Introducción
Una de las ventajas de la comunicación a través de las tecnologías digitales es que facilita el intercambio de todo tipo de archivos. En este documento se mostrarán las formas más comunes de compartir archivos entre personas y los procedimientos que hay que seguir para ello.
En concreto, nos centraremos en tres formas de compartir archivos: a través de correo electrónico, a través de aplicaciones de mensajería instantánea o chats, y a través de plataformas de transferencia de archivos.
Compartiendo archivos a través de correo electrónico
El uso de correo electrónico nos permite enviar y recibir archivos a destinatarios concretos. Las plataformas de correo electrónico (por ejemplo, Outlook, Gmail, etc.) nos permiten enviar uno o varios archivos adjuntos al cuerpo de nuestro mensaje. Ello resulta muy útil tanto para nuestras comunicaciones personales como profesionales.
Atención
A la hora de adjuntar archivos en los correos electrónicos, hay que tener en cuenta que los diferentes proveedores imponen un límite máximo al tamaño el archivo, tanto para su envío como para su recepción. Este límite puede dificultar nuestra comunicación si queremos usar archivos pesados como vídeos, fotos en alta resolución o PDFs que contengan muchas imágenes.
La siguiente tabla muestra los límites de Mb a la hora de enviar archivos adjuntos de algunos de los principales proveedores de correo electrónico.
LÍMITE DE GB DE LOS ARCHIVOS ADJUNTOS POR PROVEEDOR
| Gmail | Outlook | Yahoo Mail | GMX |
|---|---|---|---|
| 25 Mb | 20 Mb | 25 Mb | 50 Mb |
Si se quieren compartir archivos de mayor tamaño, se deben usar otras alternativas como compartir a través de plataformas de compartimiento y almacenamiento de archivos (ver punto 4) o comprimir el archivo hasta el tamaño permitido usando un programa adecuado para ello, como WinRar, WinZip, 7-Zip, o algún programa específico para vídeos.
El procedimiento para adjuntar archivos a correos electrónicos es muy sencillo. Una vez escrito el texto del correo electrónico, se debe clicar en la opción adjuntar email y seleccionar el archivo o archivos que se desean adjuntar y enviar junto con el correo.
Ejemplo práctico: enviar un archivo adjunto usando Gmail
A modo de ejemplo, a continuación, se especifican uno a uno los pasos necesarios para adjuntar un archivo usando el servicio de correo electrónico Gmail de Google.
1 | Abrir Gmail en tu dispositivo
2 | Clicar redactar en el icono en forma de lápiz para empezar a redactar un nuevo correo
3 | Escribir el texto deseado
4 | Clicar adjuntar en el icono en forma de clip
5 | Buscar la ubicación del archivo a adjunta en el dispositivo (o nube)
6 | Clicar encima del archivo y pulsar abrir
7 | Añadir destinatario, tema y enviar el correo
Atención
Los pasos descritos arriba para Gmail son muy similares para la mayoría de los proveedores de correo electrónico (Outlook, Hotmail, Yahoo!, GMX, Protonmail...).
Compartiendo archivos a través de aplicaciones de mensajería instantánea (o chats)
Otra manera habitual de compartir archivos entre usuarios es a través de aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp, Telegram, Signal, Line, Facebook Messenger, iMessage, etc.
La comunicación actual es multimedia y es muy común enviar archivos de audio, fotos y vídeos a través de estas aplicaciones y chats online. Pero, además, debemos tener en cuenta que actualmente en estas aplicaciones se puede enviar cualquier tipo de archivo (incluyendo texto, presentaciones...). Además, un rasgo específico de los sistemas de mensajería instantánea es que permiten compartir otros elementos más novedosos como enlaces a páginas web, ubicación del dispositivo, contactos de la agenda e incluso encuestas de una forma fácil y ágil.
El límite de Mb de los archivos enviados es variable según la plataforma. Pero tanto Telegram como WhatsApp tienen un límite muy superior a lo que se puede adjuntar en los correos electrónicos estándar, llegando hasta 2GB (2000 Mb). Esto nos permite intercambiar imágenes y vídeos de larga duración de forma cómoda. Sin embargo, hay que tener en cuenta que estos archivos pueden llenar fácilmente la memoria de nuestro dispositivo si no borramos, o seleccionamos y archivamos en dispositivos con más memoria, los archivos recibidos.
Atención
Recuerda siempre tener en cuenta que no todos los archivos se pueden compartir (depende de su licencia) y de que cualquier archivo enviado puede ser reenviado de forma rápida y fácil generando el riesgo de que llegue a personas que tal vez no sean los destinatarios deseados.
Para más información sobre los riesgos de compartir archivos, ver vídeos de los niveles A1 y A2 “recursos digitales y seguridad asociada” y “recursos digitales y riesgos ocultos”.
VÍDEO
Video explicativo sobre que son las imágenes digitales, los videos y audios desde el punto de vista de los riesgos de seguridad implica cada uno de ellos (malware oculto).
VÍDEO
Video de profundización en los riesgos ocultos en los recursos digitales que se comporten por la red. En este video se detallarán algunas técnicas que usan los ciberdelincuentes: introducir código malicioso en imágenes, video o urls, que permiten el rastreo de los usuarios, robo de información etc.
Ejemplo práctico: enviar un archivo a través de WhatsApp
A modo de ejemplo práctico, a continuación, se especifican los pasos para adjuntar un archivo usando WhatsApp.
1 | Abrir WhatsApp en tu dispositivo
2 | Abrir WhatsApp en tu dispositivo
3 | Abrir WhatsApp en tu dispositivo
4 | Seleccionar el tipo de elemento a compartir: documento, cámara (para hacer una foto o vídeo y enviarla, galería (para seleccionar una imagen ya existente), audio, ubicación, contacto o encuesta
5 | Buscar el archivo a compartir y clicar en él
6 | Añadir comentario de texto que irá junto al archivo si se desea
7 | Pulsar icono enviar
Atención
Los pasos descritos arriba para WhatsApp son muy similares para Telegram y otras aplicaciones, incluyendo los chats integrados en redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram, etc.
Compartiendo archivos a través de plataformas de transferencia de archivos
En ocasiones, necesitamos enviar archivos de gran tamaño de manera segura, eficaz y sin las limitaciones de espacio impuestas en los correos electrónicos. El uso de plataformas de transferencia de archivos es adecuado para este fin, dado que permiten subir archivos a servidores y compartir con los destinatarios un enlace para acceder a ellos.
Es posible distinguir entre dos tipos de plataformas. El primer tipo son las plataformas pensadas específicamente para la transferencia de archivos, donde los archivos solo se guardan durante unos pocos días para ser transferidos y luego se eliminan. Un ejemplo es la plataforma WeTransfer, que en su versión gratuita permite compartir archivos de hasta 2Gb que se eliminan en 7 días. El segundo tipo de plataformas son aquellas concebidas inicialmente para el almacenamiento de archivos en la nube, pero desde las cuales también podemos compartir los archivos almacenados con otros usuarios (como por ejemplo Google Drive y OneDrive).
En el vídeo del nivel B1 “Enviar un archivo a otras personas” se explica cómo usar las tres plataformas mencionadas en el párrafo anterior para compartir archivos. Invitamos a verlo para profundizar en su uso.
VÍDEO
Video tutorial donde se detallan algunas alternativas para enviar archivos en la red sin adjuntarlo a un correo, usando plataformas como WeTransfer.
No obstante, en este texto se quiere dejar claro que existen otras alternativas a considerar, tanto de pago como gratuitas. Sin ánimo de ser exhaustivos, en la siguiente tabla se presentan algunas opciones alternativas.
Alternativas a Google Drive, OneDrive y WeTransfer para compartir archivos de gran tamaño: características de la versión gratuita
| Nombre | Límite de Mb por archivo | Enlace | Tipo y días de acceso al archivo |
|---|---|---|---|
| Drpbox | Versión gratuita: 2Gb (que es el almacenaje permitido sin pago). En versión de pago hasta 50Gb por archivo. | dropbox.com | Almacenaje y transferencia. Sin límite de días de acceso. |
| Terashare | Sin límite, pero 10 Gb se suben al servidor, a partir de ahí usa tecnología peer to peer desde tu propio dispositivo. | terashare.net | Transferencia. Acceso durante 7 días |
| Sendthisfile | Sin límite. Los archivos se eliminan pasados unos pocos días. | sendthisfile.com | Transferencia. Acceso durante 3 días. |
| Smash | Sin límite. Los archivos de hasta 2Gb son prioritarios. y si pesan más se descargarán lentamente. |
es.fromsmash.com | Transferencia. Acceso de 1 a 14 días. |
Para terminar, es necesario tener en cuenta que muchas de estas herramientas ofrecen una versión gratuita que tiene limitaciones respecto al tamaño del archivo a compartir, número de días durante los que los archivos son accesibles y capas de seguridad aplicadas. Sin embargo, ofrecen opciones de pago que mejoran las prestaciones.
Atención
Como usuarios siempre debemos comparar las características para elegir la opción que más se ajuste a nuestras necesidades, valorando no solo el precio, sino también otros aspectos como las características ofrecidas y las condiciones de seguridad y privacidad ofrecidas por los servicios.