Funciones avanzadas de las herramientas de colaboración de Google (A2C24A2D01)

Este documento complementa al vídeo A2C24A2V03 Trabajo colaborativo en línea con aplicaciones de Google.

El trabajo colaborativo en línea con aplicaciones de Google es una forma efectiva de trabajar con otros de manera remota y compartir y colaborar en proyectos y tareas en línea.

La compañía ofrece distintas aplicaciones y herramientas para el trabajo colaborativo en línea. De ellas, vamos a introducir las siguientes:

• La organización, compartición y trabajo colaborativo sobre archivos, a través de Google Drive.
• La celebración de reuniones en línea, a través de Google Meet.
• La comunicación en tiempo real mediante mensajería electrónica, integrado en Google Meet o por separado, a través de Google Chat.
• La creación de encuestas y formularios en línea, a través de Google Forms.
• El trabajo con notas y listas compartidas, a través de Google Keep.

Google Drive es una plataforma en línea que permite almacenar, organizar, editar de forma colaborativa y compartir archivos. Al guardarse los documentos en la nube, quien los utiliza puede trabajar con ellos en cualquier ordenador con conexión a internet. Para ello basta con iniciar sesión en su cuenta de Google y mantenerla abierta.

Fuente: google.com/intl/es_es/drive

Los archivos de Google Drive pueden compartirse y configurarse para que otras personas puedan verlos, comentarlos o editarlos. Esto permite el trabajo de forma sincrónica (a la vez) o asincrónica (primero una persona y después otra) y controlar las diferentes versiones que se realizan de un mismo documento. Con ello se evita la confusión que puede generar el manejo de distintas versiones de un solo documento o los hilos de correos con anotaciones, comentarios y distintas versiones de los documentos como adjuntos. Todo se encuentra en el mismo lugar y son los mismos documentos compartidos. En otros vídeos de los niveles superiores puede verse cómo gestionar las distintas versiones de los documentos, identificar el trabajo de cada miembro del equipo y recuperar versiones anteriores en caso de error.

A continuación, se verán distintos ejemplos de las aplicaciones de Google más usadas para el trabajo colaborativo con documentos que se pueden organizar y compartir a través de Drive: documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.

Google Docs: documentos de texto

Google Docs es una aplicación de procesamiento de texto en línea que permite a varios usuarios editar y colaborar en un documento al mismo tiempo.

La forma asincrónica de editar documentos podía crear confusión. Por ejemplo, una usuaria podía introducir un párrafo en un documento, guardándolo en un archivo, y otra, introducir otro, pero en otro archivo. Alguien tendría que compilar el documento definitivo o juntar las diferentes piezas de texto que le enviaran los colaboradores. Con Google Docs, todos los cambios se producen en el mismo documento de texto.

Como, además, cada usuario que entra en el documento es visible para el resto a través de un cursor, en el que pone su nombre si ha iniciado sesión, y existe un historial en el que se registran todos los cambios, es sencillo identificar qué está haciendo cada cual y organizar el trabajo.

Fuente: google.com/intl/es/docs/about

Google Sheets: hojas de cálculo

Google Sheets (“hojas”, en su traducción del inglés) es una aplicación de hojas de cálculo (lo que solemos denominar “excel”, por el nombre del software de hojas de cálculo de Microsoft, Excel) para el trabajo en línea.

Al igual que en Google Docs, los cambios se guardan automáticamente y se pueden ver en tiempo real.

Las hojas de cálculo suelen ser, en cambio, documentos que llevan mucho trabajo y en los que cualquier pequeño cambio puede provocar errores a lo largo de todo el documento. Por eso se recomienda, si eres la persona responsable de esa tarea, cuidar bien qué permisos de edición tiene cada persona. Aunque algunas personas puedan introducir datos en la hoja, lo más habitual es que eso se limite a algunas celdas, mientras que otras (por ejemplo, las que contienen las fórmulas) se encuentran bloqueadas, para evitar corromper la hoja.

Fuente: google.com/intl/es/sheets/about

Google Sheets: hojas de cálculo

Google Slides (“diapositiva”, en su traducción del inglés) es una aplicación de presentaciones en línea que permite a varios usuarios editar y colaborar en una presentación al mismo tiempo. Esta herramienta puede ser muy útil para hacer trabajos de clase en grupo o presentaciones sencillas para mostrar algo a los y las compañeras de trabajo.

Respecto a los documentos anteriores, la particularidad de las slides es que están pensadas como documentos multimedia, donde el texto se combina con imágenes, vídeos, animaciones, etc. El trabajo colaborativo en línea permite, por ejemplo, que una persona se encargue del contenido del texto mientras otra se encarga del diseño gráfico de las imágenes, los textos o del conjunto

Fuente: google.com/intl/es/slides/about

Se van a documentar ahora las aplicaciones de Google para la comunicación dentro de equipos de trabajo, tanto de manera sincrónica, con voz y/o vídeo, como Google Meet, o de manera síncrona y asíncrona, con texto y envío de archivos, como Google Chat.

Compartir a través de Meet

Google Meet es una aplicación para celebrar reuniones virtuales. Si solo se quiere enviar un mensaje o hablar brevemente con alguien, el teléfono o WhatsApp es suficiente, pero Meet permite también otras cosas. Es posible compartir pantalla, de modo que las explicaciones acerca de cómo se hace algo son mucho más sencillas porque puedes mostrar cómo lo haces en tu propio ordenador mientras lo cuentas.

También es posible compartir el contenido de documentos, de modo que, como en una reunión presencial, puedes estar mostrando una presentación mientras hablas o señalas alguna cuestión sobre la misma con el ratón.

Opciones de reuniones: grabar y programar, proteger con contraseña y modo espectador

La manera más frecuente de mantener reuniones por Meet es entre distintas personas a la vez, algunas juntas en la misma sala y otras conectadas a la aplicación, pero la realidad del trabajo colaborativo aconseja tener más opciones. Por ejemplo, si tu equipo quiere dejar constancia de algo que se va a explicar en la reunión, esa parte o toda ella, se puede grabar.

También es posible que no todas las personas que participen en la reunión tengan la misma posición o relación con la tarea. Quizá sea conveniente que algunas personas puedan asistir, pero no participar. Por ello Meet tiene un modo espectador, en el que se puede invitar a algunas personas a que asistan, pero sin poder hablar o mostrar imagen.

Aunque nadie puede acceder a la reunión si no cuenta con el enlace de invitación, quien haya creado la reunión puede configurarla para controlar la entrada, admitiendo o rechazando las solicitudes, o proteger la reunión con contraseña, de modo que, además del enlace, haga falta aquella.

Google Chat: reuniones, grupos e integración con otras herramientas

Otra forma de comunicación que hemos integrado en el trabajo colaborativo es la mensajería instantánea o chat. Google Chat funciona como cualquier herramienta de este tipo. Es posible abrir una conversación con cualquiera de tus contactos y comunicarte ahí a través de mensajes de texto, pero también compartiendo archivos (de forma ligera a través de los enlaces a Drive, por ejemplo), como se había hecho tradicionalmente mediante correos electrónicos enviando el archivo entero.

Esos chats pueden ser interindividuales o de grupo, y están integrados en otras aplicaciones de Google. Es decir, se puede estar celebrando una reunión y, al mismo tiempo, hacer preguntas o comentarios. Se puede estar trabajando sobre un documento de texto y discutir los contenidos en un chat paralelo, etc.

Fuente: workspace.google.com/intl/es/ products/chat

Se trata de la herramienta de Google para crear formularios que se envían en línea, y cuyas respuestas se reciben de forma ordenada en una misma cuenta. Un formulario es un documento con un formato cerrado, lo que ayuda mucho a procesar la información que recibimos. Imagina que quieres organizar un cumpleaños y preguntar a tus posibles invitados/ as, un par de cosas simples, como qué fecha les viene mejor y si tienen alguna preferencia alimentaria. Si envías un correo preguntando por esto a tus contactos, te vas a encontrar con 50 correos de respuesta que tendrás que procesar en otro documento, pero si les envías un formulario cerrado, con unas cuantas opciones en cada pregunta, el formulario volcará las respuestas en una hoja de cálculo y podrás ver cuáles son las fechas más frecuentes, o cuáles han seleccionado tus contactos más queridos.

Fuente: google.com/forms/about

Google Keep es una herramienta para organizar notas breves, como los post-its que se ponen en un tablero o en la pantalla o listas. Podemos compartir con otras personas las notas que hemos creado o las listas (para que añadan sus tareas también, por ejemplo) y poner notificaciones para que no se nos pase una tarea importante.

Fuente: keep.google.com