Usando herramientas visuales colaborativas II (A2C24B2D02)

Este documento complementa al vídeo A2C24B2V07. Ofrece detalles para el uso de herramientas visuales de colaboración, como Miro, Padlet y Mural. En el vídeo referenciado, se sigue el ejemplo de una campaña para aumentar los espacios verdes de un barrio. Eso permitió explicar de manera concreta muchas de las utilidades de las herramientas, al entender para qué pueden servir en la práctica. Este documento, sin embargo, se centra en el paso a paso para utilizar funcionalidades principales de cada herramienta: integración de las reuniones en línea y presenciales, uso de distintas plantillas según las necesidades del proyecto, las opciones para compartir o restringir qué puede hacer cada persona colaboradora en el proyecto y opciones de presentación de los tableros colaborativos.

Conforme a la propia definición de la aplicación, Miro es una plataforma en línea de pizarras de colaboración que permite a los equipos separados trabajar juntos de manera eficaz. Se van a explicar aquí, paso a paso, algunas de las funcionalidades que se apuntaron en el vídeo referenciado, tales como la integración de las reuniones en línea y presenciales, el uso de distintas plantillas según las necesidades del proyecto y las opciones para compartir o restringir qué puede hacer cada persona colaboradora en el proyecto.

Integración con Meet y Zoom para reuniones

Imaginemos que debemos realizar una reunión para preparar un curso o una campaña. Vamos a usar la pizarra de Miro para colaborar, pero, en principio, la participación efectiva dependerá mucho de la ubicación de los y las distintas participantes. Algunas personas están en una misma sala, viendo una proyección del tablero en una pantalla grande, pero otras están teletrabajando. Todas pueden ver la misma pizarra, si bien no todas pueden comunicarse directamente de viva voz. En estos momentos de desarrollo de la colaboración en línea, a cualquiera le resulta obvio que esas personas pueden establecer una videollamada. Sin embargo, Miro permite ir más allá e integrar esa llamada en la misma pizarra sobre la que todas las personas van a ir exponiendo sus primeras ideas.

Para conseguir eso, debe entrarse en cualquiera de los tableros que ya existen y pinchar en el icono del enchufe, que está arriba a la izquierda (ver imagen 1). Esto despliega un menú que permite usar las aplicaciones que tienen una integración posible con Miro. En una pestaña, se ven las aplicaciones que ya están instaladas en el equipo que se está usando y que puedes incorporar a Miro. En otra pestaña, se encuentran las aplicaciones que puedes integrar en Miro, pero que no están instaladas. Por otro lado, si se sabe qué aplicación se quiere usar, se puede introducir en el buscador e ir a ella directamente.

Imagen 1. Menú de aplicaciones de llamada para integrar en Miro.

Si la aplicación está instalada, podrá accederse a ella desde ese menú. Además, todas las aplicaciones que se instalen van a aparecer al pinchar el icono de integrar en la barra de herramientas vertical que Miro tiene a la izquierda (ver imagen 2).

Así podrán realizarse la llamada por Meet o Zoom e incorporarlas a la misma pizarra en la que está trabajando todo el equipo. La llamada aparecerá en la parte derecha de a pantalla, con el aspecto habitual de cada aplicación y, en ella, podrán hacerse las mismas cosas: escribir mensajes, compartir la propia pantalla, etc.

Imagen 2. Menú lateral izquierdo de las aplicaciones integradas en Miro.

Uso de plantillas

En el vídeo del nivel B1, ya se explicó la importancia de las plantillas. Cuando aún no se tiene un manejo experto de estas herramientas de colaboración, el uso de plantillas ahorra mucho tiempo en los momentos iniciales de diseño. También muestra soluciones de diseño que un usuario inexperto tardaría mucho en encontrar por su propia cuenta.

Miro permite elegir plantilla en distintos momentos. Permite hacerlo en el menú inicial, pero también al abrir un nuevo tablero en blanco. Y, en cualquier momento, se puede pinchar en el botón de plantilla de la barra vertical de menú que se encuentra a la izquierda (ver imagen 3: Icono de “plantillas” en el menú vertical de herramientas de Miro (columna izquierda de la pantalla).

Imagen 3

El asistente de elección muestra algunas opciones de plantilla por defecto. Esto ayuda mucho a que se pueda identificar cuál se adapta más a nuestra situación desde el comienzo: momentos iniciales del proyecto (lluvia de ideas o mapa mental o conceptual), seguimiento de procesos y proyectos ya diseñados (diagrama de flujos o flujo de trabajo), etc. (ver imagen 4). Por otro lado, la comunidad de Miro ha creado muchas plantillas a lo largo de sus proyectos y las ha compartido para que nuevos usuarios o usuarias puedan utilizarlas también, de modo que se encuentran en entre las que Miro pone a disposición.

Imagen 4. Plantillas prediseñadas en Miro, por tipo de plantilla.

Si la previsualización del diseño de estos tableros no aclara las dudas, puede elegirse plantilla en función del tipo del tipo de proceso en el que se va a utilizar el tablero. El asistente para la selección de plantillas agrupa distintos conjuntos de plantillas en función de sus usos generales. Los tipos de procesos se encuentran en este menú situado en la columna izquierda del asistente (ver imagen 5).

Por último, existe una barra de buscador por si, de todas las formas anteriores, no se hubiera encontrado la plantilla adecuada.

Imagen 5. Tipos de plantilla de Miro, agrupadas según el tipo de actividad.

Compartir tableros y sistemas de permisos

Miro y el resto de las herramientas visuales que se exponen en este documento son útiles tanto para organizar de forma individual el propio trabajo, cuando este es complejo, en fases o actividades, por ejemplo, como para colaborar con un equipo de personas en un proyecto. Para esto último, hay que conocer las opciones de compartir los distintos elementos de la aplicación y los sistemas de permisos asociados.

En Miro, ello exige tener en cuenta que hay dos niveles de trabajo colaborativo: el equipo y el tablero:

• El equipo es el grupo de personas que trabajan en un proyecto. La colaboración en los proyectos se estructura en uno o varios tableros.
• El tablero o la pizarra son los distintos espacios de trabajo concretos del equipo (tablero de lluvia de ideas inicial, de seguimiento de los trabajos, de tareas concretas de comunicación o financieras, etc.).

En un proyecto completamente abierto, todos los miembros del equipo tienen acceso a todos los tableros, pero esto puede modularse. También es posible que los tableros sean accesibles a cualquiera que tenga la URL de enlace. Véanse los distintos niveles de acceso a partir del ejemplo de la campaña para proteger los árboles en un vecindario que se usó en el vídeo B2 que explica este documento. En este caso, parece lógico que cualquier vecino/a con el enlace pueda acceder a los tableros iniciales que organizan reuniones, lluvias de idea y materiales de comunicación para la difusión porque es deseable la mayor participación posible. Sin embargo, también existen tareas más técnicas y especializadas que están a cargo de grupos de trabajo concretos. Esas personas de los equipos de trabajo podrán acceder a los tableros de seguimiento de procesos. Finalmente, solo algunas personas podrán acceder a los tableros con información sensible, como las cuestiones financieras, de la producción de actos o del diseño de nuevos cárteles y píldoras de video para redes sociales. Al mismo tiempo, cada grupo de personas indicado podrá tener distintos niveles de permisos en cada tablero al que tiene acceso, desde solo ver, comentar hasta editar, que es el nivel máximo (ver tabla 1).

En Miro todas estas posibilidades se pueden activar en el botón “compartir” situado en la parte superior derecha de la pantalla, cuando estás en un tablero concreto (ver imagen 6:  Botón para gestionar acceso y permisos de edición en Miro).

Imagen 6

Pinchando en él se despliega el siguiente menú, donde se puede hacer lo indicado, incluido incrustar o embeber el código de un tablero en cualquier otro espacio web e introducir comentarios en la invitación que se envíe para que las personas invitadas sepan qué hay que hacer en ese tablero o equipo (ver imagen 7).

Imagen 7. Panel de control de las opciones de compartir y otorgar permisos en Miro.

Padlet es una herramienta de creación de tableros colaborativos, similar a Miro, pero quizá con un mayor peso del diseño y la dimensión visual. En esta sección se va a documentar paso a paso cómo usar distintas plantillas, qué opciones existen a la hora de compartir nuestros tableros para mejorar la colaboración y el modo de presentación de los tableros.

Uso de plantillas

Tal como se indicó en el apartado 2.2. para Miro, el uso de plantillas prestablecidas cuando se empieza un tablero es la forma más cómoda de iniciarse con las aplicaciones visuales de colaboración. Aquí, de nuevo, debe pensarse en qué tipo de actividad se inicia, para seleccionar la plantilla más conveniente. Por ejemplo, si es una actividad secuencial, en la que unas tareas dan paso a otras, como el diseño de un entrenamiento para una carrera, conviene usar plantillas tipo línea del tiempo (timeline, en inglés) que de manera horizontal o vertical permiten añadir información, imágenes, vídeos y enlaces a cada paso. Si, en cambio, se quiere organizar una actividad compleja, donde los conceptos o actividades tienen relaciones entre sí, puede convenir más un mapa de conceptos o una plantilla tipo lienzo (canva) donde los pondremos en relación de forma más libre.

Al crear un tablero, Padlet te propone esas distintas plantillas, primero en sus formas simples (simple formats) y luego mezclando unas plantillas con otras (advanced formats) (ver imagen 8).

Si se mueve el ratón encima de cada una de las opciones, Padlet mostrará una previsualización o imagen estimada de cómo quedaría ese diseño, de forma que sea más fácil identificar si resulta interesante.

Imagen 8. Formatos de plantillas prestablecidas en Padlet.

Compartir tableros y sistema de permisos

Tal como se vio para Miro, estas herramientas visuales, además de organizar de forma individual el propio trabajo permiten colaborar con un equipo de personas en un proyecto. Para esto último hay que conocer las opciones de compartir los distintos elementos de la aplicación.

Estas son las opciones principales para compartir. El icono para compartir es esta flecha, que se encuentra entre los iconos de la derecha o de la parte de abajo, según la aplicación se ve a pantalla completa o no (ver imagen 9).

Imagen 9. Botón que despliega las opciones para compartir en Padlet.

Tras pinchar en ese icono, se pueden ver diferentes opciones:

• Añadir miembros. Permite compartir el tablero directamente con otras personas, indicando su nombre de usuario en Tablet o el correo electrónico, al que le enviará una invitación.
• El nivel de compartición. La opción “cambiar privacidad” permite elegir entre distintos modelos, según cómo acceder al tablero y qué puede hacer o qué permisos tiene quien puede acceder al tablero, en la pestaña permisos del solicitante (ver imagen 10), tal como se vio antes para Miro:

Imagen 10. Menú para configurar el acceso compartido a un tablero en Padlet.

• La forma de compartir. Más abajo aparecen distintas formas de compartir el tablero, a través de un enlace, de una presentación, de un código QR, correo electrónico, redes sociales o Google Classroom. Otra forma de compartir el tablero es exportándolo como un nuevo archivo de distinto tipo: imagen, PDF, conjunto de datos CSV u hoja de Excel. Como es obvio, el tipo de archivo a elegir depende del tipo de tablero que se esté haciendo, por ejemplo, si éste es más visual o está más cargado de datos.

Presentar el tablero

La presentación del tablero es otra opción interesante en Padlet. Es una forma de trasladar, diapositiva tras diapositiva, el contenido de cada etiqueta del tablero. Esta opción puede ser interesante cuando todas las ideas y etiquetas del tablero tengan una relación tal que tenga sentido verla en su conjunto (ver imagen 11), pero también verlas con una explicación más pormenorizada, etiqueta a etiqueta, en diferentes diapositivas.

La opción de presentar tiene un icono con forma de play en la barra de herramientas a la derecha o abajo, según la extensión de la pantalla. Así se ve la diferencia entre el modo tablero y el modo presentación (ver imagen 12):

Imagen 11. Vista de conjunto de todos los elementos de un tablero en Padlet.

Imagen 12. Vista de una de las etiquetas de un tablero en Padlet en el modo “presentación”.

Mural es otra herramienta visual de colaboración muy útil, respecto a la que se van a detallar aquí algunas funcionalidades relevantes, como las diferencias entre las plantillas disponibles y las opciones para compartir y proteger el trabajo de forma colaborativa.

Uso de plantillas

Mural permite una gran profundidad de detalles y de elementos a incorporar en cada tablero y está pensado para el seguimiento de proyectos complejos y de largo recorrido. Tan es así, que puede ser aconsejable aumentar y disminuir el zoom para ver bien el nivel de detalle que te interese en cada momento, con la ruleta del ratón o usando a la vez los dos dedos sobre el pad del teclado en los ordenadores portátiles y los móviles o tablets.

En la pantalla de inicio de Mural, puede verse a la izquierda, bajo el título de workspace la opción templates (plantillas). Al pinchar ahí, se ven distintas categorías de plantillas, orientadas sobre todo a la actividad profesional: estrategia y planificación, investigación, lluvia de ideas, planificación de proyectos, diagrama de flujo para tareas, fidelización de clientes, etc. (ver imagen 13).

Menú de plantillas de Mural.

Compartir tableros y sistema de permisos

Al igual que otras herramientas, Mural permite compartir los tableros para organizar un trabajo colaborativo. Esto se hace pinchando en el botón rojo “Share” o “Compartir”, situado en la parte superior derecha de la pantalla. Así, se despliega en menú (ver imagen 14), que muestra las opciones habituales para compartir tableros, mediante un enlace (link) o correo electrónico y con la opción de establecer permisos en dos niveles (solo ver o editar).

Imagen 14. Menú para compartir tableros y establecer permisos de Mural.

Mural ofrece una última opción interesante para importar grupos de trabajo (“import group”, abajo en la imagen 14). La cuestión es que, si ya se ha establecido un grupo de trabajo para el desarrollo de un proyecto, es posible coger los datos de ese grupo y compartir el nuevo tablero al conjunto de ese grupo, con la misma configuración de permisos que se tenía. De este modo, si se ha terminado un proyecto y se inicia otro con el mismo equipo base, no hace falta compartir tablero y otorgar permisos uno a uno, sino que se puede copiar el sistema de compartición y permisos ya consolidado.