Gestores de correo electrónico
En la actualidad, la comunicación a través de medios electrónicos ha aumentado en gran medida, complementando e incluso sustituyendo a los medios de comunicación tradicionales. Entre las distintas formas de comunicación electrónica, es necesario destacar el uso de los servicios de correo electrónico como una de las principales formas de comunicación entre las personas, siendo Gmail y Outlook dos de las herramientas más utilizadas para este fin.
A continuación, se analizarán estas dos herramientas, destacando sus características y las funciones principales que ofrece cada una de ellas.
Nota
En 2021, según Statista, había poco más de 4.000 millones de cuentas de correo electrónico activas en todo el mundo, y se estima que para el año 2025 esta cifra habrá aumentado hasta algo más de 4.500 millones.
Usuarios de cuentas de correo electrónico en el mundo hasta 2025 | Statista
VÍDEO
En este vídeo se explican de manera general los sistemas de correo electrónico, destacando las direcciones de correo, el proceso de envío y recepción, y los usos.
Outlook
Outlook, como se ha mencionado previamente, es una herramienta que permite el intercambio de correos electrónicos. Pertenece a la compañía Microsoft, y se encuentra dentro de las aplicaciones que forman parte del paquete Microsoft 365. De esta manera, Outlook tiene una versión gratuita además de una versión de pago mediante la suscripción Premium a través de Microsoft 365.

Figura 1. “Logotipo de Outlook”. Recuperado de Logos-World.
Menú y funciones
A pesar de ser uno de los servicios de correo electrónico más populares, esta no es su única utilidad. Entre las funciones que permite la herramienta Outlook, destacan las siguientes:
- Recepción y envío de correos electrónicos.
- Creación de un calendario individual o compartido con otras personas.
- Programación de reuniones mediante la administración del calendario, y realización de un seguimiento de éstas.
- Envío de archivos con otras personas mediante la nube.
- Utilización de los servicios de Outlook a través de distintos dispositivos y sistemas operativos (Windows, MacOS, Android...).
- Acceso a otras aplicaciones de Microsoft desde Outlook.
- Personalización de la aplicación a través de distintas opciones de vista y de categorización de correos.
Áreas
Debido a la diversidad de funciones que ofrece esta herramienta, el menú de Outlook está organizado en diferentes apartados, que varían en función del dispositivo y el sistema operativo desde el que se utilice el servicio. Además, con el fin de facilitar el acceso, este servicio incluye una barra de búsqueda que permite acceder a los contactos deseados y a correos electrónicos. concretos. De esta manera, Outlook cuenta con cuatro áreas principales:
Figura 2. “ÁREAS PRINCIPALES DE OUTLOOK” (elaboración propia)
Área | Descripción |
---|---|
Correo electrónico | Tiene tres paneles principales. El panel situado más a la izquierda recoge las distintas carpetas, mientras que el panel que queda inmediatamente a su derecha muestra los distintos correos electrónicos de la carpeta seleccionada. Por último, el panel de la derecha es el panel de lectura, en el que se muestra el correo electrónico en cuestión y su contenido. Desde esta área se pueden tanto enviar y recibir correos, como organizar y categorizar éstos. |
Calendario | El área del calendario permite elegir entre distintos tipos de vista: mes, semana, semana laboral y día. De esta manera, y de forma muy visual, se tiene acceso a las distintas reuniones y eventos, así como a la información de cada una de ellas. |
Personas | En este apartado, a través de la creación y la edición de los contactos, se puede realizar un seguimiento de aquellas personas con las que se mantiene o se ha mantenido una comunicación. |
Tareas | El área de tareas facilita una mejor organización mediante la creación de tareas. En este sentido, se puede establecer el asunto, la fecha y la prioridad de cada tarea, así como fijar un recordatorio para cada una. A través de este apartado, por tanto, se tiene acceso a la lista de tareas pendientes. En esta área se encuentran dos apartados: “Tareas” y “To Do”. |
De esta manera, las distintas áreas quedarían recogidas en el lado izquierdo de la aplicación a través de distintos iconos, como se muestra a continuación.

Figura 3. “Áreas de Outlook en su interfaz”. Elaboración propia.
Por todo ello, y tal como se ha mencionado al principio, la figura anterior muestra que Microsoft Outlook no es únicamente un servicio de correo electrónico, sino que aúna en una sola herramienta distintas funcionalidades que permiten tanto la comunicación con otras personas como la organización y planificación de las tareas individuales y colectivas.
Saber más
Se puede obtener más información acerca de la herramienta Outlook en los siguientes enlaces:
- Correo y calendario personal de Microsoft Outlook | Microsoft 365
- Aprendizaje de Outlook - Soporte técnico de Microsoft
En estos enlaces se proporciona información más detallada sobre las características de este servicio, así como diversidad de tutoriales para realizar las acciones comentadas.
Gmail
Gmail, al igual que Outlook, es una de las herramientas de correo electrónico más populares entre los/as usuarios/as de Internet. En este caso, Gmail pertenece a la compañía Google, y se encuentra incluida entre las aplicaciones que forman Google Workspace. De esta manera, ofrece tanto una versión gratuita como una suscripción de pago a través de los distintos planes de Google Workspace.

Figura 4. “Logotipo de Gmail”. Recuperado de Logos-World.
Menú y funciones
La aplicación Gmail es muy conocida por los servicios que ofrece en cuanto a la comunicación con otras personas a través de correos electrónicos, los cuales se almacenan en la nube y permiten el acceso desde cualquier dispositivo con navegador web. Sin embargo, las funciones de esta herramienta van más allá de esta utilidad, permitiendo de manera general:
- Comunicación con otras personas a través de correos electrónicos.
- Creación, consulta y seguimiento de eventos.
- Posibilidad de comunicarse por chat, videollamadas y llamadas de voz.
- Edición y modificación de tareas.
- Envío de archivos y tareas a otras personas para poder colaborar con ellas.
- Acceso a otras aplicaciones de Google como Calendar o Meet, entre otras.
- Utilización de todos los servicios de Gmail a través de distintos dispositivos y sistemas operativos (Windows, Android...).
- Personalización de la aplicación a través de distintas opciones de organización y vista, así como complementos externos que se pueden instalar.
De esta manera, una de las características principales de Gmail es que ofrece distintos canales de comunicación según las necesidades del momento.

Figura 5. “Canales de comunicación de Gmail”. Elaboración propia.
Los canales de comunicación que ofrece Gmail se sitúan en la parte izquierda de la aplicación, diferenciados mediante distintos iconos. A su vez, cada uno de ellos tiene subapartados que aparecen a la derecha del apartado seleccionado. Sin embargo, es el canal de correo electrónico el que más apartados tiene, ya que en el resto de los canales únicamente aparecen las distintas opciones para crear un nuevo chat, espacio o llamada.
Atención
Estas opciones de comunicación no aparecen como predeterminadas en Gmail, sino que para ¡ acceder a ellas y anclarlas en la pantalla de inicio es necesario hacerlo desde el apartado de ajustes ¡ de este servicio.

Figura 6. “Canales de comunicación en su interfaz”. Elaboración propia.
Áreas
La información comentada hasta el momento confirma que, al igual que Outlook, la herramienta Gmail es también un servicio que no ofrece únicamente el intercambio de correos electrónicos, sino que posee diversas utilidades que facilitan tanto la comunicación con otras personas como la planificación propia y colectiva, por lo que tiene distintas áreas.
Figura 7. “ÁREAS PRINCIPALES DE GMAIL” (elaboración propia)
Área | Descripción |
---|---|
Correo electrónico | Esta área se divide en dos partes principales. Por un lado, a la izquierda se muestra una barra vertical en la que aparecen las distintas carpetas de correos electrónicos, así como las opciones para redactar un correo o añadir una nueva etiqueta. Por otro lado, inmediatamente a la derecha se muestra la lista de correos que se encuentran en la carpeta seleccionada. Al clicar en un correo, esta lista desaparece para dejar paso a un panel de lectura en el que se muestra el contenido del mensaje seleccionado. Además, con el fin de facilitar la navegación entre los distintos mensajes, en la parte superior se encuentra un buscador que permite un acceso más rápido a los correos necesarios. |
Calendario | Desde esta área se puede acceder a Google Calendar sin salir de Gmail, por lo que permite ver los eventos programados, así como responder a ellos. Además, ofrece distintas vistas, lo que permite ver los eventos de un solo día o de la agenda completa. |
Notas | En este caso, la aplicación de Google Keep, a través de Gmail, permite la creación y modificación de notas de texto. |
Tareas | Esta área funciona a través de la aplicación de Google Tasks, y permite crear y modificar tareas individuales que, de manera automática, conforman una lista de tareas que se mostrará en el lado derecho de la pantalla. Además, se pueden crear y gestionar tareas de grupo entre los miembros pertenecientes a los espacios de los canales de comunicación mencionados anteriormente. |
Contactos | En este apartado aparecen los contactos vinculados a la cuenta de Gmail correspondiente, así como la opción de añadir nuevos. |
En el caso de Gmail, las áreas comentadas en la figura anterior se encuentran distribuidas tanto en el lado izquierdo como en el derecho, ya que a la izquierda se sitúa el correo electrónico, junto al resto de canales de comunicación si se elige esa opción, mientras que el resto de las áreas se sitúan en la barra vertical que se encuentra al lado derecho del servicio. Además, Gmail ofrece una opción al final de esta barra que permite descargar gran cantidad de complementos desde Google Workspace Marketplace. De esta manera, las áreas quedarían organizadas mediante iconos de la siguiente manera:

Figura 8. “Áreas de Gmail en su interfaz”. Elaboración propia.
Saber más
Se puede obtener más información acerca de la herramienta Gmail en los siguientes enlaces:
- Formación y ayuda sobre Gmail - Centro de Aprendizaje de Google Workspace
- Hoja resumen de Gmail - Ordenador - Centro de Aprendizaje de Google Workspace
- Usar otras aplicaciones sin salir de Gmail - Centro de Aprendizaje de Google Workspace
En estas direcciones se proporciona más información acerca del servicio de Gmail, además de distintas guías que establecen los pasos a seguir para realizar ciertas acciones.
BIBLIOGRAFÍA
Google (s.f.). Correo electrónico seguro, inteligente y fácil de usar. Recuperado de: https://www.google.com/intl/es-419/gmail/about/
Google (s.f.). Empezar a utilizar Gmail: Usar otras aplicaciones sin salir de Gmail. Recuperado de: https://support.google.com/a/users/answer/9923109?hl=es&ref_topic=9259942&sjid=14211717391440917406-EU
Google (s.f.). Formación y ayuda sobre Gmail. Recuperado de: https://support.google.com/a/users/answer/9259748?visit_id=638326064938034736-871995329&hl=es&rd=1#get-started
Google (s.f.). Hoja resumen de Gmail. Recuperado de: https://support.google.com/a/users/answer/9789873?sjid=15658226941728350303-EU&visit_id=638326064938034736-871995329&rd=1&co=GENIE.Platform%3DDesktop&oco=1
Logos-World (2023, marzo). Gmail Logo. Recuperado de: https://logos-world.net/gmail-logo/
Logos-World (2023, Abril). Outlook Logo. Recuperado de: https://logos-world.net/outlook-logo/
Microsoft (s.f.). Entrenamiento de Outlook. Recuperado de: https://support.microsoft.com/en-us/office/outlook-training-8a5b816d-9052-4190-a5eb-494512343cca
Microsoft (s.f.). Microsoft Outlook. Recuperado de: https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook
Statista (2022). Número de cuentas de correo electrónico activas en todo el mundo de 2017 a 2025. Recuperado de: https://es.statista.com/estadisticas/637679/numero-de-cuentas-de-correo-electronico-activas-en-todo-el-mundo--2019/