información. La información y su gestión es una tarea crucial para que la ciudadanía pueda aprovechar los trámites electrónicos en beneficio de la comunidad y la persona.

Si queremos conocer cuáles son los principales trámites electrónicos que podemos realizar desde casa, entremos en la carpeta del ciudadano (carpetaciudadana.gob.es/carpeta/clave.htm). También podemos hacerlo en la Comunidad autónoma donde nos encontremos o en el ayuntamiento de la localidad donde vivimos. También podemos realizar trámites electrónicos con las mancomunidades y las diputaciones.

Desde solicitar una cita médica, hasta consultar la fecha de nuestra revisión del coche, renovar el DNI, modificar los datos que posee la administración de nosotros, solicitar un permiso para realizar una ruta de senderismo en un espacio protegido, etc.

Resaltemos la importancia de la notificación electrónica. Una de las razones de la notificación puede ser solicitarnos más información. En estos casos, es importante responder rápido, porque puede haber algún defecto formal y, si no aportamos la información requerida, la solicitud será denegada. De hecho, la Administración Pública lo publicará en el BOE y, a partir de ahí, considerarán que el interesado ha sido notificado.

Cuando se tienen ambas posibilidades de notificación, electrónica y en papel, es posible cambiar el medio en cualquier momento. Pero en estos casos la Administración, por defecto, siempre enviará las notificaciones electrónicamente. Si no se dice nada, se entenderá que es electrónica, por lo que es muy importante estar pendiente de las alertas de notificaciones que recibimos en el correo electrónico que hemos proporcionado para mirar las notificaciones (ampliar información en el vídeo: A2C23C1V07 Notificaciones electrónicas).

Se puede acceder a las notificaciones de dos maneras:

a) La pasarela de Dehú (Dirección Electrónica Habilitada Única). Se trata de la herramienta que facilita el acceso a los ciudadanos y empresas a las notificaciones y comunicaciones emitidas por la Administración Pública.

b) La carpeta ciudadana. Por ejemplo, si la persona está en Andalucía, basta con escribir ‘carpeta ciudadana Junta de Andalucía’ y podrá acceder a la suya.

Aunque en la mayoría de los casos debemos tener una identidad digital, también cabe la posibilidad de generar una clave que utilicemos para confirmar nuestra identidad (ampliar información en el vídeo: A2C23C1V06 Realizando un trámite online).

Cuando realizamos un trámite electrónico, las personas que revisan nuestra solicitud (trámite iniciado) y trabajan en la Administración, deben actuar siguiendo una serie de reglas o normas, recogidas dentro de lo que se llama Derecho Administrativo, que garantizan que no ha habido una actuación arbitraria. De esta forma se garantiza la imparcialidad y, si ha habido un incumplimiento de las normas, el empleado público (funcionario o no) tendrá responsabilidad por no seguir las normas. Incluso si nos deniegan la solicitud tramitada, existe la posibilidad de plantear una serie de recursos para reclamar.

Existe una amplísima variedad de trámites con la Administración. Para saber el tipo de trámite que debemos realizar, tenemos que acudir al Portal del gobierno.

Como a lo largo del tiempo la dirección puede variar - actualmente es administracion.gob.es -, hemos optado por indicar cómo podría buscarse esta información. Hay varias palabras clave que se pueden escribir en el navegador, como ‘Portal del Gobierno de España’, o ‘Trámites con la Administración’.

En cualquier caso, entre las alternativas que nos da nuestro buscador, se debe elegir aquella que señala que depende del Gobierno de España; veremos los logos fácilmente.

En el buscador de la web, podemos escribir el trámite a realizar, para localizar desde dónde hacerlo (ver más información en el vídeo: A2C23C1V06, Realizando un trámite online).

Llegados a este punto, lo mejor es ir desgranando cada uno de los trámites que podemos realizar en cada una de las plataformas, o al menos en las más importantes. Aquellas que consideramos que vienen muy bien explicadas, no las referenciaremos más que en el apartado para saber más.

Entidades con las que podemos interaccionar

• Solicitud del certificado digital
  El Certificado digital FNMT de Persona Física es la certificación electrónica expedida por la FNMT-RCM que vincula a su suscriptor con unos datos de verificación de firma y confirma su identidad. Este certificado, también conocido como Certificado de Ciudadano o de Usuario, es un documento digital que contiene sus datos identificativos. Le permitirá identificarse en internet e intercambiar información con otras personas y organismos con la garantía de que solo usted y su interlocutor pueden acceder a ella. Lo puede hacer a través del enlace: sede.fnmt.gob.es/certificados/persona-fisica
  Siguiendo los pasos que se indican. Puede encontrar más información en el vídeo A2C23A1V05 Trámites electrónicos.
  
  
• Tramitar DNI
  En primer lugar, buscamos para realizar la cita previa, mediante el buscador que utilicemos, y siempre acudiremos a la web de la administración competente. En este caso: citapreviadnie.es/citaPreviaDni/Inicio.action Tenemos tres opciones, y cualquiera de ella nos permite hacer nuestro trámite. Si tenemos certificado electrónico lo hacemos directamente, y si no habrá que facilitar la documentación que se nos solicite. Al final tenemos que seleccionar una oficina, para después pasar a elegir la hora. Al final del proceso, se nos enviará un correo de confirmación con toda la información.
  En caso de querer cambiar la cita o anularla, seguimos el mismo procedimiento.
  
  
• Carpeta ciudadana
  Esta es una iniciativa de la Administración General del Estado, en colaboración con todas las administraciones públicas que, tiene por objetivo simplificar la relación de la ciudadanía con la Administración a través de internet. El objetivo de hacerte más fácil la vida, comunicarse mejor contigo y ser más accesibles en un mundo globalizado como el de hoy. Para acceder, teclear: carpetaciudadana.gob.es/carpeta/clave.htm. Se accede con el sistema Cl@ve, aunque también puedes iniciar sesión a través del DNI-electrónico, un certificado digital o con los sistemas de Clave PIN o Clave Permanente.(pasarela.clave.gob.es/Proxy2/ServiceProvider). Se trata de una herramienta dinámica en la que también puedes ofrecer tu experiencia de navegación, aquello que podría mejorar o funcionalidades que echas en falta con un sencillo formulario.Al acceder con tu usuario, en este portal encontrarás una hoja de ruta para saber las incorporaciones de nuevas funcionalidades para el corto y medio plazo.

Por si no lo sabes, este portal empezó a funcionar a finales de 2022, y tiene una planificación de lo que se va a poder hacer semestre a semestre. Pertenece al Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia - Financiado por la Unión Europea - NextGenerationEU. Puedes encontrar más información en el vídeo: A2C23B2V07 - Carpeta Ciudadana: información disponible y en A2C23A2V07 - Tramitación electrónica.

• Sede electrónica de los ayuntamientos. Inscribirse en el padrón y solicitar certificado individual, así como cita previa.
  Las sedes electrónicas de las entidades nos permiten comunicarnos con ellas, y también podemos acceder a nuestros datos. Estos datos podemos actualizarlos, para que nuestros trámites no sufran demoras injustificadas. Imaginemos que hemos cambiado nuestro domicilio, nuestro número de teléfono o cualquier otro dato. Vamos a entrar en la web del ayuntamiento, buscamos la sede electrónica, localizamos el padrón y entramos. Al entrar en la inscripción del padrón de nuestro ayuntamiento, nos saldrán nuestros datos por defecto, los que aparecen en nuestra firma electrónica, pero podemos modificarlos. Siguiendo el menú, vamos a inscribir a los miembros de nuestra unidad familiar. Podremos solicitar una inscripción en el padrón que nos servirá para solicitar ayudas, demostrar nuestro lugar de residencia, ejercer nuestros derechos fundamentales, etc. (e.digitall.org.es/castilleja).
  
  Puedes encontrar más información en el vídeo: A2C23A1V05 - Trámites electrónicos.

• Tramitar un permiso para realizar una ruta de senderismo
  Hoy podemos tramitar un permiso para realizar una ruta de senderismo en un espacio natural sin movernos de casa. Veamos cómo hacerlo.

1 | En primer lugar, podemos elegir un sitio o tenerlo ya decidido. Sobre el mapa lo localizamos. Enlace: e.digitall.org.es/junta-andalucia

2 | También podemos tenerlo ya elegido. Por ejemplo, quiero ir a Grazalema, así que escribo ‘ventana del visitante Grazalema’ en la barra de herramientas del buscador. Así nos aparece una amplia información del lugar. Enlace: e.digitall.org.es/junta-medioambiente

En la pestaña de mapa, encontramos los posibles itinerarios, además de una cartografía con lugares singulares. Seleccionamos, por ejemplo, Pinsapar.

3 | Nos aparece una información que nos indica que debemos pedir un permiso, y clicamos sobre el botón. Tramitamos como particular (podríamos ser una empresa, en cuyo caso lo haríamos pulsando el otro botón). Ahora podemos elegir si lo hacemos con certificado digital o no. En caso de que tengamos cargado nuestro certificado digital, como ya se explicó con anterioridad en otro vídeo, nos puede aparecer una información para verificar nuestro certificado y autorizar nuestra comunicación con el lugar. O directamente, como es este caso, nos pide que seleccionemos actividad, día y vayamos siguiendo el menú. Lo hacemos hasta completar unos datos personales en el siguiente menú, y finalmente nos llegará un correo electrónico para confirmar la reserva y trámite finalizado.

• Trámites de Empresas
  Los trámites realizados por las empresas requieren que esta tenga un certificado digital.
  En la plataforma del Gobierno existe la posibilidad de que nos guíen en el proceso de constitución de una empresa. CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas) orienta al emprendedor a realizar de forma telemática los trámites del proceso de constitución de una empresa. Enlace: e.digitall.org.es/ipyme

¿Cuáles son las dificultades u obstáculos para la tramitación electrónica?

• Hay ocasiones en que la información para realizar el trámite no es clara, por lo que recomendamos enviar un correo electrónico.
• Puede ocurrir que, por un problema de conectividad, se nos desconecte la página con la que estamos interaccionando, quedando el procedimiento a la mitad. En ocasiones, la propia web tiene diferentes pasos y, conforme das a guardar y pasas a la siguiente pantalla, el propio programa salva la información; si se produce una desconexión, al recuperarla podemos proseguir desde donde lo dejamos.
• Puede ocurrir que haya una sobrecarga de tráfico de datos que bloquea la entidad con la que nos comunicamos.
• Si nuestra identidad digital no es compatible, o existe algún tipo de incompatibilidad con el navegador, te recomendamos que revises las características de tu navegador. Puedes encontrar información en YouTube, o en la propia ayuda de la web.
• Si realizamos la gestión, pero olvidamos responder a los requerimientos o notificaciones que llegan al correo electrónico, se anula el procedimiento iniciado, perdiendo el tiempo o incluso el derecho ejercido.
• Al tramitar algunos servicios podemos encontrarnos con empresas que nos pueden querer cobrar los servicios que la administración va a realizar gratuitamente. Pongamos un ejemplo: deseamos la partida de nacimiento de nuestro hijo o hija para obtener el DNI. Siempre debemos dirigirnos a la web de los organismos oficiales, para ahorrar tiempo y evitar estafas.
• Otras medidas a fin de evitar posibles fraudes, estafas y contenido indeseado son:

1 | No aceptar solicitudes de amistad de desconocidos.

2 | Utilizar contraseñas seguras.

3 | No revelar información personal.

4 | No realizar clic en cualquier sitio web o enlace.

5 | Desactivar el GPS o Google Maps.