Herramientas para convertir tus ideas en acción (A5C53A1D01)

En el mundo digital actual, el uso de herramientas de gestión personal ha aumentado significativamente. Con el crecimiento continuo de la tecnología y la digitalización, cada vez son más las personas que recurren a herramientas diseñadas para ayudar a gestionar tareas y mejorar la productividad en general. La tecnología es, entonces, una herramienta para mejorar la administración del tiempo, aunque es importante crear hábitos que ayuden a mejorar esta gestión.

Dominar su uso es esencial para optimizar el rendimiento. Por ello, se van a presentar algunas herramientas que ayudarán al usuario a maximizar su productividad como Microsoft To Do, Focus-To-Do y AppBlock, entre otras.

Las herramientas que se explican en este documento pueden ayudar a la creación de hábitos sanos, puesto que ofrecen una gran variedad de funciones: desde la creación de listas de tareas, a la planificación de proyectos, pasando por técnicas de gestión del tiempo como el método Pomodoro. Estas aplicaciones permiten a los usuarios transformar sus ideas en acciones con facilidad y eficiencia, además de favorecer una planificación que permita aprovechar el tiempo al máximo.

Microsoft To Do

Qué es

Microsoft To Do es una herramienta del paquete Microsoft 365 para gestión de tareas. Se trata de una aplicación multiplataforma que permite la sincronización de tareas y listas en todos los dispositivos del usuario a través de la nube.

Algunas de las posibilidades que ofrece esta herramienta son la organización de tareas diarias y la creación de listas de tareas pendientes. Además, Microsoft To Do cuenta con la posibilidad de compartir dichas listas con otros usuarios, por lo que permite la colaboración de equipos a la hora de gestionar responsabilidades de manera efectiva.

Menú

El menú de “To Do” ofrece varias opciones para gestionar tareas y listas como, por ejemplo, la función “Mi Día”, que permite seleccionar tareas específicas que se actualizan diariamente. Estas tareas pueden ser marcadas con una estrella, de este modo, aparecerán en la pestaña “Importante” de la siguiente manera (ver Figura 1):

Figura 1. Pestaña “Importante”, dentro del menú de Microsoft To Do. Imagen de elaboración propia.

Por su parte, la pestaña “Planeado” presenta aquellas con fecha de vencimiento o recordatorios para días u horas concretos. Las pestañas “Asignadas a mi usuario” y “Correo electrónico marcado” permite la sincronización y colaboración con otros usuarios de Microsoft.

Del mismo modo, la aplicación permite la creación de nuevas listas y grupos, lo que favorece la personalización de la plataforma.

Funciones

Algunas de las características clave de Microsoft To Do residen en la capacidad de crear listas específicas para diferentes áreas de la vida, como el trabajo, el hogar o los estudios. Asimismo, configura fechas límite para las tareas y envía notificaciones al usuario como recordatorio. El uso de Microsoft 365, también permite sincronizar las tareas con Outlook y otras aplicaciones del paquete.

Dar los primeros pasos en esta aplicación es fácil, ya que se puede descargar desde la tienda de aplicaciones de los diferentes dispositivos, iniciar sesión con una cuenta Microsoft y comenzar a crear las listas de tareas, de la siguiente manera (ver Figura 2):

Figura 2. Pestaña “Mi día” dentro del menú de Microsoft To Do. Imagen de elaboración propia.

Focus To-Do

Qué es

La aplicación Focus To-Do ofrece herramientas para la mejora de la gestión del tiempo combinadas con la “Técnica Pomodoro”. Este método permite trabajar en intervalos de 25 minutos, sin interrupciones ni distracciones, añadiendo un descanso de 5 minutos al finalizar cada intervalo. Por lo tanto, “Pomodoro” ayuda a la concentración, ya que establece un tiempo de ejecución para la tarea.

Focus To-Do es una herramienta multiplataforma que permite la organización de tareas de manera individual y colectiva, así como establecer recordatorios o planificar horarios de trabajo o estudio. Del mismo modo, la integración de la “Técnica Pomodoro” en la aplicación permite analizar el tiempo de trabajo y la finalización de tareas, ya que facilita la comprobación del tiempo dedicado al trabajo cada día, semana o mes, así como la proporción de tiempo para los proyectos.

Menú

El menú de esta aplicación ofrece varias opciones para gestionar las tareas. Se divide en las tareas a cumplir en el día, mañana y durante la semana. En el caso de tener tareas planificadas para fechas futuras, también se encuentra disponible el grupo “Planificado” y el llamado “Tareas”, para revisarlas en su conjunto. Además, la herramienta también ofrece el grupo “Completadas”, que ayuda al repaso de todas las tareas finalizadas (ver Figura 3).

Figura 3. Pestaña “Hoy” dentro del menú de Focus To-Do. Imagen de elaboración propia.

Aunque la aplicación incluye diferentes etiquetas (que podemos encontrar pinchando en el botón de “Configuración”) para nombrar las tareas en la gestión de nuestros proyectos, como “Vencido “o “Próximos 7 días”, también ofrece la posibilidad de crear nuevas.

Funciones

Como ha sido comentado anteriormente, una de las funciones más importantes de esta herramienta reside en la posibilidad de dividir el tiempo en intervalos, es decir, el uso de la “Técnica Pomodoro”. El botón inferior central permite comenzar intervalos de 25 minutos que finalizarán con 5 minutos de descanso. Estos “Pomodoros” se registrarán en la barra superior, contabilizando el tiempo estimado y transcurrido y las tareas a completar y completadas.

Del mismo modo, Focus To-Do registra los datos de forma diaria, semanal y mensual. Estos datos pueden comprobarse desde el botón “Reporte”, ubicado en la esquina superior derecha (ver Figura 4):

Figura 4. “Reporte” de datos de la aplicación Focus To-Do. Imagen de elaboración propia.

Focus To-Do permite descargar una versión Premium, o de pago, que ofrece la sincronización de datos con todos los dispositivos; copia de seguridad en la nube; informes de estadísticas detalladas y la creación de una cantidad ilimitada de proyectos, etiquetas y carpetas. Del mismo modo, permite establecer una longitud personalizada del “Pomodoro”, acceder a un mayor histórico de registros de “Pomodoro” y tareas, además de una opción para establecer la repetición y recordatorio de tareas.

AppBlock

Qué es

AppBlock es una aplicación diseñada principalmente para dispositivos móviles, sin embargo, se encuentra disponible como extensión para el navegador Google Chrome. Esta aplicación permite el bloqueo por parte del usuario de diferentes aplicaciones y pestañas durante un tiempo determinado.

Menú y funciones

Esta herramienta permite bloquear las aplicaciones deseadas durante un tiempo definido, pudiendo crear bloques de tiempo fijos o personalizados y ajustando la duración según agenda o necesidades.

AppBlock también puede usarse para disminuir posibles molestias a la hora de dormir. De este modo, permite determinar el bloqueo durante este momento de la noche para impedir las notificaciones.

En el caso de que se necesite usar una aplicación anteriormente bloqueada por AppBlock, la herramienta permite el desbloqueo temporal de la misma antes de que termine el tiempo de bloqueo establecido.

Del mismo modo, permite la creación de diferentes perfiles con reglas específicas para cada grupo de aplicaciones, por ejemplo, un grupo de trabajo, otro de estudio y uno de tiempo libre. La herramienta también ofrece un reporte de las aplicaciones utilizadas y el tiempo de pantalla, así como el número de desbloqueos del dispositivo y de notificaciones recibidas.

No obstante, AppBlock cuenta con un “Modo Estricto” que bloquea las aplicaciones seleccionadas, esta vez sin ofrecer la posibilidad de romper este bloqueo. Esta función únicamente se desactivará mediante un código PIN o conectando el dispositivo al cargador.

Por último, esta aplicación también ofrece una versión Premium, o de pago, que permite más funciones como un “Modo Estricto” más potente y más condiciones en las que basar los bloqueos (ver Figuras 5 y 6):

Figura 5 y 6. Pantalla principal de la aplicación AppBlock y pestaña “Modo Estricto”. Imagen de elaboración propia.

Otras herramientas

Como hemos visto, en el mundo de la gestión del tiempo existen diversas aplicaciones que ayudan a mantener la producción, la atención y la organización. A parte de las ya vistas, encontramos nuevas que pueden adaptarse a la rutina y necesidad de cada persona, así como a sus gustos.

TickTick es una aplicación multiplataforma que permite administrar actividades diarias, planes y recordatorios mejorando la productividad y la organización. La herramienta permite ordenar las tareas en carpetas como “Hoy”, “Próximos 7 días” y “Buzón de entrada”. Además, de crear nuevas etiquetas y grupos y hasta 9 listas con 99 tareas dentro de cada una de manera gratuita, que podemos compartir con otros usuarios (ver Figura 7):

Figura 7. Pestaña “Hoy” dentro del menú de TickTick. Imagen de elaboración propia.

Por su parte, la aplicación Forest permite crear un bosque personal y plantar semillas virtuales que se convertirán en árboles conforme más tiempo pasemos en la app, por lo que es una manera original de no distraerse revisando otras aplicaciones.

En el caso de la herramienta Space, se basa en los hábitos del usuario, así como en su personalidad para evitar el uso del dispositivo durante su tiempo libre. Space crea una galaxia cada vez que el usuario cumple un objetivo, lo que lo motiva a rebajar estas horas de uso.

La aplicación Ubhind, por otro lado, permite establecer bloqueos y alarmas para evitar el exceso de uso de diversas apps establecidas por el usuario.

Y, por último, Qualitytime registra los datos de uso de las aplicaciones, permitiendo la comparación entre fechas.