Control de versiones (A2C24B2D01)

Este documento complementa al vídeo A2C24B2V04. Ofrece detalles del control de versiones en la aplicación de Google Docs, como ejemplo dentro de las herramientas de trabajo colaborativo de Google, y de archivos de texto en OneDrive, como ejemplo dentro de las herramientas de trabajo colaborativo de Microsoft. Para ello, explica paso a paso cómo recuperar versiones anteriores de documentos compartidos y editados en la nube.

El trabajo colaborativo en línea ofrece enormes posibilidades productivas, pero también genera nuevas dificultades. Cuando distintas personas se encuentran trabajando sobre un mismo documento, tanto de forma sincrónica como asincrónica, se van a generar diferentes versiones del mismo. En ocasiones puede resultar complejo manejarse entre las distintas versiones y producir algo de frustración. ¿Quién no ha escrito, con mucho esfuerzo, una nueva página en el documento para comprobar después que lo ha hecho sobre una versión anterior, de forma que otra persona ya había incluido esos contenidos en otro lugar del documento? ¿Quién no ha necesitado ver los datos que aparecían en un archivo pero que borró hace un mes y se encuentran solo en una versión anterior y eliminada de ese documento?

Es decir, gestionar de forma fiable las numerosas versiones de documentos con los que trabajamos en grupo es clave para la productividad del trabajo colaborativo. Y para nuestra tranquilidad.

Se van a documentar distintas cuestiones a tener en cuenta para navegar y gestionar las diferentes versiones de un documento. Estas pueden generarse por la acción de un solo autor o autora, pero también, y esto es lo más propio del trabajo colaborativo, por la intervención de distintas personas sobre el mismo documento. En primer lugar, se considerará la cuestión de las versiones en el entorno de Google Docs – Google Drive y después en el de Microsoft Office – OneDrive.

En Google Docs – Google Drive

Google Docs es una aplicación de procesamiento de texto en línea que permite a varios usuarios editar y colaborar en un documento al mismo tiempo.

Para acceder a las versiones anteriores del documento en el que estás trabajando, debes estar en el documento y entrar en el menú “Archivo”, seleccionar Historial de versiones y allí ir a “Ver historial de versiones” (Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones).

Al hacer esto, se desplegará a la derecha del documento un menú (ver imagen 1), en el que podrás ver, ordenadas de forma cronológica, las distintas versiones de ese documento, con especificación de quién ha editado el mismo y del momento exacto de la edición.

Esta forma de registrar el historial de versiones tiene la ventaja de ser muy exhaustiva, dejando constancia de los cambios producidos y permitiendo volver a cualquier versión anterior. Esto es una gran ventaja respecto a los tradicionales procesadores de texto offline que, más allá de permitir “deshacer acción” unas cuantas veces, no permitían recuperar una versión anterior, una vez guardaste los cambios. Sin embargo, solo hay que echar un vistazo a la imagen para darse cuenta de que esa exhaustividad puede hacer que nos perdamos en un mar de versiones que apenas guardan pequeñas diferencias entre sí. Por eso es útil la opción de nombrar de manera específica a las versiones importantes, para poderlas encontrar con más facilidad en el historial.

Imagen 1. Menú de historial de versiones en Google Docs.

Para ello, se debe acudir al menú Archivo > Historial de versiones > Poner nombre a la versión actual. Un mismo documento puede tener hasta 40 versiones con nombre. Esto debería ser suficiente para registrar y encontrar todas las versiones con cambios relevantes, pero no para darle un nombre distinto a cada uno de los cambios que se hagan.

Otra cuestión importante para poder gestionar las distintas versiones es identificar qué cambios se han producido entre ellas. Al desplegar el historial de versiones a la derecha, se puede ver abajo un botón de “mostrar cambios”. Mientras esa opción esté activada, es posible ver qué cambios se han introducido en el documento, y también puede identificarse quién ha hecho cada cambio respecto a la versión anterior, ya que cada usuario que accede desde su cuenta de Google tiene un color asignado. Si todos los cambios marcados despistan o molestan, se puede desactivar esa opción.

Restaurar una versión anterior

Al navegar entre versiones es posible darse cuenta de que alguna de las líneas de modificación que se ha seguido no es adecuada. Por ejemplo, a partir de determinado momento, se empezó a trabajar en el documento en una dirección que ahora se muestra como inadecuada. En ese caso, en lugar de borrar los avances hasta llegar a la situación anterior, es más eficaz buscar esa versión anterior después de la que se torció todo y recuperarla o restaurarla. Para ello, con el historial de versiones desplegado a la derecha, se puede ver que cada versión tiene al lado del título tres puntitos verticales. Si se pincha sobre ellos, se desplegarán algunas opciones entre las que está la de “Restaurar esta versión”, que aparece arriba a la izquierda. Ahora esa versión pasa a ser la versión con la que se trabaja.

En Microsoft Office - OneDrive

Microsoft Word es el programa procesador de textos del conocido conjunto de software Office. Al igual que los documentos de la aplicación de Google se almacenan en la nube en Google Drive, los de Word se almacenan en OneDrive.

El control de versiones en OneDrive funciona de forma similar al que se ha explicado arriba para Google Drive, así que se recomienda empezar por ese apartado para ver el funcionamiento general de estas utilidades.

Sí conviene resaltar que, en el caso de OneDrive, el historial de versiones se encuentra en la ruta “Archivo > Información > Historial de versiones”. Al igual que se mostró antes, pueden verse anteriores versiones, mostrar o no mostrar los cambios, guardar una copia de cualquiera de esas versiones y también, restaurar una versión anterior (ver imagen 2).

Imagen 2. Acceso al historial de versiones en un documento de MS Word en OneDrive.

Una diferencia con el funcionamiento de Google Drive es que OneDrive permite guardar hasta 25 versiones anteriores de un mismo documento.

Se van a documentar ahora los pasos que hay que seguir para recuperar documentos que hayan sido eliminados, algo más sencillo que gestionar las distintas versiones de un documento.

En Google Drive

Google Drive es el espacio de trabajo en la nube de Google y agrupa distintas herramientas. Aunque se puede acceder al mismo de forma directa iniciando sesión con tu cuenta de Google, también se puede acceder desde Gmail, clicando en su icono, dentro del desplegable que se sitúa arriba y a la derecha de la pantalla.

Una vez en Google Drive, en la parte izquierda, verás un menú con los principales espacios de trabajo. Uno de ellos es la “Papelera” (ver imagen 3).

Si pinchas ahí llegarás al espacio donde han ido todos los documentos de Drive que hayas eliminado o “quitado”, como dice la aplicación junto al icono de la papelera. Aunque están aquí, esos documentos no han sido borrados de forma definitiva. De hecho, puedes volver a inspeccionar esos documentos haciendo doble clic sobre los mismos, y, clicando con el botón derecho del ratón sobre esos ellos, te dará la opción de quitarlos definitivamente o de “restaurarlos”. Restaurar un documento es lo que se denomina en este manual “recuperar”.

Imagen 3. Menú principal Google Drive.

En OneDrive

OneDrive es el espacio de trabajo en la nube de Microsoft y agrupa distintas herramientas, como las englobadas dentro de MS-Office. Aunque se puede acceder al mismo de forma directa iniciando sesión con tu cuenta de Microsoft, también se puede acceder desde el gestor de correo Outlook, clicando en el icono de la nube azul, dentro del desplegable que se sitúa a la izquierda de la pantalla.

Una vez en OneDrive, en la parte izquierda, verás un menú con los principales espacios de trabajo. Se trata de uno muy parecido al de Google Drive. El apartado que nos interesa aquí es el de “Papelera de reciclaje” (ver imagen 4).

Si pinchas ahí llegarás al espacio donde han ido todos los documentos de Drive que hayas eliminado o “enviado a la papelera de reciclaje”, como dice la aplicación. Como ocurre en el Google Drive, los documentos que se eliminan en OneDrive no se eliminan de forma definitiva, sino que están en esa papelera. Al igual que allí, también puedes verlos de nuevo. Cada documento en la papelera tiene su nombre, fecha de eliminación, persona que lo ha eliminado, persona que lo ha creado – nótese que se trata de espacios que pueden usarse para el trabajo colaborativo – y su ubicación original. Los documentos en la papelera pueden ordenarse por cualquiera de estas características.

Si acercamos el ratón a la izquierda del nombre, se ilumina una casilla de selección. Los archivos seleccionados así serán después el objeto de la acción que se decida, sea restaurarlos en sus carpetas de origen, sea eliminarlos definitivamente. De este modo, no es necesario restaurar o eliminar los archivos uno por uno, sino que se pueden dar órdenes masivas.

Por otro lado, si clicamos con el botón derecho del ratón sobre uno de estos archivos, además de seleccionarse, nos va a ofrecer las siguientes opciones:

• “Eliminar”: se eliminará el archivo de forma definitiva.
• “Restaurar”: se devolverá el archivo a la carpeta original desde la que hubiera sido enviado a la papelera
• “Detalles”: ofrecerá más información sobre el archivo.

Imagen 4. Menú principal de OneDrive.

En Dropbox

Dropbox es la aplicación de almacenamiento en la nube pionera para el gran público y, aunque no ofrece una gran cantidad de almacenamiento de forma gratuita – algo más de 2GB según los dispositivos conectados – mucha gente sigue usándola y conviene dedicarle un espacio aquí, porque además se puede integrar tanto con Google Drive como con OneDrive.

De manera similar a las aplicaciones anteriores, en la página principal de Dropbox, una vez se ha iniciado sesión, se puede encontrar un apartado, denominado “Archivos eliminados”, donde se guardan provisionalmente los archivos que hemos eliminado de las carpetas contenidas o sincronizadas con Dropbox (ver imagen 5).

El sistema es similar al que se ha mostrado en otras aplicaciones. Cuando se eliminan archivos van a esa carpeta de “archivos eliminados”. Estos pueden restaurarse, es decir recuperarse volviendo a su carpeta de origen, al seleccionarlos pinchando a la izquierda de su nombre y apretando el botón de “restaurar” a la derecha de la pantalla.

Algo útil de esta carpeta de archivos eliminados es que Dropbox facilita un buscador de los documentos eliminados que se encuentra a la derecha de la pantalla. Si tienes muchos documentos es una buena manera de filtrarlos, por fecha de eliminación, carpeta de origen o persona que los ha eliminado (ver imagen 6).

Imagen 5. Menú principal de Dropbox.

Imagen 6. Menú de búsqueda de “archivos eliminados” en Dropbox.