Hojas de Cálculo: representación y cálculo de datos
Una hoja de cálculo es una herramienta informática que permite trabajar con datos numéricos y alfanuméricos. Estas herramientas permiten realizar operaciones matemáticas con los datos y obtener representaciones gráficas de los mismos. Estas figuras pueden ser reutilizadas en presentaciones o en informes. Por ejemplo, un profesor puede emplear una hoja de cálculo para gestionar las calificaciones de sus estudiantes. Esta herramienta le permitiría calcular las calificaciones medias, realizar estadísticas o crear listados de alumnos que incluyesen gráficos estadísticos.
Las herramientas de hojas de cálculo cuentan con una serie de elementos comunes, destacando:
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Celda: la unidad básica de presentación de la información es la celda. En ella se almacena un dato (numérico o alfanumérico).
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Hoja: el conjunto de celdas de una tabla se denomina hoja. El conjunto de celdas horizontales de una tabla constituye una fila y el conjunto de celdas verticales se denominan columna. Las filas se identifican con números y las columnas con letras. Por tanto, cada celda queda definida por la fila y la columna que ocupa dentro de la tabla. Por ejemplo, A3 se refiere a la celda de la primera fila y tercera columna.
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Rango: son todas las celdas contenidas en un rectángulo definida por la celda superior izquierda y por la celda inferior derecha. Por ejemplo, A1:B2 son las celdas A1, A2, B1 y B2.
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Libro: es un archivo de una hoja de cálculo y está conformado por varias hojas. Cada hoja tiene un nombre para poder ser referenciado los datos contenidos en ella.
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Plantilla: libro que utiliza como base para crear otros libros similares. Se pueden crear plantillas para libros y hojas.
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Operaciones y funciones: Las hojas de cálculo permiten realizar operaciones aritméticas (sumas, restas, multiplicaciones y divisiones) empleando filas o columnas. También existen cálculos más complejos que se recogen en las denominadas funciones. Las funciones permiten realizar cálculos sobre un conjunto de datos situados en una o en varias hojas. Por ejemplo, se puede calcular la media de una columna de datos, sumar todos los valores de una fila o contar el número de apariciones de un determinado número o texto en una región seleccionada. Se puede hacer que el contenido de una celda sea el resultado de aplicar una determinada función.
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Gráficos: el usuario puede seleccionar una región de la hoja e incrustar un tipo de gráfico que es elaborado a partir de un conjunto de datos seleccionados. Estas herramientas disponen de una amplia variedad de tipos de gráficos predefinidos como los de líneas, áreas, columnas, barras, dispersión, circulares, histogramas, u organigramas entre otros.
Atención
Los usos más habituales de las hojas de cálculo son:
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Organizar datos. La posibilidad de disponer de múltiples hojas permite clasificar y organizar los datos, además de realizar diferentes tipos de búsquedas.
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Compartir datos. Los libros se pueden compartir entre usuarios, permitiendo de forma sencilla y ágil el acceso a los datos a diferentes usuarios.
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Depurar y filtrar datos. Las hojas contienen todos los datos, pero disponen de filtros que permiten visualizar versiones simplificadas de los mismos que permiten el análisis y depuración de estos.
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Graficar datos. Permite realizar diversos tipos de gráficos y diagramas con el objetivo de facilitar la compresión de la información, analizar patrones, etc. Estos gráficos se pueden posteriormente incluirse en presentaciones o en informes.
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Manipulación matemática de los datos. Se pueden realizar de forma sencilla cálculos matemáticos con los datos de un libro. Estos cálculos pueden ir de operaciones simples hasta problemas matemáticos complejos.
A continuación, se muestran algunas de las herramientas más populares en la actualidad:
Herramientas de cálculo
| Herramienta | Logo | Descripción |
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| Excel (privativa) |  |
Excel es el software de hojas de cálculo de Microsoft (e.digitall.org.es/excel) que permite a los usuarios trabajar con múltiples funciones. Es una herramienta muy completa y su uso está ampliamente extendido. Es compatible con Windows y macOS. No obstante, es una herramienta de pago y se debe adquirir una licencia o pagar una subscripción mensual o anual. |
| Numbers (privativa) |  |
Es una herramienta gratuita integrada en la suite ofimática de Apple (apple.com/numbers) que permite crear hojas de cálculo de una manera sencilla. Destaca por su simplicidad y elegancia. Numbers permite trabajar sin problemas entre dispositivos macOS y iOS, además de poder añadir diagramas utilizando un Apple Pencil en iPad. Además, incorpora una gran variedad de plantillas predefinidas para una gran cantidad de escenarios de uso. |
| Hojas de cálculo de Google (privativa) |  |
Es una herramienta gratuita de Google. Hojas de cálculo de Google (e.digitall.org.es/ sheets) está disponible como aplicación web, lo que permite a los usuarios trabajar con diferentes sistemas operativos. Los usuarios pueden acceder a las hojas de cálculo, a través del sitio web de Google Drive. Las hojas de cálculo se guardan en la nube y pueden ser usadas por múltiples usuarios simultáneamente. Los usuarios pueden ver los cambios a medida que otros colaboradores realizan ediciones. También es compatible con otros formatos externos, incluido el archivo de Excel. |
| LibreOffice Calc (libre) |  |
Es una herramienta gratuita y con licencia de software libre desarrollada por The Document Foundation para la suite ofimática de LibreOffice (e.digitall.org.es/calc). Su uso está muy extendido principalmente dentro de sistemas operativos libres, como los basados en GNU/Linux. Su interfaz es similar a Excel y además es compatible con este formato. |
| Zoho Sheet (privativa) |  |
Zoho Sheet (zoho.com/sheet) es una aplicación que forma parte de la suite ofimática de este desarrollador. Cuenta con las funciones habituales, tablas dinámicas y gráficos. Realiza el trabajo en la nube y por tanto permite el trabajo colaborativo y acceder a los proyectos desde cualquier ordenador con conexión a internet. Es gratuito hasta 25 usuarios por lo que es una alternativa para pequeñas empresas y usuarios finales. |