Gestión avanzada de una videoconferencia en MS-Teams (A2C21C2D01)

Como se ha visto anteriormente, en la era de la comunicación digital Microsoft Teams destaca como una plataforma integral de colaboración y videollamadas que se usa en todo el mundo. Sin embargo, su utilidad no se limita únicamente a la celebración de reuniones y videollamadas. Entre sus funcionalidades más destacadas se encuentra la capacidad de compartir pantalla y la pizarra virtual, una característica que facilita la interacción y la colaboración durante las sesiones online.

En este documento, se explicará brevemente cómo compartir pantalla en Microsoft Teams, detallando las distintas opciones y peculiaridades que ofrece esta función. Además, se profundizará en el uso de la pizarra virtual.

Compartir pantalla

En un entorno digital cada vez más interconectado, la capacidad de compartir contenido visual en tiempo real se ha convertido en una herramienta fundamental para la colaboración en línea. La tecnología nos permite traspasar fronteras geográficas y trabajar con personas de cualquier parte del mundo.

Compartir la pantalla es una de las herramientas que más posibilita esta transformación. Con Microsoft Teams, los quipos pueden ver y discutir documentos y presentaciones directamente durante una videollamada. Esto facilita la comunicación y el trabajo en equipo.

Para compartir pantalla hay que seleccionar la opción “Compartir contenido”, y seleccionar una de las opciones siguientes, que determinará la forma en la que se compartirá la pantalla (ver Figura 1):

1 | La pantalla completa.

2 | Una ventana concreta de las que están abiertas en el ordenador.

3 | Una sola pestaña del navegador.

Figura 1. Opciones para compartir pantalla. Elaboración propia.

Uso de la pizarra virtual

En un mundo cada vez más conectado digitalmente, la colaboración en entornos virtuales es esencial para el éxito de equipos y organizaciones. En este contexto, la pizarra virtual destaca como una herramienta perfecta para compartir ideas y fomentar la creatividad en tiempo real.

Figura 2. Logo de Microsoft Whiteboard. Recogido de Microsoft.

Whiteboard (ver Figura 2) es la innovadora pizarra virtual que Microsoft ofrece. Consiste en un lienzo digital donde los participantes de una reunión pueden:

• Colaborar
• Dibujar
• Tomar notas
• Compartir conceptos visuales de manera fluida

A continuación, se profundiza en el uso de Microsoft Whiteboard como una valiosa aplicación para las reuniones de Teams. Además, se exploran las características fundamentales de Whiteboard y se dan algunas pautas para sacarle el máximo provecho.

Iniciar una pizarra en una reunión de Teams

Para iniciar una pizarra en una reunión de Teams hay que seguir los siguientes pasos:

1 | Crear una reunión de Teams como se explica en documentos anteriores.

2 | Una vez dentro de la reunión hay que buscar la barra de herramientas y hacer clic en el icono de “Compartir” como se muestra en la Figura 3.

3 | Buscar la pizarra en el menú desplegable y seleccionarla.

Figura 3. Abrir Whiteboard en Teams. Elaboración propia.

Cómo usar la pizarra

Una vez que se ha iniciado Whiteboard en Teams, se puede usar de varias maneras para colaborar y compartir ideas con los participantes de la reunión. A continuación, se describen los pasos y funciones clave (ver Figura 4):

FUNCIONES DE WHITEBOARD

Dibujo y escritura

Se pueden seleccionar distintos colores y grosores de línea para los trazos. Es útil para esbozar ideas, tomar notas y resaltar información importante.

Agregar texto

Sirve para agregar texto directamente a la pizarra. Hay que seleccionar la herramienta de texto, hacer clic en el lugar donde se desea añadir el texto y escribir.

Insertar imágenes

Para enriquecer la pizarra se pueden añadir imágenes. Se debe seleccionar la opción “Insertar” o “Imagen” y cargar una imagen desde el dispositivo. Es útil para mostrar gráficos o ilustraciones relevantes.

Formas y objetos

Hay gran variedad de formas y objetos prediseñados que se pueden insertar. Son útiles para crear diagramas, organigramas y otras representaciones visuales.

Zoom y desplazamiento

Ayuda a acercar o alejar la pizarra y desplazarse por ella para explorar distintas áreas.

Notas

Sirve para añadir notas en la pizarra con ideas o anotaciones para que el resto de los participantes las tengan en cuenta.

Reacciones

Se pueden usar para expresar opiniones o sentimientos con respecto al contenido de la pizarra. Son una forma sencilla de dar retroalimentación sin necesidad de escribir comentarios extensos.

Comentarios

Sirven para sugerir anotaciones específicas a elementos de la pizarra, como correcciones o mejoras.

Compartir una pizarra en Teams

Una de las ventajas clave de usar Whiteboard en Teams es la capacidad de compartirla con otros participantes de la reunión. Al compartir la pizarra, se permite que todos los involucrados la vean y colaboren en tiempo real. A continuación, se detallan los pasos para compartir una pizarra en Teams.

1 | Iniciar una reunión.

2 | Abrir la pizarra virtual como se ha visto en apartados anteriores.

3 | Seleccionar la pizarra que se quiere compartir o crear una nueva (ver Figura 5). Es importante asegurarse de que la pantalla que se desea compartir está abierta y activa.

Figura 5. Crear o abrir una pizarra en Teams. Elaboración propia.

4 | Invitar a otros participantes. Desde la pizarra virtual hay que buscar la opción para invitar a unirse a los demás usuarios. Sólo hay que hacer clic en “Invitar” o “Compartir” en la propia pizarra.

5 | Enviar invitaciones. Teams generará un enlace de invitación para compartirlo a través del chat de la reunión. También es posible copiar el enlace y enviarlo por otros medios, como el correo electrónico.

Una vez se ha compartido el enlace con los participantes de la reunión, estos podrán acceder a la pizarra clicando en el enlace de invitación. A partir de ese momento, todos podrán colaborar en tiempo real, dibujar, escribir y agregar contenido a la pizarra compartida.

Finalizar una sesión de pizarra compartida

Cuando se termina de usar la pizarra hay que finalizar la sesión de pizarra compartida (ver Figura 6). De esta manera, los cambios se guardarán y la colaboración en la pizarra se detendrá. Al finalizar, existe la opción de guardar la pizarra y compartirla con los participantes de la reunión o conservarla para futuras referencias.

Figura 6. Acabar sesión de pizarra, compartir y exportar. Elaboración propia.

Continuar trabajando en una pizarra cuando acaba la reunión

Una de las ventajas de usar Whiteboard en Teams es la posibilidad de seguir trabajando en una pizarra incluso después de que la reunión haya concluido. Esto permite un flujo de trabajo más eficiente y la posibilidad de revisar o expandir las ideas discutidas. Aquí se detallan los pasos para continuar trabajando en una pizarra tras una reunión de Teams.

1 | Finalizar la reunión. Al terminar la reunión es importante cerrar la ventana de la reunión, pero no cerrar la de la pizarra.

2 | Acceder a la pizarra. Para ello, hay que abrir la aplicación Microsoft Whiteboard desde la lista de aplicaciones de Microsoft 365 o desde el enlace proporcionado en la reunión de Teams (ver Figura 7).

Figura 7. Acceso a las pizarras tras la reunión. Elaboración propia.

3 | Seleccionar la pizarra deseada si hay varias.

4 | Continuar trabajando. Una vez que se ha vuelto a la pizarra se puede seguir trabajando en ella como se hacía durante la reunión. Se pueden realizar en la pizarra las ediciones necesarias.

5 | Guardar y compartir. Tras hacer las modificaciones deseadas, hay que asegurarse de guardar la pizarra para conservar los cambios. También se puede compartir la pizarra con otros colaboradores si es necesario.

6 | Colaboración asíncrona. Esta función es especialmente útil para que los participantes puedan contribuir en distintos horarios, lo que facilita la revisión y la expansión de las ideas incluso después de la reunión.