OBJETIVOS Y CONTENIDOS
En esta unidad, se hará un repaso del contenido abordado en la unidad anterior sobre OneDrive, la herramienta de almacenamiento en la nube de Microsoft que permite gestionar y acceder a archivos desde cualquier dispositivo conectado a internet. Se iniciará con un recordatorio sobre su descripción general y su integración en el ecosistema de Microsoft 365, destacando sus principales ventajas.
A continuación, se profundizará en la funcionalidad de sincronización, explicando cómo se mantienen los archivos actualizados entre la nube y los dispositivos locales, lo que permite acceder a ellos incluso sin conexión a internet. Seguidamente, se detallará el proceso de compartir archivos y carpetas, enfatizando cómo esta función facilita la colaboración en línea mediante la asignación de permisos de acceso y edición.
Finalmente, se abordará el historial de versiones, una característica que permite recuperar versiones anteriores de archivos, asegurando la integridad de los documentos y simplificando la gestión de cambios.
Pulsa en cada pestaña
-
Conocer las funcionalidades de OneDrive: Adquirir un conocimiento detallado sobre las características principales de OneDrive como herramienta de almacenamiento en la nube, así como su integración con Microsoft 365.
-
Comprender la sincronización de archivos: Aprender cómo se sincronizan los archivos entre OneDrive y los dispositivos locales, permitiendo mantener una copia actualizada accesible sin necesidad de conexión a internet.
-
Facilitar el compartir archivos: Entender el proceso de compartir archivos y carpetas, así como los diferentes permisos de acceso y edición que se pueden asignar a los colaboradores.
-
Gestionar el historial de versiones: Conocer la funcionalidad del historial de versiones, que permite recuperar versiones anteriores de archivos, garantizando la integridad de los documentos y simplificando la gestión de cambios.
RECORDATORIO SOBRE ONEDRIVE
Pulsa sobre el botón
SINCRONIZAR ARCHIVOS EN EL EQUIPO LOCAL
La sincronización de OneDrive le permite mantener sus archivos actualizados entre la nube de OneDrive y su dispositivo local, ya sea un ordenador, un teléfono móvil o una tablet. Este proceso asegura que tenga acceso a sus archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento, incluso sin conexión a Internet. Al activar la sincronización en OneDrive, los archivos y carpetas seleccionados se copian automáticamente desde la nube a una ubicación específica en su dispositivo local, permitiéndole acceder a estos archivos sin conexión. Además, cualquier cambio que realice en los archivos sincronizados se actualizará automáticamente tanto en la nube como en su dispositivo local, garantizando que siempre tenga la versión más reciente. Con esta herramienta puede acceder a sus documentos de manera eficiente y segura, asegurando que siempre trabaje con la versión más actualizada de sus archivos, sin importar dónde se encuentre.
¿Cómo utilizar esta funcionalidad?
Instalación de la aplicación de OneDrive
Si aún no se tiene la aplicación de OneDrive, descárguese e instálese en el dispositivo desde la tienda de aplicaciones correspondiente a su sistema operativo (Windows, macOS, iOS, Android).
Inicio de sesión
Abra la aplicación de OneDrive e inicie sesión con su cuenta de Microsoft. Si no tiene una cuenta, puede crear una de forma gratuita.
Selección de archivos para sincronizar
Navegue hasta la carpeta o archivos que se desean sincronizar con el dispositivo local en la interfaz de OneDrive y seleccione los archivos o carpetas que desea sincronizar.
Configuración de la sincronización
En la aplicación de OneDrive, busque la opción para sincronizar los archivos seleccionados con el dispositivo local.
- En la aplicación de escritorio de OneDrive para Windows o macOS, seleccione la opción "Mantener siempre en este dispositivo".
- En la aplicación móvil de OneDrive, seleccione la opción "Hacer que esté disponible sin conexión".
Sincronización
OneDrive comenzará a sincronizar los archivos seleccionados con su dispositivo local. La velocidad de sincronización dependerá del tamaño de los archivos y de la velocidad de su conexión a internet.
Acceso a los archivos sincronizados
Una vez que la sincronización haya finalizado, los archivos estarán disponibles en su dispositivo local en una carpeta específica de OneDrive. Puede acceder a estos archivos incluso cuando no tenga conexión a internet.
Gestión de archivos sincronizados
Realice cambios en los archivos sincronizados según sea necesario. Estos cambios se actualizarán automáticamente tanto en la nube como en su dispositivo local.
Actualización automática
La sincronización de archivos en OneDrive asegura que siempre tenga la versión más actualizada de sus archivos, independientemente de si está trabajando en línea o fuera de línea.
COMPARTIR ARCHIVOS CON OTRAS PERSONAS
La funcionalidad de compartir en OneDrive permite colaborar y compartir archivos de manera eficiente. Con esta función, usted puede dar permiso a otras personas para acceder y trabajar en los mismos archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Al usar la función de compartir en OneDrive, puede seleccionar los archivos o carpetas que desea compartir y especificar quién puede acceder a ellos y qué permisos tienen. Puede enviar invitaciones por correo electrónico a los destinatarios con un enlace para acceder a los archivos compartidos y controlar si los destinatarios pueden ver, editar o comentar los archivos.
Esta herramienta facilita la colaboración en tiempo real y asegura que todos los participantes tengan el acceso adecuado a los recursos compartidos.
Pulsa en cada pestaña
Acceda a OneDrive
Inicie sesión en tu cuenta de Microsoft y abre OneDrive en tu navegador web.
Seleccione el Documento
Navegue hasta el documento que desea compartir y haga clic en él para seleccionarlo.
Opción de Compartir
Una vez seleccionado el documento, busque la opción "Compartir" en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla. Haga clic en ella.
Agregar Destinatarios
Se abrirá una ventana emergente donde puede agregar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios con los que desea compartir el documento. También puede ajustar los permisos de acceso aquí.
Enviar la Invitación
Después de agregar los destinatarios y configurar los permisos, haga clic en "Enviar" para enviar la invitación de compartir. Los destinatarios recibirán un correo electrónico con un enlace al documento compartido.
Acceso a OneDrive
Abra la aplicación de OneDrive en tu ordenador e inicie sesión con tu cuenta de Microsoft.
Selecciona el Archivo o Carpeta
Navegue hasta el archivo o carpeta que desea compartir en tu carpeta de OneDrive.
Opción de Compartir
Haga clic derecho en el archivo o carpeta seleccionado para abrir un menú contextual. Allí encontrará la opción de compartir.
Agregar Destinatarios
Se abrirá un cuadro de diálogo similar al de la versión web, donde podrá ingresar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.
Configurar Permisos
Junto a cada correo electrónico, encontrará opciones para configurar los permisos de acceso. Seleccione los permisos adecuados según sus preferencias.
Enviar la Invitación
Una vez configurado, haga clic en "Enviar" para enviar la invitación a los destinatarios.
Acceda a OneDrive
Abra la aplicación de OneDrive en tu dispositivo móvil e inicie sesión si es necesario.
Seleccione el Documento
Navegue hasta el documento que desea compartir en tu carpeta de OneDrive.
Opción de Compartir
Al lado del nombre del archivo o la carpeta, verá tres puntos. Al pulsar sobre ellos, se despliega un menú donde encontrará la opción de compartir. En la vista del documento, busque el ícono de compartir: En la aplicación para iOS, está ubicado en la esquina superior derecha; mientras que en la aplicación para Android, lo encontrarás en la esquina inferior izquierda.
Agregar Destinatarios
Toque el icono de compartir y se abrirá una ventana donde puedes agregar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios y ajustar los permisos de acceso.
Enviar la Invitación
Una vez configurado, pulse "Enviar" para enviar la invitación de compartir.
Abra el Documento
Inicie la aplicación de escritorio de Office (por ejemplo, Microsoft Word).
Abra el documento
Abra el documento que desea compartir.
Seleccione la Opción de Compartir
Una vez que tenga abierto el documento, busque la opción de compartir. Por lo general, se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana de la aplicación. Puede presentarse como un icono de "Compartir" o como un botón con la etiqueta "Compartir". Si el documento no ha sido guardado previamente en OneDrive, se le ofrecerá la opción de guardarlo en su ubicación de OneDrive antes de compartirlo.
Configure los permisos y agregue los destinatarios
Al hacer clic en la opción de compartir, se abrirá un cuadro de diálogo donde podrá configurar los permisos de acceso y agregar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios con los que desea compartir el documento.
Envíe la Invitación
Una vez que haya configurado los permisos y agregado los destinatarios, seleccione la opción para enviar la invitación. Esto enviará un correo electrónico a los destinatarios con un enlace al documento compartido en OneDrive.
Recuerda que para utilizar esta función, debe tener una cuenta de Microsoft y estar conectado a Internet para acceder a su OneDrive. Además, los destinatarios también necesitarán una cuenta de Microsoft o una dirección de correo electrónico válida para acceder al documento compartido.
HISTORIAL DE VERSIONES
El historial de versiones en OneDrive es una función que le permite acceder a versiones anteriores de sus archivos almacenados en la nube. Con esta función, puede ver y restaurar versiones anteriores de un archivo en caso de que necesite recuperar información o deshacer cambios.
Cuando trabaja en un archivo en OneDrive, se guardan automáticamente todas las versiones anteriores del archivo a medida que realiza cambios. Esto le permite volver a cualquier punto en el tiempo y recuperar una versión anterior del archivo si lo necesita.
Para acceder al historial de versiones en OneDrive, simplemente seleccione el archivo del que desea ver el historial de versiones y busque la opción correspondiente en el menú de opciones. Desde allí, podrá ver una lista de todas las versiones anteriores del archivo, junto con detalles como la fecha y la hora en que se guardaron.
La función de historial de versiones es especialmente útil cuando trabaja en colaboración con otros usuarios o cuando necesita rastrear cambios específicos en un archivo a lo largo del tiempo. Le proporciona una capa adicional de seguridad y control sobre sus archivos, permitiéndole restaurar versiones anteriores en caso de que necesite revertir cambios.
AUTOEVALUACIÓN
Responde cada pregunta
Responde cada pregunta
Responde cada pregunta
Responde cada pregunta
Responde cada pregunta
Responde cada pregunta
FUENTES BIBLIOGRÁFICAS
Microsoft. (n.d.). OneDrive: Almacenamiento en la nube personal y empresarial. Microsoft. https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage
Microsoft. (2023). Sincronizar archivos de OneDrive con su equipo local. Microsoft. https://support.microsoft.com/es-es/topic/sincronizar-archivos-de-onedrive-28b452c4-0b1e-401e-bf30-b04d60556b57
Microsoft. (2023). Compartir archivos y carpetas de OneDrive. Microsoft. https://support.microsoft.com/es-es/office/compartir-archivos-y-carpetas-de-onedrive