Tutorial básico de uso colaborativo en Microsoft (A2C24A1D04)

El vídeo de referencia para este contenido es el A2C24A1V03 y en él podemos ver una descripción del flujo de trabajo en línea con las herramientas de Microsoft.

Este material adquiere una gran importancia, máxime si tenemos en cuenta el aumento del trabajo remoto y la necesidad de colaborar con equipos dispersos geográficamente. Estas herramientas permiten a los equipos trabajar juntos de manera más eficiente y efectiva, independientemente de su ubicación geográfica, pudiendo acceder a la información desde cualquier lugar y realizar cambios en tiempo real.

Microsoft es una de las compañías más grandes y conocidas del mundo en cuanto a software y tecnología se refiere. La empresa ha desarrollado varias herramientas colaborativas para equipos de trabajo, lo que ha permitido a los miembros de un equipo trabajar juntos de manera más eficiente y efectiva.

Algunas de las herramientas colaborativas de Microsoft más populares y de las cuales ofreceremos una descripción básica de sus funciones son Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive y Office 365.

A continuación, te ofreceremos un tutorial básico de uso colaborativo de las principales herramientas ofrecidas por Microsoft. Aunque el primer paso a realizar será el de crear una cuenta en Microsoft, si es que aún no la tienes. Para ello debes seguir los siguientes pasos:

• Dirígete al sitio web de Microsoft y hacer clic en el botón “iniciar sesión” en la esquina superior derecha de la pantalla. En esta página de inicio, haz clic en “Crear una cuenta” que se encuentra debajo del botón “Iniciar sesión”.
• En la siguiente página, se te pedirá que introduzcas tu dirección de correo electrónico. Si ya tienes una dirección de correo electrónico de Microsoft, puedes utilizarla para crear tu cuenta. Si no tienes una dirección de correo electrónico de Microsoft, haz clic en “Obtener una nueva dirección de correo electrónico” y sigue las instrucciones.
• Luego, se te pedirá que crees una contraseña para tu cuenta de Microsoft. Asegúrate de crear una contraseña segura y que sea fácil de recordar.
• A continuación, deberás proporcionar información personal, como tu nombre y tu fecha de nacimiento.
• Después de introducir tu información personal, se te pedirá que verifiques tu identidad. Puedes hacerlo a través de un mensaje de texto, una llamada telefónica o un correo electrónico.

Ya tienes creada tu cuenta una vez aceptados los términos y condiciones de Microsoft y tendrás acceso a una gran variedad de servicios. A continuación, incluimos un tutorial básico de utilización de las herramientas anteriormente comentadas: Teams, SharePoint, OneDrive y Office 365.

Microsoft Teams

Microsoft Teams, es una de las herramientas colaborativas más populares de Microsoft y en cuanto a su uso podemos destacar los siguientes aspectos:

• Crear un equipo: para empezar a usar Teams, es necesario crear un equipo. Para ello, hay que hacer clic en el botón “Crear equipo” en la parte inferior izquierda de la pantalla, y luego elegir la opción “Crear un equipo desde cero” o “Crear un equipo desde un grupo existente”.
  
  
• Invitar a miembros del equipo: una vez que se ha creado el equipo, se pueden invitar a los miembros del equipo. Para ello, se debe hacer clic en el botón “Agregar miembros” en la parte superior derecha de la pantalla, y luego agregar los nombres de los miembros del equipo.
  
  
• Crear canales: después de haber creado el equipo y añadido a los miembros del equipo, se pueden crear canales para organizar el trabajo. Los canales son subgrupos dentro del equipo que se pueden utilizar para discutir temas específicos. Para crear un canal, hay que hacer clic en el botón “Agregar canal” en la parte superior de la pantalla.
  
  
• Colaborar en archivos: Teams permite a los miembros del equipo colaborar en archivos de manera conjunta. Para ello, se puede hacer clic en el botón “Archivos” en la parte superior de la pantalla, y luego seleccionar el archivo en el que se desea trabajar. Los miembros del equipo pueden trabajar en el mismo archivo en tiempo real, lo que facilita la colaboración.
  
  
• Realizar videollamadas y llamadas de audio: Teams también permite realizar videollamadas y llamadas de audio haciendo clic en el botón “Llamada” en la parte superior de la pantalla, y luego seleccionar la opción de videollamada o llamada de audio.
  
  
• Integrar otras aplicaciones: Teams también permite integrar otras aplicaciones de Microsoft, como SharePoint, OneNote y Outlook. Para ello, se puede hacer clic en el botón “Más opciones” en la parte inferior izquierda de la pantalla, y luego seleccionar la opción “Aplicaciones”.

OneDrive

Con OneDrive, Microsoft, nos ofrece un espacio en la nube, que dependiendo de la versión que contratemos, dispondrá de mayor o menor espacio para guardar o compartir documentos con otros miembros de nuestro equipo, que podrán editarlos y descargarlos en función de los permisos que les concedamos.

Básicamente, podremos realizar las siguientes acciones, una vez iniciada sesión en vuestra cuenta de OneDrive:

• Crea una carpeta o sube archivos a OneDrive arrastrándolos y soltándolos en la interfaz.
• Comparte archivos o carpetas con otros usuarios utilizando la opción “Compartir” y especificando los permisos.
• Accede a los archivos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya que los archivos se sincronizan automáticamente.
• Utiliza la opción de búsqueda para encontrar rápidamente un archivo específico.
• Visualiza archivos sin necesidad de descargarlos utilizando la vista previa integrada.
• Utiliza la función de versiones para mantener un historial de cambios en los archivos.
• Utiliza la papelera de reciclaje para recuperar archivos eliminados accidentalmente.

SharePoint

SharePoint es una plataforma en línea de colaboración y gestión de contenidos. Permite a los usuarios crear sitios web para compartir y colaborar en documentos, imágenes, vídeos y otros tipos de contenido.

Básicamente, una vez iniciada sesión, las funciones que podemos realizar con esta herramienta son:

• Crea un sitio o sube a uno ya existente, los documentos que se quieras compartir.
• Organiza los documentos en bibliotecas de documentos, que permiten establecer permisos para que los usuarios puedan acceder y modificar los documentos.
• Crea listas para gestionar tareas, eventos o contactos.
• Utiliza el calendario para programar eventos y reuniones y compartirlo con otros usuarios.
• Utiliza la papelera de reciclaje para recuperar elementos eliminados accidentalmente.
• Utiliza los flujos de trabajo para automatizar tareas y procesos.
• Crea páginas de SharePoint personalizadas para mostrar información importante o para comunicar mensajes importantes a los miembros del equipo.

Office 365

Office 365 es un servicio en línea de Microsoft que ofrece una suite de aplicaciones de productividad, colaboración y comunicación.

Esta suite nos ofrece la posibilidad de no tener que instalar estas aplicaciones en tu computadora, las aplicaciones se ejecutan en línea y se accede a ellas a través de un navegador web.

Una vez iniciada sesión, podemos realizar las siguientes funciones básicas:

• Utiliza Outlook para administrar tus correos electrónicos y calendarios.
• Utiliza Word para crear y editar documentos de texto.
• Utiliza Excel para crear y editar hojas de cálculo y análisis de datos.
• Utiliza PowerPoint para crear y editar presentaciones.
• Utiliza OneNote para tomar notas y organizar tus ideas.
• Utiliza Teams para comunicarte y colaborar con otros usuarios.
• Utiliza OneDrive para almacenar y compartir archivos en la nube.
• Aprovecha las funcionalidades de SharePoint para gestionar proyectos y compartir documentos con otros usuarios.
• Utiliza las herramientas de seguridad y cumplimiento de Office 365 para proteger tu información y cumplir con las normativas.