Uso avanzado de los procesadores de texto: conexión con otras herramientas ofimáticas (A3C31B2D01)

Los procesadores de texto (nosotros usaremos Word de Microsoft como ejemplo) tienen la capacidad de conectarse con otras herramientas de ofimática para mejorar la productividad y eficiencia en el trabajo. Aquí te presentamos algunas alternativas como hojas de cálculo, presentaciones o archivos PDF.

Pasos para vincular otras herramientas a Word

Conectar los archivos es muy sencillo. solo se debe seleccionar “Objeto”en la pestaña “Insertar”.

En el desplegable que se abre podremos seleccionar herramientas de distintos tipos. Podremos añadirlas a Word creándolos de nuevas (“crear nuevo”) o creándolos a partir de un archivo ya existente. Una vez creado el vínculo con el objeto y teniéndolo ya insertado en el documento de texto podremos, haciendo doble clic sobre el objeto, acceder a todas las utilidades de la herramienta que haya sido insertada.

Hoja de cálculo en procesador de texto

Para conectar una hoja de cálculo de Microsoft Excel o Google Sheets en Word, también se pueden “vincular” los datos de esta manera:

1 |  Abre el documento de Word y la hoja de cálculo de Excel que deseas vincular.

2 |  Selecciona en la hoja de Excel la celda o rango de celdas que deseas vincular.

3 |  Haz clic derecho en la selección y selecciona la opción “Copiar”.

4 |  Vuelve al documento de Word y posiciona el cursor en el lugar donde deseas insertar los datos vinculados.

5 |  Haz clic derecho y selecciona “Pegado especial”.

6 |  En la ventana emergente, selecciona “Pegar vínculo” y haz clic en “Hoja de Cálculo”.

¡Listo! Los datos de la hoja de Excel se han vinculado al documento de Word.

Esto permite que se puedan actualizar los datos de la hoja de cálculo directamente desde el documento de Word e insertar tablas, gráficos y otros elementos que requieren cálculos o análisis.

Utilidad: si eres un profesor o estudiante y necesitas realizar una presentación en Word que incluya datos numéricos, podrías vincular estos datos a una hoja de cálculo de Excel para que se actualicen automáticamente en el documento de Word cada vez que se hagan cambios en la hoja de Excel.

Archivo PDF en procesador de texto

Los pasos a seguir son los que aparecen en el punto 1.1 de este documento.

La utilidad de vincular un PDF en un documento de texto queda ejemplificada en los siguientes ejemplos:

1 |  Imagina que estás escribiendo un informe y necesitas incluir algunos gráficos o imágenes que se encuentran en un archivo PDF. En lugar de tener que copiar y pegar cada imagen, puedes simplemente insertar el archivo PDF en tu documento de Word y tener acceso a todas las imágenes en un solo lugar.

2 | Al insertar un archivo PDF en tu documento de Word, puedes estar seguro de que el formato se mantendrá igual, ya que el archivo PDF es una imagen fija y se incluye la totalidad del archivo.

Añadir presentaciones en el procesador de texto

Por último, las herramientas para elaborar presentaciones como Microsoft PowerPoint también pueden conectarse con procesadores de texto como Word mediante la opción de “Insertar objeto”, donde se puede insertar una presentación completa en un documento de Word.