Trello, MS-Planner, Doodle, Monday (A2C24A2D04)

En este documento se presentan las funciones avanzadas de las herramientas de planificación en la red Trello, MS- Planner, Doodle y Monday. Es, por tanto, este documento complementario a los vídeos:

Tal y como ya se ha tratado, Trello, MS-Planner, Doodle y Monday son herramientas colaborativas que facilitan la planificación y gestión de proyectos. Son muy populares y ampliamente utilizadas. Cada una de ellas ofrece una variedad de funciones avanzadas que facilitan la organización del trabajo en equipo.

Las funciones avanzadas de una aplicación o programa son herramientas y características adicionales que permiten ir más allá de las funcionalidades básicas. Estas funciones están diseñadas para mejorar la eficiencia, la productividad y la personalización. Las herramientas para la organización del trabajo colaborativo ofrecen una amplia variedad de funciones avanzadas. A continuación, se presentan algunas de las funciones avanzadas más comunes en estas herramientas:

• Comunicación en tiempo real: muchas herramientas de planificación en la red ofrecen la posibilidad de comunicarse en tiempo real a través de chat, videoconferencia o llamadas de voz.
• Integraciones con otras herramientas: muchas herramientas de trabajo colaborativo en línea ofrecen integraciones con otras herramientas de uso habitual para los equipos de trabajo.
• Gestión de proyectos: es común en estas herramientas que ofrezcan una amplia variedad de funciones avanzadas de gestión de proyectos, como seguimiento de tareas, asignación de tareas, establecimiento de plazos, priorización y gestión de recursos.
• Automatizaciones: las funciones de automatización de tareas repetitivas también están disponibles en algunas herramientas de planificación y trabajo colaborativo.
• Análisis y reportes: algunas herramientas de organización del trabajo colaborativo cuentan con funciones avanzadas de análisis y reportes que hace posible que los usuarios midan el rendimiento del equipo, realicen un seguimiento del progreso del proyecto y analicen los datos de uso para identificar áreas de mejora.

Si bien estas son algunas de las funciones avanzadas disponibles en las herramientas de planificación en línea, cada herramienta tiene sus propias características únicas ye incorpora funciones avanzas diversas.

En resumen,

Las funciones avanzadas son herramientas adicionales que permiten a los usuarios mejorar su experiencia de uso al sacar el máximo provecho a la aplicación.

 

A continuación, se describen las funciones avanzadas más destacadas de las herramientas para la organización del trabajo colaborativo Trello, MS-Planner, Doodle y Monday.

Trello es una herramienta muy versátil con una amplia gama de funciones avanzadas que ayudan a los usuarios a organizar y administrar sus proyectos. A continuación, se presentan algunas de las funciones avanzadas de Trello:

1 |  Etiquetas: Las etiquetas son una excelente manera de clasificar y organizar las tarjetas en Trello. Algunas de las funciones avanzadas de etiquetas de Trello son:

• Creación de etiquetas personalizadas: Trello permite a los usuarios crear etiquetas personalizadas con diferentes colores y nombres.
• Etiquetas para filtrar tarjetas: Trello ofrece la posibilidad de filtrar tarjetas según las etiquetas aplicadas. Por ejemplo, si un equipo tiene varias tarjetas en diferentes listas con la etiqueta “Prioritario”, pueden filtrar todas las tarjetas con esa etiqueta para tener una vista rápida de las tareas que se deben realizar de manera prioritaria.
• Etiquetas para asignar responsabilidades: los usuarios pueden usar etiquetas para asignar responsabilidades a los miembros del equipo.
• Etiquetas para indicar el estado de la tarea: también es posible usar etiquetas para indicar el estado en el que se encuentra una tarea, por ejemplo, “En proceso”, “Completado”, “Pendiente”, etc.
• Etiquetas para clasificar por tipo de tarea: las etiquetas también pueden usarse para clasificar las tareas según el tipo, por ejemplo, “Análisis”, “Evaluación”, “Diseño”, etc.

2 |  Campos personalizados: Trello permite a los usuarios agregar campos personalizados a las tarjetas para recopilar información adicional sobre un proyecto o tarea. Estos campos pueden ser de varios tipos, como texto, números, fechas, listas de selección, entre otros.

3 |  Integraciones: Trello ofrece integraciones con una amplia gama de aplicaciones y herramientas, lo que permite a los usuarios conectar Trello con otras herramientas que utilizan regularmente, como Slack, Google Drive o GitHub.

Fuente: trello.com/home

4 |  Automatizaciones: Trello también ofrece una función de automatización que permite a los usuarios crear reglas que automatizan tareas repetitivas. Esta función está disponible a través de la herramienta “Butler”, que se encuentra en el menú de “Automatizaciones” en Trello. Con ello los usuarios pueden crear una regla para que, por ejemplo, se agregue automáticamente una etiqueta a una tarjeta cuando se mueve a una lista específica.

5 |  Archivos adjuntos: La función avanzada de archivos adjuntos permite a los usuarios adjuntar archivos a las tarjetas en sus tableros, facilitando la gestión de documentos y archivos relacionados con un proyecto. Los archivos adjuntos se pueden agregar a una tarjeta de Trello de varias maneras. La forma más común de hacerlo es arrastrar y soltar un archivo desde el escritorio o desde otra  aplicación en la tarjeta de Trello.

Los archivos adjuntos pueden ser de cualquier tipo, incluyendo documentos de texto, imágenes, videos y archivos de audio. Además, los usuarios también pueden adjuntar enlaces a archivos almacenados en servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox o OneDrive

6 |  Calendarios: Trello también ofrece un calendario integrado que permite a los usuarios visualizar todas las tarjetas y tareas en un formato de calendario. Para habilitar la función de calendario en Trello, los usuarios pueden agregar el complemento de calendario a su tablero de Trello. Una vez instalado, pueden ver un calendario de todas las tarjetas en el tablero y de todas las listas del tablero que tengan fechas de vencimiento. El calendario se puede ver en la vista de calendario mensual, semanal o diaria.

Fuente: trello.com/home

7 |  Comentarios y notificaciones: los usuarios pueden dejar comentarios en las tarjetas y recibir notificaciones cuando se realizan cambios en una tarjeta o se les menciona en un comentario. Cuando un usuario hace un comentario en una tarjeta, todos los miembros del tablero que tengan acceso a la tarjeta recibirán una notificación en tiempo real.

Los usuarios también pueden mencionar a otros miembros del equipo en sus comentarios usando el signo “@” seguido del nombre del miembro. Esto alertará a ese miembro en particular y lo notificará sobre el comentario. Además, Trello permite adjuntar archivos a los comentarios.

La función de notificaciones personalizadas es otra de las funciones avanzadas de Trello. Con ella los usuarios pueden elegir cuándo y cómo reciben notificaciones: en tiempo real, diariamente o semanalmente y pueden configurar las notificaciones para que se envíen por correo electrónico, en la aplicación móvil o mediante mensajes push.

En resumen,

Las funciones avanzadas de Trello incluyen etiquetas, integraciones, campos personalizados, automatizaciones, calendario, comentarios y notificaciones, y archivos adjuntos. Estas herramientas permiten a los usuarios personalizar y automatizar su flujo de trabajo en Trello, lo que facilita la gestión de tareas y proyectos.

 

Microsoft Planner es una herramienta de gestión de proyectos y tareas que se incluye como parte del paquete Office 365. Es una herramienta que nos permite organizar los equipos de trabajo de una forma estructurada e intuitiva, ya que facilita la asignación de tareas, el seguimiento y el trabajo en equipo. A continuación, se detallan algunas de las funciones avanzadas de Microsoft Planner:

1 |  Gráficos de progreso: los gráficos de progreso permiten a los usuarios realizar un seguimiento visual del progreso de sus proyectos. Así, pueden ver en forma de gráfico de barras, el progreso de cada tarea y proyecto en una escala de tiempo determinada. Se puede personalizar la escala de tiempo del gráfico optando entre diaria, semanal o mensual, dependiendo de las necesidades del proyecto.

2 |  Integración de Microsoft Teams: Microsoft Planner se integra perfectamente con Microsoft Teams, haciendo posible que los usuarios creen planes y asignen tareas directamente desde la plataforma de Teams. También pueden recibir notificaciones y actualizaciones sobre las tareas de Planner en Teams.

3 |  Vistas personalizables: los usuarios pueden personalizar las vistas de Planner para adaptarla a sus necesidades. Pueden cambiar entre la vista de tarjetas, la vista de lista o la vista de gráfico para ver las tareas y los proyectos de diferentes maneras. También pueden agregar filtros y ordenar las tareas para una mejor organización.

4 |  Asignación de tareas: los usuarios pueden asignar tareas a miembros específicos del equipo y establecer fechas de vencimiento. Para asignar una tarea, el usuario puede seleccionar la tarea en cuestión y hacer clic en “Asignar tarea” en la barra de herramientas. Luego, puede seleccionar un miembro del equipo al que desea asignar la tarea, y agregar cualquier detalle adicional que sea necesario, como una fecha límite o una descripción detallada de la tarea. Una vez asignada la tarea, el miembro del equipo seleccionado para ella, recibirá una notificación de la tarea en su bandeja de entrada de Planner y en su bandeja de entrada de correo electrónico. Además, puede ver la tarea en su propia lista de tareas personales y en su vista de “Mis tareas”.

Fuente: e.digitall.org.es/ms-planner

5 |  Colaboración en tiempo real: los usuarios pueden colaborar en tiempo real en los planes y tareas de un proyecto. Los usuarios pueden comentar sobre las tareas, adjuntar archivos y realizar cambios en tiempo real. Además, esta función avanzada permite que los usuarios pueden ver los cambios realizados por otros miembros del equipo en tiempo real.

6 |  Integración con Outlook: los usuarios pueden integrar MS-Planner con Outlook y ver sus tareas y proyectos de Planner directamente en su calendario de Outlook. También pueden enviar correos electrónicos desde MS-Planner y recibir notificaciones de correo electrónico sobre las tareas pendientes.

En resumen,

Microsoft Planner ofrece una variedad de funciones avanzadas que permiten a los usuarios personalizar sus vistas, realizar un seguimiento del progreso de sus proyectos, asignar tareas a miembros específicos del equipo, colaborar en tiempo real y recibir notificaciones y actualizaciones sobre las tareas pendientes. Además, MS-Planner se integra con otros servicios de Microsoft, como Teams y Outlook, lo que facilita aún más la gestión de proyectos.

Doodle es una herramienta online para planificar reuniones o eventos en un equipo de trabajo. Veamos a continuación algunas de sus funciones avanzadas:

1 |  Integraciones: Doodle ofrece una amplia variedad de integraciones, entre las que se incluyen:

• Google Calendar: los usuarios pueden sincronizar los eventos creados en Doodle con su calendario de Google, lo que permite una mejor gestión del tiempo.
• Outlook: la integración de Outlook hace posible programar y enviar invitaciones de reuniones directamente desde la aplicación de Outlook.
• Zoom: los usuarios pueden integrar Doodle con Zoom para programar y programar reuniones en línea directamente desde la plataforma de Doodle.
• Slack: los usuarios pueden programar reuniones y enviar recordatorios directamente desde la plataforma de Slack.
• Salesforce: la integración de Salesforce hace posible que se agreguen reuniones de Doodle a los registros de Salesforce y se realice un seguimiento de las interacciones con los clientes.
• Zapier: esta integración permite a los usuarios conectarse con otras aplicaciones y automatizar tareas para mejorar la eficiencia.

Doodle también se integra con otras aplicaciones populares como Trello, Asana, Basecamp, Evernote y muchas más.

2 |  Automatización: la función de automatización de Doodle permite a los usuarios enviar recordatorios automáticos por correo electrónico para asegurarse de que los participantes no olviden sus compromisos.

Fuente: doodle.com/es

3 |  Encuestas personalizadas: los usuarios pueden personalizar las preguntas y las opciones de respuesta en las encuestas de Doodle para adaptarse a sus necesidades. Algunas de las formas en que se pueden personalizar las encuestas incluyen:

• Logotipos: Es posible agregar un logotipo a la encuesta.
• Colores: Se pueden personalizar los colores de la encuesta, eligiendo aquellos que resulten más adecuados en cada momento.
• Fondo: Agregar imágenes en el fondo de una encuesta es posible en Doodle.
• Preguntas: Se pueden crear preguntas personalizadas para la encuesta y agregar opciones de respuesta para que los participantes puedan seleccionar.
• Opciones de configuración avanzada: Los usuarios pueden configurar opciones avanzadas como permitir respuestas anónimas, mostrar los resultados de la encuesta a los participantes, establecer una fecha de finalización para la encuesta, entre otras.

Fuente: doodle.com/es

4 |  Integración de pagos: Doodle también ofrece una función de integración de pagos para eventos que requieren tarifas. La integración de pagos de Doodle funciona mediante la integración con proveedores de pago externos, como PayPal y Stripe. Los usuarios pueden configurar la integración de pagos en la configuración de la encuesta de Doodle y agregar un botón de pago a la página de la encuesta. Los participantes pueden hacer clic en el botón de pago para realizar el pago y confirmar su inscripción en el evento.

5 |  Soporte multilingüe: esta función avanzada permite crear encuestas y recibir respuestas en varios idiomas. Para usar la función de soporte multilingüe de Doodle, los usuarios deben crear la encuesta en un idioma base y luego agregar idiomas adicionales. Posteriormente, se pueden agregar preguntas y opciones de respuesta en cada idioma adicional. Cuando un participante selecciona un idioma diferente al idioma base, se muestra la versión de la encuesta en el idioma seleccionado. Además, Doodle ofrece la posibilidad de traducir automáticamente la encuesta utilizando el servicio de traducción de Google.

6 |  Seguridad avanzada: Doodle utiliza protocolos de seguridad avanzados para proteger la información personal de los usuarios y garantizar la privacidad de los datos. Entre las funciones de seguridad avanzada de Doodle es posible señalar:

• Autenticación de dos factores: Doodle admite la autenticación de dos factores, lo que significa que los usuarios deben proporcionar dos formas de identificación para acceder a su cuenta. Esto mejora la seguridad de la cuenta y evita el acceso no autorizado.
• Encriptación SSL: Doodle utiliza encriptación SSL (Secure Socket Layer) para cifrar los datos que se transmiten entre el navegador web del usuario y los servidores de Doodle. Esto garantiza que los datos de los usuarios estén protegidos y no puedan ser interceptados por terceros.
• Restricciones de acceso: Doodle permite a los usuarios restringir el acceso a sus encuestas y eventos a través de una variedad de opciones. Se pueden establecer contraseñas de acceso, restringir el acceso solo a usuarios registrados o agregar una lista de direcciones IP autorizadas.
• Cumplimiento de GDPR: Doodle cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, que garantiza que los datos personales de los usuarios estén protegidos y procesados de acuerdo con las leyes de privacidad de la UE.
• Cumplimiento de HIPAA: Doodle también cumple con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud (HIPAA) de los Estados Unidos, lo que significa que se puede utilizar Doodle para programar citas médicas y cumplir con los requisitos de privacidad de HIPAA.

Fuente: doodle.com/es

En resumen,

Doodle ofrece diversas funciones avanzadas para facilitar la gestión de la programación de reuniones y eventos. Las integraciones, automatización, encuestas personalizadas, integración de pagos, soporte multilingüe y seguridad avanzada son algunas de las funciones que hacen que Doodle sea una herramienta útil y eficaz para programar reuniones y eventos con éxito.

Monday es una herramienta de gestión de proyectos y colaboración en línea, que se puede emplear para organizar tareas y realizar el seguimiento con un equipo de trabajo. Monday ofrece una variedad de funciones avanzadas, entre las que destacan:

1 |  Automatizaciones: Monday dispone de múltiples automatizaciones permiten ahorrar tiempo automatizando tareas repetitivas y agilizando el flujo de trabajo. Algunas de las más útiles son:

• Asignación de tareas: asignar automáticamente una tarea a un miembro del equipo en función de ciertos criterios, como la fecha de vencimiento, el estado de la tarea, la etiqueta asignada y más.
• Notificaciones: enviar notificaciones a los miembros del equipo cuando se realizan cambios en una tarea o cuando se cumplen ciertos criterios.
• Creación de actualizaciones: crear una actualización cuando se realiza una acción en una tarea, como la asignación a un miembro del equipo o el cambio de estado.
• Cambio de estado: cambiar automáticamente el estado de una tarea cuando se cumplen ciertos criterios, como la fecha de vencimiento o la respuesta del cliente.
• Creación de elementos: crear automáticamente elementos en otros tableros o en aplicaciones externas cuando se realizan acciones en una tarea.
• Copia de elementos: copiar automáticamente elementos de un tablero a otro cuando se cumplen ciertos criterios.

2 |  Integraciones: Monday se integra con una amplia gama de aplicaciones populares, como Slack, Zoom, Google Drive, Microsoft Teams, Trello y más. Las integraciones permiten a los usuarios agregar más funcionalidades a su flujo de trabajo y mantener todos sus datos sincronizados en diferentes plataformas.

3 |  Plantillas personalizables: Monday ofrece una variedad de plantillas predefinidas que pueden ser personalizadas para satisfacer las necesidades específicas de un equipo. Las plantillas incluyen opciones para proyectos de marketing, recursos humanos, ventas, ingeniería, finanzas y más.

Fuente: monday.com/lang/es

3 | Plantillas personalizables: Monday ofrece una variedad de plantillas predefinidas que pueden ser personalizadas para satisfacer las necesidades específicas de un equipo. Las plantillas incluyen opciones para proyectos de marketing, recursos humanos, ventas, ingeniería, finanzas y más.

4 | Seguimiento de tiempo: la función de seguimiento de tiempo de Monday permite rastrear el tiempo que se dedica a cada tarea. Esto es especialmente útil para proyectos facturables o para identificar qué tareas consumen más tiempo. Algunas de las características avanzadas del seguimiento de tiempo incluyen:

• Registros de tiempo: se pueden crear registros de tiempo para cada tarea o proyecto en el que trabajan.
• Notificaciones: es posible recibir notificaciones para recordar que hay que registrar el tiempo o para informar de que se ha superado una cierta cantidad de tiempo en una tarea.
• Informes de tiempo: se pueden generar informes de tiempo que muestran el tiempo dedicado a diferentes tareas o proyectos en un período de tiempo determinado.
• Integración con otras herramientas: Monday se integra con otras herramientas de seguimiento de tiempo, como Toggl y Harvest, facilitando la importación de datos de seguimiento de tiempo de estas herramientas a Monday.

5 |  Tableros personalizables: Monday ofrece la posibilidad de crear tableros personalizados para organizar y visualizar información de diferentes maneras. Los usuarios pueden agregar columnas personalizadas, cambiar el diseño y organizar la información de la manera que mejor se adapte a sus necesidades.

6 |  Control de versiones: Monday ofrece un historial de versiones para cada elemento del proyecto, lo que permite a los usuarios ver cambios y revertir a versiones anteriores si es  necesario.

Fuente: monday.com/lang/es

7 |  Análisis y seguimiento: Monday dispone de informes avanzados y análisis para ayudar a medir el rendimiento del equipo y del proyecto. Los usuarios pueden rastrear el progreso de sus proyectos, identificar cuellos de botella y tomar medidas para mejorar el rendimiento.

En resumen,

Monday ofrece una amplia gama de funciones avanzadas para la gestión de proyectos y el trabajo en equipo, que incluyen automatizaciones, integraciones, plantillas personalizables, seguimiento de tiempo, tableros personalizables, control de versiones y análisis y seguimiento.

Como se ha podido comprobar, las herramientas planificación en la red Trello, MS-Planner, Doodle y Monday ofrecen múltiples funciones avanzadas que facilitan su utilización, mejorando la eficiencia, la productividad y la personalización de las mismas.