Funciones avanzadas de los sistemas de Videoconferencias (A2C21A2D02)

Los sistemas de videoconferencias permiten la posibilidad de comunicarnos entre personas poniendo a nuestra disposición funciones y herramientas, como la grabación de pantalla, el chat, fondos virtuales y compartir pantalla, que mejoran la experiencia de las reuniones en línea, siendo la comunicación más eficaz y atractiva con las personas de todo el mundo.

En este documento, se profundizará sobre las funciones avanzadas que disponen los sistemas de videoconferencias modernos de algunas de las aplicaciones más populares como son Microsoft Teams, Zoom y Google Meet.

Enviar mensajes de chat

El chat es una herramienta que permite enviar mensajes de texto a los participantes antes, durante y después de una videoconferencia, facilitando una comunicación sin interrupciones, colaborando e intercambiando la información.

A continuación, se detallan algunas de las características de esta función:

1 |  Comunicación en tiempo real: el chat permite a los integrantes escribir mensajes de texto en vivo durante la reunión. Es muy útil para realizar preguntas, aportar comentarios o compartir información relevante.

Figura 1. Chat en tiempo real (captura recuperada de Microsoft).

2 |  Interacción no verbal: en las reuniones se pueden usar reacciones como aplausos, risas o aprobación. Estas pueden ser especialmente útiles para dar una respuesta rápida sobre el contenido, expresar emociones o comentarios no verbales.

Figura 2. Interacción no verbal (captura recuperada de Microsoft).

3 |  Participación de todos/as: el chat permite la accesibilidad a todas las personas para que puedan unirse a la conversación y colaborar. Por ejemplo, mediante combinaciones de teclas, los usuarios pueden, entre otras prestaciones:

• Abrir funciones de accesibilidad con el teclado.
• Colocar al intérprete de lengua de signos en un lugar visible y destacado en la pantalla.
• Ajustar algunas opciones visuales de la interfaz.

Figura 3. Participación y accesibilidad (captura recuperada de Microsoft).

4 |  Registro de conversación: los mensajes de texto en la reunión se quedan guardados, de tal forma que es posible volver a consultar la conversación tras la llamada.

Figura 4. Registro de conversación (captura recuperada de Microsoft).

5 |  Moderación y privacidad: en algunas las aplicaciones, los organizadores de las reuniones pueden controlar e impedir que los participantes envíen mensajes de chat, así como permitir que la conversación sea visible para todos o establecer mensajes privados si es necesario.

Figura 5. Privacidad (captura recuperada de Microsoft).

Elegir un fondo

Esta función permite a la persona reemplazar su entorno real con una imagen de fondo a su elección. Esta selección de imágenes incluye paisajes, oficinas elegantes o patrones abstractos. Entre los fines de esta funcionalidad, destacan (ver Figura 6):

Figura 6. Fines de la funcionalidad Fondo Virtual (elaboración propia).

Presentar pantalla

En las videoconferencias se permite compartir pantalla para enseñar procesos que están ocurriendo en la pantalla de quien esté utilizando esta funcionalidad. De esta manera, el resto de los participantes pueden ver de manera simultánea cualquier referencia o proceso que se esté explicando. Así, se consigue que la reunión virtual sea más interactiva y colaborativa.

Es una herramienta esencial para presentaciones, colaboración, educación a distancia, control de escritorio compartido, resolución de problemas y muchos más fines en entornos virtuales.

Figura 7. Presentar pantalla (captura recuperada de Microsoft).

Grabar reuniones

Esta función permite guardar una copia de la reunión para acceder a ella más tarde o compartirla con otros participantes que no pudieron asistir en vivo, por lo que resulta eficaz para revisar a largo plazo.

A continuación, se detallan algunos aspectos clave para tener en cuenta de esta función:

• Documentación y archivo: la grabación permite registrar contenido de vídeo y audio, así como presentaciones o pizarras virtuales.
• Seguridad y privacidad: en algunas de las aplicaciones, esta función puede estar sujeta a permisos y permitir que los administradores de la reunión decidan quién tiene acceso a la grabación. Además, es importante tener en cuenta que puede estar sujeta a ciertas regulaciones de privacidad y cumplimiento legal.
• Almacenamiento: la copia de la reunión puede estar disponible en la nube o en la computadora. Dependiendo de la aplicación que se utilice, algunas ofrecen almacenamiento limitado o indefinido.

Ver y descargar la lista de asistentes

Esta función permite consultar las personas que asisten a la videoconferencia, así como descargar la lista de asistentes para hacer un seguimiento al finalizar.

Especialmente útil en entornos educativos, empresariales o de organización.

Figura 8. Utilidad en entornos (elaboración propia).

Algunas de las utilidades de esta función son:

1 |  Registro de asistencia: permite verificar quiénes participaron en una reunión, proporcionando la identificación y el registro de los participantes presentes. También es útil a los anfitriones, ya que les permite realizar un seguimiento de quién estuvo presente y cuándo se unieron o se fueron.
2 |  Seguridad y privacidad: la lista de asistentes puede ayudar a garantizar la seguridad y prevenir la entrada a personas no autorizadas a la reunión. Además, permite a los anfitriones controlar qué información se muestra.
3 |  Facilita la comunicación: permite interactuar entre los participantes de la reunión, mencionar o dirigirse a ellos por su nombre, lo cual facilita una comunicación más efectiva.

Las funciones de accesibilidad en los sistemas de videoconferencia modernos desempeñan un papel fundamental para que todas las personas, independientemente de sus capacidades, puedan disfrutar de la mejor experiencia posible, garantizando la igualdad de condiciones en el acceso y promoviendo la inclusión en las comunicaciones virtuales.

A continuación, se detallan algunas de las características más comunes de accesibilidad: