Ejemplos de gestores de correo: Outlook y Gmail (A2C21A1D03)

En la actualidad, la comunicación a través de medios electrónicos ha aumentado en gran medida, complementando e incluso sustituyendo a los medios de comunicación tradicionales. Entre las distintas formas de comunicación electrónica, es necesario destacar el uso de los servicios de correo electrónico como una de las principales formas de comunicación entre las personas, siendo Gmail y Outlook dos de las herramientas más utilizadas para este fin.

A continuación, se analizarán estas dos herramientas, destacando sus características y las funciones principales que ofrece cada una de ellas.

Outlook, como se ha mencionado previamente, es una herramienta que permite el intercambio de correos electrónicos. Pertenece a la compañía Microsoft, y se encuentra dentro de las aplicaciones que forman parte del paquete Microsoft 365. De esta manera, Outlook tiene una versión gratuita además de una versión de pago mediante la suscripción Premium a través de Microsoft 365.

Figura 1. “Logotipo de Outlook”. Recuperado de Logos-World.

Menú y funciones

A pesar de ser uno de los servicios de correo electrónico más populares, esta no es su única utilidad. Entre las funciones que permite la herramienta Outlook, destacan las siguientes:

• Recepción y envío de correos electrónicos.
• Creación de un calendario individual o compartido con otras personas.
• Programación de reuniones mediante la administración del calendario, y realización de un seguimiento de éstas.
• Envío de archivos con otras personas mediante la nube.
• Utilización de los servicios de Outlook a través de distintos dispositivos y sistemas operativos (Windows, MacOS, Android...).
• Acceso a otras aplicaciones de Microsoft desde Outlook.
• Personalización de la aplicación a través de distintas opciones de vista y de categorización de correos.

Áreas

Debido a la diversidad de funciones que ofrece esta herramienta, el menú de Outlook está organizado en diferentes apartados, que varían en función del dispositivo y el sistema operativo desde el que se utilice el servicio. Además, con el fin de facilitar el acceso, este servicio incluye una barra de búsqueda que permite acceder a los contactos deseados y a correos electrónicos. concretos. De esta manera, Outlook cuenta con cuatro áreas principales:

De esta manera, las distintas áreas quedarían recogidas en el lado izquierdo de la aplicación a través de distintos iconos, como se muestra a continuación.

Figura 3. “Áreas de Outlook en su interfaz”. Elaboración propia.

Por todo ello, y tal como se ha mencionado al principio, la figura anterior muestra que Microsoft Outlook no es únicamente un servicio de correo electrónico, sino que aúna en una sola herramienta distintas funcionalidades que permiten tanto la comunicación con otras personas como la organización y planificación de las tareas individuales y colectivas.

Gmail, al igual que Outlook, es una de las herramientas de correo electrónico más populares entre los/as usuarios/as de Internet. En este caso, Gmail pertenece a la compañía Google, y se encuentra incluida entre las aplicaciones que forman Google Workspace. De esta manera, ofrece tanto una versión gratuita como una suscripción de pago a través de los distintos planes de Google Workspace.

Figura 4. “Logotipo de Gmail”. Recuperado de Logos-World.

Menú y funciones

La aplicación Gmail es muy conocida por los servicios que ofrece en cuanto a la comunicación con otras personas a través de correos electrónicos, los cuales se almacenan en la nube y permiten el acceso desde cualquier dispositivo con navegador web. Sin embargo, las funciones de esta herramienta van más allá de esta utilidad, permitiendo de manera general:

• Comunicación con otras personas a través de correos electrónicos.
• Creación, consulta y seguimiento de eventos.
• Posibilidad de comunicarse por chat, videollamadas y llamadas de voz.
• Edición y modificación de tareas.
• Envío de archivos y tareas a otras personas para poder colaborar con ellas.
• Acceso a otras aplicaciones de Google como Calendar o Meet, entre otras.
• Utilización de todos los servicios de Gmail a través de distintos dispositivos y sistemas operativos (Windows, Android...).
• Personalización de la aplicación a través de distintas opciones de organización y vista, así como complementos externos que se pueden instalar.

De esta manera, una de las características principales de Gmail es que ofrece distintos canales de comunicación según las necesidades del momento.

Figura 5. “Canales de comunicación de Gmail”. Elaboración propia.

Los canales de comunicación que ofrece Gmail se sitúan en la parte izquierda de la aplicación, diferenciados mediante distintos iconos. A su vez, cada uno de ellos tiene subapartados que aparecen a la derecha del apartado seleccionado. Sin embargo, es el canal de correo electrónico el que más apartados tiene, ya que en el resto de los canales únicamente aparecen las distintas opciones para crear un nuevo chat, espacio o llamada.

Figura 6. “Canales de comunicación en su interfaz”. Elaboración propia.

Áreas

La información comentada hasta el momento confirma que, al igual que Outlook, la herramienta Gmail es también un servicio que no ofrece únicamente el intercambio de correos electrónicos, sino que posee diversas utilidades que facilitan tanto la comunicación con otras personas como la planificación propia y colectiva, por lo que tiene distintas áreas.

En el caso de Gmail, las áreas comentadas en la figura anterior se encuentran distribuidas tanto en el lado izquierdo como en el derecho, ya que a la izquierda se sitúa el correo electrónico, junto al resto de canales de comunicación si se elige esa opción, mientras que el resto de las áreas se sitúan en la barra vertical que se encuentra al lado derecho del servicio. Además, Gmail ofrece una opción al final de esta barra que permite descargar gran cantidad de complementos desde Google Workspace Marketplace. De esta manera, las áreas quedarían organizadas mediante iconos de la siguiente manera:

Figura 8. “Áreas de Gmail en su interfaz”. Elaboración propia.