Compartiendo contenido en la videoconferencia (A2C21B1D02)

En los sistemas de videoconferencia, la función de compartir contenido permite mostrar presentaciones, documentos, vídeos y más a las personas que participan en la reunión. Es importante conocer las distintas formas de compartir contenido que tiene la aplicación de videoconferencia que se esté utilizando, ya que puede variar el proceso de cómo hacerlo.

En este documento, profundizaremos sobre cómo compartir contenido de manera efectiva en las videoconferencias. También, se analizarán los usos y las ventajas, así como el tipo de contenido  compatible de algunas de las aplicaciones más populares como son Google Meet, Microsoft Teams y Zoom.

Paso a paso para compartir pantalla

En los sistemas de videoconferencia modernos es posible compartir la pantalla de manera simultánea durante una reunión virtual al resto de participantes.

A continuación, se detalla el proceso sobre cómo hacerlo, recuerde que puede variar según la aplicación de videoconferencia que esté usando:

1 | Iniciar la reunión: hay muchas maneras, se puede abrir la aplicación de videoconferencia y comenzar una nueva reunión o unirte a una ya existente. Por ejemplo, accediendo mediante un enlace o invitación por correo electrónico, desde una llamada telefónica, desde el calendario y más.

2 | Seleccionar opciones de compartir y seleccionar contenido (tabla 1): el uso compartido de pantalla tiene en cuenta un entorno de colaboración donde los usuarios que deciden compartir su pantalla eligen lo que pueden o no pueden ver el resto de las personas.

Por ejemplo, puede compartir la pantalla completa, la pizarra virtual, un archivo o una presentación.

3 | Compartir el contenido: una vez seleccionada la opción de compartir pantalla y hacer clic en ‘’Compartir’’ o una opción similar, en función de la aplicación que se esté utilizando, el contenido se mostrará durante la reunión al resto de participantes. Es importante configurar la seguridad de su reunión, como contraseñas y permisos de compartir contenido para controlar qué información se muestra o evitar intrusiones no deseadas.

4 | Controlar la compartición: en la mayoría de las aplicaciones, es posible hacer que otros participantes sean copresentadores. Puede ser útil para compartir contenido y ayudar a presentar, cambiar un archivo o colaborar en tiempo real.

5 | Detener compartir: es posible detener la acción de compartir en cualquier momento haciendo clic en el botón correspondiente.

Usos y ventajas

La función de compartir pantalla es una herramienta esencial en los sistemas de videoconferencia que ofrece una variedad de beneficios y aplicaciones prácticas. A continuación, se detallan algunos de los usos más frecuentes y las ventajas que ofrece esta función:

Usos

• Entorno empresarial: compartir pantalla es muy útil para presentaciones empresariales, ya que facilita la explicación de conceptos y permite mostrar informes, análisis, propuestas y otros materiales de manera muy visual, efectiva y colaborativa. Por ejemplo, utilizando un software de presentación, como Microsoft PowerPoint, los presentadores pueden guiar a los participantes a través de diapositivas informativas.
  
  
• Entornos educativos: en la educación a distancia puede ser muy útil para crear un espacio donde todos los miembros de la clase puedan compartir, organizarse y colaborar. Por ejemplo, los profesores pueden compartir su pantalla para mostrar materiales educativos, como presentaciones, ejercicios y documentos o recursos en línea a los estudiantes. Esto es esencial para la enseñanza en línea y la tutoría virtual, que enriquece el proceso de enseñanza- aprendizaje y fomenta la participación.
  
  
• Resolución de problemas: puede resultar muy útil para el soporte técnico y la resolución de problemas. Por ejemplo, los técnicos de soporte pueden ver y controlar remotamente la pantalla de los usuarios y proporcionar asistencia técnica a distancia para solucionar problemas técnicos en el uso de algún software.

Ventajas

• Visualización en tiempo real: es posible compartir sin necesidad de cargar el contenido, mostrando en vivo lo que aparece en su pantalla a todas las personas. Algunas de las aplicaciones ofrecen herramientas de dibujo, como un puntero láser que permite enfatizar el contenido, señalar y dibujar para centrar la atención de los participantes.
  
  
• Trabajo colaborativo: es especialmente útil para facilitar la revisión y edición conjunta de documentos, hojas de cálculo u otros proyectos. Esto mejora la productividad y reduce la necesidad de múltiples revisiones.
  
  
• Interactividad y herramientas de colaboración integradas: al compartir pantalla es posible realizar anotaciones colaborativas consiguiendo una experiencia inclusiva y atractiva. Por ejemplo, agregando notas y tareas para que otros las vean y editen directamente.
  
  
• Versatilidad en el tipo de contenido compartido: al compartir pantalla es posible mostrar una variedad de contenido, desde documentos, presentaciones, páginas web y más. Esto lo convierte en una herramienta flexible que se ajusta a diversas necesidades.
  
  
• Documentación y registro: en la mayoría de las aplicaciones de videoconferencia es posible grabar las reuniones. Esto facilita la revisión posterior del contenido de vídeo y audio, así como presentaciones o pizarras virtuales que se hayan compartido durante la sesión.
  
  
• Acceso remoto: resulta muy beneficioso para el trabajo a distancia y el soporte técnico.
  
  
• Acceso universal: facilita la participación a todas las personas para que puedan colaborar en la reunión virtual. Por ejemplo, con lectores de pantalla y lupas se convierte el texto en voz o braille, permitiendo la navegación y comprensión del contenido de los mensajes, ya que el contenido visual puede ser complementado con apoyo auditivo.

En las videoconferencias es posible mirar contenido y trabajar con otras personas mediante la  función de la pantalla compartida desde cualquier lugar. A continuación, se detalla los tipos de contenido más comunes que es posible compartir durante una reunión virtual.

Paso a paso para compartir pantalla

Este tipo de contenido incluye desde archivos de documentos de texto, como los documentos de Microsoft Word (.doc o .docx) o archivos en PDF, hasta hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas (figura 2). Las aplicaciones de videoconferencia a menudo permiten cargar y mostrar estos archivos directamente durante la reunión.

Compartir este tipo de contenido es útil para ver, comentar y analizar datos, informes, manuales y cualquier contenido del documento en tiempo real. Para ello, será necesario que los participantes tengan los permisos necesarios para ver y, si es necesario, editar los documentos o presentaciones compartidas.

Figura 2. Compartir documentos. Captura recuperada de Microsoft.

Pizarra virtual

Algunas aplicaciones permiten poner en común las ideas sobre un lienzo digital (figura 3) en el que puedes escribir, dibujar y añadir imágenes y tablas. Puede ser muy útil para explicar conceptos, hacer esquemas o colaborar en tiempo real.

Figura 3. Pizarra digital. Captura recuperada de Microsoft.

Vídeo y audio

Durante la reunión, puede ser útil reproducir vídeos que estén relacionados con el tema en cuestión. Estos vídeos pueden estar almacenados localmente en tu computadora o en la nube. Se puede elegir si compartir el sonido de tu dispositivo o no, mientras compartes la pantalla para que el resto no escuche por ejemplo las notificaciones. También, se puede compartir audio, como música o clips de sonido (figura 4).

Figura 4. Incluir sonido. Captura recuperada de Microsoft.

Archivos

Es posible compartir archivos (figura 5) disponibles en su dispositivo o en la nube con los participantes de la reunión. Por ejemplo, para mostrar diagramas, gráficos o capturas de pantalla relacionados con la conversación.

Figura 5. Compartir archivos. Captura recuperada de Microsoft.

Páginas web y navegación en línea

En la mayoría de las aplicaciones de videoconferencia, se permite una navegación en línea interactiva (figura 6), que facilita una exploración conjunta de sitios web mientras se navega por diferentes páginas.

Por ejemplo, si se desea compartir una página web en tiempo real, realizar una demostración en línea o explicar el contenido de una web. También, permite a los participantes interactuar con hipervínculos y vídeos, pudiendo consumir este contenido a su propio ritmo.

Figura 6. Navegación en línea. Captura recuperada de Microsoft.