Técnicas de gestión del tiempo: Pomodoro (A5C53B1D01)

La tecnología, la conectividad constante y la multitarea pueden llevar a las personas a no gestionar de manera eficiente sus tiempos de trabajo o estudio. Este problema puede derivar en la búsqueda de métodos que les permitan ser productivos en un mundo repleto de información y demandas constantes.

En este escenario, la técnica Pomodoro resalta por ser un método con una marcada estructura para el trabajo que ayuda a combatir la procrastinación y a mantener la concentración.

A continuación, se analizará esta herramienta y su origen, así como sus aplicaciones y usos para atajar la falta de concentración y productividad.

La técnica Pomodoro es una estrategia de gestión del tiempo basada en la actividad cerebral y la capacidad de concentración.

Este método fue desarrollado a finales de los años 80 por el estudiante italiano Francesco Cirillo que, reflexionando sobre sus tardes de estudio y la productividad, tomó un temporizador con forma de tomate y creó esta técnica. El alumno probó primero en tandas de 10 minutos y, al ver que no se desconcentraba siguió aumentando hasta los 25 minutos, puesto que a partir de los 30 ya se distraía.

La base de esta técnica consiste en dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos, llamados “pomodoros”, que no pueden pausarse o dividirse. Al finalizar cada periodo, hay un descanso de 5 a 10 minutos que se amplía a 30 una vez que se han realizado 4 bloques de “pomodoros”.

Actualmente, las personas reciben cada vez más impactos de información de diferentes vías, como mails, WhatsApp, llamadas o reuniones, lo que puede llegar a saturar al cerebro, haciéndolo incapaz de centrarse en una sola cosa, ya que no sabe cómo priorizar.

Cada vez que el cerebro presta atención a un estímulo nuevo segrega dopamina, un neurotransmisor que regula las sensaciones placenteras y controla funciones como la atención, la motivación o la toma de decisiones.

Por lo tanto, este método es idóneo para las personas que no pueden concentrarse y mantener el foco durante la realización de una tarea concreta. En este sentido, establecer los bloques de tiempo permite.

1 | Mayor concentración: al ser un periodo corto de tiempo, permite al cerebro forzarse a finalizar el bloque.

2 | Mejor gestión del tiempo: establecer bloques permite conocer cuánto tiempo se dedica a cada labor.

3 | Mejora los procesos de trabajo.

4 | Aumento de la sensación de satisfacción: al mantener la concentración y finalizar tareas, la sensación de triunfo es mayor.

5 | Gestión de distracciones: los descansos planificados ayudan a la mente a relajarse y divagar durante este tiempo.

6 | Alivio de la ansiedad.

Cómo aplicar este método

Antes de comenzar a aplicar esta técnica, es recomendable ordenar el espacio en el que se estudie o trabaje, así como contar con unos cascos o tapones para evitar distracciones sonoras. Del mismo modo, es importante mantener el móvil en silencio, desactivando las notificaciones. También es necesario marcar un objetivo fijo relacionado con la tarea que se desarrolla como, por ejemplo, estudiar un apartado, realizar la introducción de un trabajo, investigar, preparar una reunión…

Una vez que el entorno esté preparado, se puede comenzar con el método siguiendo estos pasos:

1 | Coger un cronómetro y establecer un periodo de 25 minutos.

2 | Tener a mano la lista de tareas para el día.

3 | Realizar la tarea durante el tiempo estipulado.

4 | Programar un descanso de 5 a 10 minutos una vez haya sonado a alarma. Es recomendable aprovechar este intervalo de descanso para levantarse y estirar.

5 | Repetir los cuatro pasos hasta haber completado 4 bloques de tiempo, es decir, 2 horas de trabajo. Terminado el cuarto bloque, se realizará un descanso de 20 a 30 minutos.

6 | Marcar, digital o manualmente, los pomodoros completados para mejorar la estrategia o el ritmo de trabajo y aumentar la motivación.

Una vez que la tarea está completa, hay que analizar cuál ha sido el resultado: cuántos pomodoros se han necesitado, cuántas interrupciones se han evitado, si se han respetado los tiempos, etcétera.

También es posible utilizar esta técnica en grupo. De esta manera nadie interrumpirá a ninguno de sus compañeros, puesto que todos estarán inmersos en sus propios pomodoros. Esta técnica es llamada “trabajar con pomodoros a pares”.

Antes de comenzar a aplicar esta técnica, es recomendable ordenar el espacio en el que se estudie o trabaje, así como contar con unos cascos o tapones para evitar distracciones sonoras. Del mismo modo, es importante mantener el móvil en silencio, desactivando las notificaciones. También es necesario marcar un objetivo fijo relacionado con la tarea que se desarrolla como, por ejemplo, estudiar un apartado, realizar la introducción de un trabajo, investigar, preparar una reunión…

Una vez que el entorno esté preparado, se puede comenzar con el método siguiendo estos pasos:

1 | Coger un cronómetro y establecer un periodo de 25 minutos.

2 | Tener a mano la lista de tareas para el día.

3 | Realizar la tarea durante el tiempo estipulado.

4 | Programar un descanso de 5 a 10 minutos una vez haya sonado a alarma. Es recomendable aprovechar este intervalo de descanso para levantarse y estirar.

5 | Repetir los cuatro pasos hasta haber completado 4 bloques de tiempo, es decir, 2 horas de trabajo. Terminado el cuarto bloque, se realizará un descanso de 20 a 30 minutos.

6 | Marcar, digital o manualmente, los pomodoros completados para mejorar la estrategia o el ritmo de trabajo y aumentar la motivación.

Tipos de interrupciones

Según el psicólogo de la Universidad de Harvard, Pol Shelly, existen dos tipos de distracciones: la deliberada y la accidental. Esta segunda puede generar problemas de concentración. En esos momentos, es recomendable anotar cuál es el elemento que está causando esa distracción, por ejemplo, una llamada o enviar un mail.

En el caso de que la interrupción no se pueda postergar, el pomodoro quedará cancelado y se reiniciará más adelante.

Si se programan distracciones deliberadas cada ciertos minutos, la mente estará menos estresada y será más eficaz. Cabe recordar, que el cerebro del ser humano no está diseñado para ser multitarea, sino que pone en segundo plano una de las actividades, por lo que no pondrá el 100% de su atención en ella, pudiendo cometer errores.

Etapas

Este método se caracteriza por su estructura en pomodoros, sin embargo, para llevar un seguimiento correcto de las tareas realizadas, es recomendable completar una lista de tarea de prioridades como la siguiente (ver Figura 1):

Figura 1. Listado de prioridades. Imagen de elaboración propia.

Figura 2. Bloque de actividades. Imagen de elaboración propia.

Herramientas

Al explorar las aplicaciones prácticas de la técnica Pomodoro, se abre un vasto abanico de posibilidades en el mundo digital. Existe una gran variedad de aplicaciones diseñadas para implementar esta metodología de gestión del tiempo. Algunas de las más descargadas son:

• Pomodoro Timer: para realizar una lista de tareas y definir el tiempo dedicado a cada una de ellas con un temporizador.
• Brain Focus – Técnica de tomate: permite pausar y reanudar sesiones, recibir notificaciones de aviso al final de cada sesión y bloquear otras aplicaciones durante las sesiones.
• Productivity Challenge Timer: una aplicación de la técnica Pomodoro con un ranking en el que se ganan o pierden posiciones según los logros en el estudio y trabajo.
• Flat Tomato (Time Management): permite realizar un seguimiento estadístico de las tareas realizadas. Además puede conectarse a otras apps de productividad como Todoist y Evernote.
• Focus To-Do: esta app combina un temporizador Pomodoro con listas de cosas por hacer. Además es multiplataforma y facilita estadísticas.