Google Drive

OBJETIVOS Y CONTENIDOS

Esta unidad didáctica tiene como objetivo principal familiarizar a los estudiantes con el uso y las funciones de Google Drive, una herramienta de almacenamiento en la nube desarrollada por Google. A lo largo de esta unidad, los estudiantes aprenderán a utilizar Google Drive para almacenar, organizar y compartir archivos de manera colaborativa. La unidad abordará temas como la creación de documentos, la organización de archivos, la colaboración en tiempo real y la seguridad en Google Drive. Los estudiantes desarrollarán habilidades para aprovechar al máximo esta herramienta en sus actividades académicas y profesionales.

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Este recurso educativo tiene como objetivo proporcionar a los usuarios una comprensión completa y práctica de Google Drive, un servicio de almacenamiento y sincronización de archivos en la nube desarrollado por Google. A través de este material, los usuarios podrán:
  1. Familiarizarse con Google Drive: Conocer las características y funcionalidades básicas de Google Drive, incluyendo cómo almacenar, sincronizar y compartir archivos de manera eficiente.
  2. Gestionar Archivos: Aprender a subir, abrir, editar y compartir archivos utilizando Google Drive, facilitando la colaboración y el acceso a la información desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
  3. Utilizar Herramientas de Colaboración: Descubrir cómo utilizar las herramientas integradas de Google Drive, como Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Formularios, para trabajar de manera colaborativa en tiempo real.
  4. Optimizar el Uso del Espacio: Comprender cómo gestionar el espacio de almacenamiento disponible, incluyendo la integración con otros servicios de Google como Gmail y Google Fotos.
  5. Implementar Buenas Prácticas de Seguridad: Conocer las mejores prácticas para mantener la seguridad y privacidad de los archivos almacenados en Google Drive, incluyendo la configuración de permisos y el uso de unidades compartidas.
Con estos objetivos, se espera que los usuarios puedan aprovechar al máximo las capacidades de Google Drive para mejorar su productividad y colaboración en entornos educativos y profesionales.

  1. Introducción
  2. Características de Google Drive
  3. Uso de Google Drive
  4. Funcionalidades de Google Drive
  5. Compartir
  6. Sincronización

 

INTRODUCCIÓN A GOOGLE DRIVE

Google Drive

Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube que le permite a usted almacenar, sincronizar y compartir archivos y carpetas de manera segura. Con Google Drive, usted puede acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo con conexión a internet, ya sea una computadora, un teléfono inteligente o una tableta. Además del almacenamiento, Google Drive ofrece herramientas de colaboración que facilitan el trabajo en equipo, como la posibilidad de compartir archivos, comentar documentos en tiempo real y colaborar en proyectos en conjunto. También cuenta con funciones como el historial de versiones, que le permite revisar y restaurar versiones anteriores de sus archivos, y la integración con otras aplicaciones de Google, como Google Docs, Sheets y Slides, para crear y editar documentos directamente en la plataforma. En resumen, Google Drive es una solución integral para almacenar, organizar y trabajar con sus archivos de manera eficiente y colaborativa.

CARACTERÍSTICAS DE GOOGLE DRIVE

Aquí te presentamos algunas de sus características de Google Drive:

Almacenamiento y Acceso Seguro:

  • Almacena todos los archivos que desees y accede a ellos en cualquier momento desde tu ordenador o dispositivo móvil.
  • Controla cómo se comparten los archivos para mantener la privacidad y seguridad de tu información.

Inteligencia Artificial Integrada:

  • La IA de Google en Drive puede predecir y revisar en tiempo real lo que consideras importante.
  • Reconoce contenido relevante, colaboradores y eventos importantes, facilitando la organización y acceso a la información necesaria.
  • La tecnología de búsqueda y AI de Google agiliza las tareas de tu equipo, ofreciendo velocidad, fiabilidad y opciones de colaboración.

Espacio Compartido para Equipos:

  • Utiliza unidades compartidas para almacenar el trabajo de tu equipo en espacios seguros y fáciles de gestionar.
  • Los archivos en las unidades compartidas son accesibles para todos los miembros del equipo, asegurando que dispongan de información actualizada en todo momento.

Acceso sin Navegador desde tu Ordenador:

  • Con Drive para ordenadores, accede a tus archivos directamente desde tu dispositivo, sin consumir espacio en disco duro.
  • Menos tiempo de espera para sincronización de archivos significa más tiempo para tareas productivas.
  • Drive para ordenadores, permite gestionar y compartir contenido entre dispositivos y la nube.
  • Accede a tus archivos y carpetas de Drive desde el Explorador de archivos de Windows o el Finder de macOS.
  • Los archivos se mantienen actualizados en todos los dispositivos, y cualquier cambio se refleja tanto en la nube como en tu ordenador.

Aplicaciones de Colaboración Integradas:

  • Drive se integra con Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones, facilitando la creación y colaboración en tiempo real.
  • Las aplicaciones nativas de la nube permiten a tu equipo trabajar de forma eficiente y colaborativa.

Integración con Herramientas Existentes:

  • Drive se complementa con las herramientas y aplicaciones actuales de tu equipo.
  • Colabora en archivos de Microsoft Office sin necesidad de convertir formatos, y edita y guarda más de 100 tipos de archivos adicionales.

 

 

HERRAMIENTAS DE GOOGLE DRIVE

Google Drive ofrece una gama de herramientas integradas que abarcan diferentes necesidades de productividad: 

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Google Docs es una herramienta de procesamiento de texto en línea que permite a los usuarios crear y editar documentos de texto de manera colaborativa.

Funcionalidades Clave:

  • Creación de documentos de texto desde cero o a partir de plantillas prediseñadas.
  • Edición en tiempo real con múltiples usuarios.
  • Herramientas de formato de texto, párrafos, estilos y listas.
  • Funciones de revisión y comentarios para la colaboración efectiva.

Google Sheets es una aplicación de hojas de cálculo en línea que permite a los usuarios realizar cálculos, análisis de datos y visualizaciones.

Funcionalidades Clave:

  • Creación de hojas de cálculo para organizar y analizar datos.
  • Uso de funciones y fórmulas integradas para realizar cálculos complejos.
  • Colaboración en tiempo real con otros usuarios en la misma hoja de cálculo.
  • Creación de gráficos y diagramas para visualizar datos de manera efectiva.

Google Slides es una herramienta de presentación en línea que permite a los usuarios crear y compartir presentaciones visuales.

Funcionalidades Clave:

  • Creación de presentaciones de diapositivas con texto, imágenes, gráficos y multimedia.
  • Uso de temas y diseños prediseñados para una apariencia profesional.
  • Colaboración en tiempo real para editar diapositivas con otros usuarios.
  • Presentación en línea o descarga en diferentes formatos para compartir y presentar.

Google Forms es una herramienta para crear encuestas, cuestionarios y formularios en línea de manera rápida y sencilla.

Funcionalidades Clave:

  • Creación de formularios personalizados con diferentes tipos de preguntas, como opción múltiple, casilla de verificación y escala de valoración.
  • Recopilación automática de respuestas en una hoja de cálculo de Google Sheets.
  • Personalización de temas y diseño para reflejar la marca o el propósito del formulario.
  • Análisis de datos y respuestas mediante gráficos y estadísticas integradas.

GUÍA DE USO DE GOOGLE DRIVE

Google Drive para ordenadores es la solución perfecta para gestionar y compartir contenido entre todos tus dispositivos y la nube de manera sencilla. Con este cliente de sincronización, puedes acceder a tus archivos y carpetas de Drive directamente desde tu ordenador, utilizando el Explorador de archivos de Windows o el Finder de macOS.

Beneficios Principales:

  • Accesible desde Cualquier Lugar: Puede acceder a sus archivos desde el sitio web de Google Drive en su computadora o utilizando las aplicaciones disponibles para Android e iOS. Esto le permite editar documentos y hojas de cálculo incluso cuando está en movimiento.

  • Almacenamiento en la Nube Con Google Drive, puede guardar sus archivos en la nube, lo que significa que están disponibles desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Cada usuario cuenta con 15 gigabytes (GB) de espacio gratuito, pero si necesita más espacio, puede optar por planes de pago que se ajusten a sus necesidades.

  • Organización Eficiente: Visualice y organice sus archivos en el sistema de archivos de tu ordenador sin ocupar espacio de almacenamiento. Además, con Google Drive, el almacenamiento disponible se unifica, lo que significa que los 15 GB también se utilizan para guardar sus mensajes de correo electrónico de Gmail y las imágenes de Google+. Esto simplifica la gestión de sus archivos y su contenido digital.

  • Libere Espacio en su Dispositivo: La función de Drive para ordenadores le permite mover sus archivos a la nube, liberando así espacio en su disco duro. Esto también reduce el ancho de banda necesario para mantener sus archivos sincronizados entre su computadora y la nube.

  • Sincronización Automática: Sincroniza tus archivos entre tu ordenador y Google Drive. Los cambios realizados en la nube se reflejarán en tu ordenador y viceversa, manteniendo tus archivos actualizados en todos tus dispositivos.

  • Uso Sin Conexión: Guarda archivos y carpetas para acceder a ellos sin conexión, incluyendo los archivos de unidades compartidas.

  • Colaboración en Tiempo Real: Colabora en archivos de Microsoft Office en tiempo real directamente desde Google Drive.

  • Acceso Instantáneo: Además, Google Drive le ofrece la posibilidad de acceder en streaming a sus archivos en cualquier momento, así como la opción de habilitar el acceso sin conexión. Esto significa que puede trabajar en sus documentos incluso cuando no está conectado a Internet.

  • Integración con Microsoft Outlook: Si utiliza Outlook en Windows con una cuenta de trabajo o educativa, puede enviar y guardar archivos con Microsoft Outlook de forma sencilla.

Guía para Instalar y Configurar Drive en tu Ordenador

Antes de comenzar, asegúrese de que su sistema operativo sea compatible con Drive para ordenadores. Luego, siga estos sencillos pasos para descargar e instalar Drive en su ordenador:

Paso 1: Descarga Drive para Ordenadores

Para Windows, haga clic en "DESCARGAR PARA WINDOWS". Para Mac, haga clic en "DESCARGAR PARA MAC".

Microsoft

Descargar para Windows

macOS

Descargar para macOS

Paso 2: Ejecute el archivo descargado

Una vez descargado, abra el archivo correspondiente:

  • Para Windows: GoogleDriveSetup.exe
  • Para Mac: GoogleDrive.dmg

Paso 3: Siga las instrucciones

Siga las instrucciones que aparecen en pantalla para completar la instalación. El proceso es simple y solo le llevará unos minutos.

Abrir Drive para ordenadores

Puede acceder al menú correspondiente a Drive File Stream de la siguiente manera:

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Puede encontrar el menú de Drive File Stream en la esquina inferior derecha, en la bandeja del sistema. Si no lo ve de inmediato, es posible que necesite hacer clic en la flecha para mostrar íconos ocultos.

Busque el menú de Drive File Stream en la parte superior derecha de la barra de menú.

Para facilitar el acceso a Drive para ordenadores, incluso cuando la aplicación está cerrada, puede fijarla siguiendo estos pasos:

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  • Para agregar Drive al menú Inicio: Haga clic con el botón derecho en Drive en el menú Inicio y seleccione "Anclar a inicio".
  • Para agregar Drive a la barra de tareas: Haga clic con el botón derecho en Drive en el menú Inicio y seleccione "Anclar a la barra de tareas"

Para agregar Drive a tu Dock: Abra la carpeta “Applications” y arrastre la aplicación de Drive a la izquierda de la línea que separa las aplicaciones usadas recientemente en tu Dock.

 

Usar Drive para ordenadores

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Para administrar y compartir contenido de manera eficiente en todos sus dispositivos y en la nube, recomendamos el uso de Drive para Ordenadores.

Drive para Computadoras le permite encontrar fácilmente sus archivos y carpetas de Drive en su ordenador, utilizando el Explorador de archivos de Windows o el Finder de macOS.

Con Drive para Ordenadores, usted puede realizar las siguientes acciones:

  1. Abrir archivos almacenados en la nube directamente en su ordenador.
  2. Ver y organizar sus archivos en el sistema de archivos de su ordenador sin ocupar espacio de almacenamiento.
  3. Sincronizar archivos desde su ordenador con Google Drive. Al sincronizar elementos, los archivos se descargan de la nube y se cargan desde el disco duro de su ordenador. Posteriormente, los archivos en su ordenador coinciden con los de la nube, manteniéndose actualizados y accesibles en todos sus dispositivos.
  4. Guardar archivos y carpetas para usarlos sin conexión, lo que incluye archivos de unidades compartidas.
  5. Colaborar en archivos de Microsoft Office en tiempo real. Si utiliza Outlook en Windows con una cuenta de trabajo o educativa, puede enviar y guardar archivos con Microsoft Outlook.

Es importante aprovechar las funciones y capacidades que ofrece Drive para Computadoras para optimizar la gestión de sus archivos y la colaboración en su entorno de trabajo.

Con Drive para Ordenadores en macOS, usted puede realizar las siguientes acciones:

  1. Acceder a Drive desde Finder.
  2. Sincronizar archivos entre el sistema local y la nube.

Consideraciones Importantes:

  • Cuando sincroniza archivos con Drive para Computadoras, puede optar por hacerlo mediante la reproducción o la replicación. Puede obtener más información sobre las diferencias entre replicar y reproducir archivos.

  • Si está sincronizando archivos en macOS con Drive para Computadoras, es posible que deba otorgar permisos específicos a macOS. Puede obtener más detalles sobre cómo otorgar permisos en macOS.

  • Si está reproduciendo archivos en macOS 12.1 o versiones posteriores, Drive para Computadoras utiliza File Provider para brindar compatibilidad integrada con sus archivos. Puede obtener más información sobre File Provider.

  • Para asegurar un funcionamiento completo, le recomendamos verificar la compatibilidad de Drive para Computadoras con su versión de macOS. Puede consultar qué versiones de macOS son compatibles con Drive para Computadoras.

Otorgar Permisos a macOS para Sincronizar Archivos:

Cuando sincroniza archivos específicos, es posible que necesite otorgar permisos a macOS para acceder a ciertas carpetas y dispositivos. Esto incluye:

  • Carpetas de escritorio, documentos y descargas.
  • Volúmenes de red y dispositivos extraíbles.
  • Su biblioteca de fotos.

Drive para Computadoras requiere permisos para:

  • Acceder a las carpetas o dispositivos que sincroniza con Google Drive o en los que ha creado copias de seguridad en Google Fotos.
  • Utilizar la presencia en tiempo real o una llave Bluetooth para acceder.

Si inicialmente no otorga permisos y luego decide sincronizar una carpeta o dispositivo, puede ajustar la configuración de privacidad en "Preferencias del Sistema".

  1. En su ordenador, en la esquina superior izquierda, haga clic en el ícono de Apple y luego seleccione "Preferencias del Sistema", seguido de "Privacidad y Seguridad".
  2. Abra la sección de "Archivos y Carpetas" o "Fotos".
  3. Active o desactive los permisos según sea necesario.

Nota: Para aplicar los cambios, es posible que necesite reiniciar Drive para Computadoras o su ordenador.

Acceso a Drive para ordenadores

Para acceder a su cuenta en Drive para ordenadores por primera vez o después de desconectarla, sigue estos pasos:

  1. Abra Drive para ordenadores, también conocido como Drive File Stream, en su ordenador.
  2. Haga clic en "Acceder con navegador".
  3. Acceda a la cuenta de Google que desea utilizar en Drive para ordenadores.

Nota

Puede usar hasta 4 cuentas simultáneamente con Drive para ordenadores. 

Cómo utilizar sus archivos de Google Drive en Drive para ordenadores

Una vez que haya instalado Drive para ordenadores, sus archivos estarán disponibles en la ubicación "Google Drive" dentro del Explorador de archivos de Windows o en Finder de macOS. Siga estos pasos para acceder a sus archivos:

  1. Abra Drive para ordenadores, Drive File Stream, en su ordenador.
  2. Haga clic en su nombre y luego en "Google Drive".
  3. Dependiendo de su historial de uso (o el de tu organización) de Drive, también podrá acceder a las siguientes carpetas:
    • "Mi unidad"
    • "Unidad compartida"
    • "Otras computadoras"
  4. Dentro de la carpeta, haga doble clic en el archivo que desea abrir.
    • Los archivos creados con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google se abrirán en el navegador.
    • Otros archivos se abrirán en sus aplicaciones habituales en tu ordenador.

Nota

Si no tiene contenido en su unidad de Drive, observará lo siguiente:

  • La carpeta "Mi unidad" estará vacía.
  • No se mostrarán las vistas de "Unidades compartidas" ni "Otras computadoras".*

Guía para acceder a Google Drive

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Paso 1: Acceda a su cuenta de Google Drive

Para comenzar a utilizar Google Drive, siga estos pasos:

  1. Diríjase a drive.google.com: Acceda a su cuenta de Google Drive desde cualquier navegador en tu ordenador visitando drive.google.com.

  2. Explore su unidad de Drive: En su unidad de Drive encontrará lo siguiente:

    • Los archivos y carpetas que suba o sincronice.
    • Archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google que cree.
    • Archivos y carpetas recomendados recientemente.
    • Chips de filtro que facilitan la búsqueda de archivos por tipo, personas, fecha de modificación, etc.

Sugerencia: Puedes configurar la Página principal o Mi unidad como página de inicio de Google Drive. Ve a Configuración > Configuración y selecciona tu preferencia en "Página de inicio".

Paso 2: Suba o Cree Archivos

Una vez que esté en su cuenta de Google Drive, puede subir archivos desde su ordenador o crear nuevos directamente en Drive. Aquí tiene algunas opciones:

  • Suba archivos y carpetas a Google Drive desde su ordenador.
  • Trabaje con archivos de Office.
  • Cree y edite documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google, y dales formato.

Paso 3: Comparta y Organice sus Archivos

Google Drive le permite compartir archivos y carpetas con otras personas para colaborar en ellos. Aquí le explicamos cómo:

  • Comparta archivos desde Google Drive.
  • Comparta carpetas desde Google Drive.
  • Convierta a otra persona en propietaria de un archivo.
  • Encuentre los archivos compartidos en la sección "Compartidos conmigo".

Paso 4: Cerrar Sesión en Google Drive

Cuando haya terminado de usar Google Drive, siga estos pasos para cerrar sesión:

  1. Vaya a drive.google.com.
  2. En la esquina superior derecha, haga clic en su foto de perfil.
  3. Si no tiene una foto, haga clic en el ícono de su cuenta.
  4. Seleccione "Salir".

Paso 1: Abra la Aplicación

Para comenzar a utilizar Google Drive en su dispositivo Android, siga estos pasos:

  • Encuentre y abra la App de Google Drive: Busque y abra la aplicación de Google Drive en su dispositivo. Dentro de la sección "Mi unidad", encontrará:
    • Los archivos y carpetas que haya subido o sincronizado.
    • Los archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google que haya creado.

Paso 2: Suba o cree Archivos

Una vez dentro de la aplicación de Google Drive, puede subir archivos desde su teléfono o tablet, o crear nuevos directamente en Drive. Aquí tiene algunas opciones:

  • Aprenda a subir archivos y carpetas a Google Drive.
  • Descubra cómo trabajar con archivos de Office.
  • Aprenda a crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google, y a darles formato.

Paso 3: Comparta y organice sus archivos

Google Drive le permite compartir archivos y carpetas con otras personas para colaborar en ellos. Aquí le explicamos cómo:

  • Descubra cómo compartir archivos desde Google Drive.
  • Aprenda a compartir carpetas desde Google Drive.
  • Descubre cómo convertir a otra persona en propietaria de un archivo.
  • Encuentra los archivos compartidos contigo en la sección "Compartidos conmigo".

Cómo Salir de Google Drive

Para cerrar sesión en Google Drive en Android, siga estos pasos:

  • Quite su Cuenta de Google del Dispositivo:
    • Abre la aplicación de Configuración en tu dispositivo.
    • Presiona "Usuarios y cuentas".
    • Selecciona la cuenta de Google que deseas quitar.
    • Presiona "Quitar cuenta" y luego confirma la acción.
 

Paso 1: Descarga y Abre la Aplicación

Para comenzar a usar Google Drive en tu iPhone o iPad, sigue estos pasos:

  • Descarga y Abre la Aplicación:
    • En tu iPhone o iPad, abre la app de Google Drive desde la pantalla principal.
    • Encontrarás en la Página principal:
      • Los archivos y carpetas que subas o sincronices.
      • Archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google creados por ti.

Paso 2: Sube o Crea Archivos

Una vez dentro de Google Drive, puedes realizar las siguientes acciones:

  • Sube o Crea Archivos:
    • Sube archivos desde tu iPhone o iPad, o crea nuevos directamente en Google Drive. Aquí te mostramos cómo:
      • Aprende a subir archivos y carpetas a Google Drive.
      • Descubre cómo trabajar con archivos de Office.
      • Aprende a crear y editar archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, y cómo darles formato.

Paso 3: Comparte y Organiza tus Archivos

Luego, aprende a compartir y organizar tus archivos en Google Drive:

  • Comparte y Organiza tus Archivos:
    • Descubre cómo compartir archivos desde Google Drive.
    • Aprende a compartir carpetas desde Google Drive.
    • Convierte a otra persona en propietaria de un archivo.
    • Encuentra los archivos compartidos contigo en la sección "Compartidos conmigo".

Cómo Salir de Google Drive

Por último, si necesitas cerrar sesión en Google Drive en tu dispositivo, sigue estas instrucciones:

  • Salir de Google Drive:
    • Puedes salir de la app de Drive realizando alguna de las siguientes acciones:
      • Quita toda la cuenta del teléfono o de la tablet.
      • Quita la Cuenta de Google del dispositivo.
      • Accede con otra cuenta.
      • Desactiva las cuentas temporalmente.

 

COMPARTIR CON GOOGLE DRIVE

La funcionalidad de compartir en Google Drive permite a los usuarios colaborar de manera eficiente al otorgar acceso a sus archivos y carpetas a otras personas. A través de esta herramienta, usted puede ajustar los permisos de acceso para definir quién puede ver, comentar o editar el contenido compartido.

Características principales

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  1. Usted puede especificar diferentes niveles de acceso para cada usuario: visualización, comentario o edición.
  2. Estos permisos pueden ser modificados en cualquier momento, proporcionando control total sobre quién puede interactuar con su información.

  1. Enlaces Directos: Puede generar un enlace para compartir archivos y carpetas, facilitando el acceso sin necesidad de enviar invitaciones individuales.
  2. Invitaciones por Correo Electrónico: Permite enviar invitaciones directamente a los correos electrónicos de los colaboradores, garantizando que solo las personas deseadas reciban acceso.

La funcionalidad de compartir habilita la colaboración simultánea en documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Los cambios se reflejan en tiempo real, asegurando que todos los colaboradores trabajen con la versión más reciente del documento.

 

En cualquier momento, usted puede revisar, modificar o revocar los permisos de acceso a los archivos y carpetas compartidos. Esta capacidad le permite mantener la seguridad y privacidad de su información, ajustando quién puede acceder según las necesidades cambiantes.

Beneficios de la Funcionalidad de Compartir

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Facilita la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo, optimizando el flujo de trabajo y la productividad.

Proporciona un control preciso sobre quién tiene acceso a sus archivos, con la flexibilidad de modificar los permisos según sea necesario.

Los métodos de compartir mediante enlaces y correos electrónicos hacen que la distribución de documentos sea rápida y sencilla.

Cómo compartir en Google Drive

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Paso 1: Busca el Archivo que Deseas Compartir

Compartir un Solo Archivo:

Antes de compartir, verifica si hay solicitudes pendientes para documentos abiertos, indicadas por un punto junto a "Compartir" en la esquina superior derecha.

  1. En una Computadora:
    • Accede a Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
    • Selecciona el archivo que deseas compartir.
    • Haz clic en "Compartir".

Compartir Varios Archivos:

  1. En una Computadora:
    • Visita drive.google.com.
    • Mantén presionada la tecla Mayúsculas y selecciona dos o más archivos.
    • Haz clic en "Compartir".

Paso 2: Elige con Quiénes Compartir y Cómo Usarán el Archivo

Compartir con Personas Específicas:

Importante: Si usas una cuenta de Google de trabajo o educativa, puede haber restricciones para compartir archivos fuera de la organización.

  1. En tu Computadora:
    • Accede a Google Drive.
    • Selecciona el archivo y luego haz clic en "Compartir".
    • Ingresa la dirección de correo electrónico del destinatario.
    • Decide el nivel de acceso: Lector, Comentarista o Editor.
    • Opcionalmente, agrega un mensaje y haz clic en "Enviar" o "Compartir".

Compartir con un Grupo de Personas Específicas:

  • Crea un Grupo de Google, agrega miembros y comparte el archivo con el grupo.

Compartir en Espacios de Chat:

  • Agrega archivos a un espacio de chat en Google Chat.

Compartir con Asistentes de una Reunión:

  • Comparte archivos con asistentes de reuniones desde Google Drive.

Cómo Acceder a tu Cuenta de Trabajo o Educativa:

  • Asegúrate de estar conectado a tu cuenta correspondiente.

Cómo Permitir el Acceso General al Archivo:

  • Decide si el archivo estará disponible para cualquier persona o restringido.

Cómo Elegir los Permisos de Acceso:

  • Determina si las personas pueden ver, comentar o editar el archivo.

Cómo Cambiar el Acceso General del Archivo:

  • Decide entre público, cualquier persona con el vínculo o restringido.

Paso 1: Encuentra el Archivo que Deseas Compartir

Compartir un Solo Archivo:

Para compartir un archivo individual desde tu dispositivo Android:

  1. Abre la app de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones en tu dispositivo.
  2. Junto al nombre del archivo, toca "Más".
  3. Selecciona "Compartir".

Compartir Varios Archivos:

Si necesitas compartir múltiples archivos desde tu teléfono o tablet Android, agrégalos a una carpeta y comparte la carpeta entera. También puedes compartir varios archivos desde drive.google.com en tu computadora.

Enviar y Compartir Formularios de Google:

Formularios de Google ofrece opciones de uso compartido específicas:

  • Aprende a compartir formularios para que otros los completen.
  • Obtén información sobre cómo compartir formularios y colaborar en ellos con otras personas.

Paso 2: Elige con Quiénes Compartir el Archivo y Cómo Usarlo

Compartir con Personas Específicas:

Si utilizas una Cuenta de Google asociada al trabajo o a una institución educativa, ten en cuenta lo siguiente:

  1. Abre la app de Google Drive en tu dispositivo Android.
  2. Selecciona el archivo y elige "Compartir".
  3. Ingresa la dirección de correo electrónico o el Grupo de Google con el que deseas compartir la carpeta.
  4. Define los permisos de acceso: Lector, Comentarista o Editor.
  5. Si tu cuenta es apta, puedes agregar una fecha de vencimiento para el usuario.
  6. Opcionalmente, agrega un mensaje a la notificación por correo electrónico.
  7. Si no deseas notificar a las personas, selecciona "No enviar notificaciones".
  8. Presiona "Enviar".

Compartir con un Espacio de Chat:

Puedes compartir un archivo o un enlace en un mensaje de chat o espacio en Google Chat:

  1. Abre la app de Google Chat en tu dispositivo Android.
  2. En la parte inferior, toca "Espacios".
  3. Abre el espacio de Chat deseado.
  4. En la esquina inferior izquierda, toca el icono de acciones y luego "Drive".
  5. Selecciona el archivo que deseas compartir y toca "Enviar".

Para compartir un vínculo a un archivo en la app de Drive:

  1. Abre la app de Drive en tu dispositivo móvil.
  2. Selecciona el archivo y toca "Más opciones".
  3. Presiona "Copiar vínculo".
  4. Luego, abre la app de Google Chat.
  5. En el espacio de Chat deseado, pega el vínculo en el campo de mensaje y toca "Enviar".

Cómo Permitir el Acceso General al Archivo:

Para decidir si el archivo estará disponible de manera general o restringido:

  1. Abre el archivo que deseas editar en Google Drive.
  2. Presiona "Administrar acceso".
  3. En "Acceso general", selecciona "Cambiar" y elige quiénes pueden acceder al archivo.
  4. Selecciona el rol de las personas en tu archivo.
  5. Decide si las personas pueden encontrar el archivo en los resultados de búsqueda.
  6. Presiona "Atrás".

Cómo Compartir un Archivo o una Carpeta de Manera Pública:

  1. Selecciona el archivo que deseas compartir.
  2. Toca "Compartir" o "Compartir".
  3. En "Acceso general", selecciona "Cambiar".
  4. Elige "Cualquier persona que tenga el vínculo".
  5. Define el rol de las personas en tu archivo.
  6. Presiona "Copiar vínculo" y luego "Atrás".
  7. Pega el vínculo donde desees compartirlo.

Paso 1: Busca el Archivo que Deseas Compartir

Compartir un Solo Archivo:

Para compartir un archivo individual desde tu iPhone o iPad:

  1. Abre la app de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
  2. Junto al nombre del archivo, toca "Más".
  3. Selecciona "Compartir".

Compartir Varios Archivos:

Si deseas compartir múltiples archivos desde tu iPhone o iPad, agrúpalos en una carpeta y comparte la carpeta completa. También puedes compartir varios archivos desde drive.google.com en tu computadora.

Enviar y Compartir Formularios de Google:

Los Formularios de Google tienen opciones de uso compartido específicas:

  • Aprende a compartir formularios para que otros los completen.
  • Descubre cómo colaborar en formularios con otros usuarios.

Paso 2: Elige con Quiénes Compartir y Cómo Usar el Archivo

Compartir Archivos con Personas Específicas:

Si usas una Cuenta de Google de trabajo o educativa, ten en cuenta estas restricciones:

  1. Abre la app de Google Drive en tu iPhone o iPad.
  2. Selecciona el archivo y elige "Agregar responsable de aprobación".
  3. Ingresa la dirección de correo electrónico o el Grupo de Google con el que deseas compartir.
  4. Define los permisos de acceso: Lector, Comentarista o Editor.
  5. Añade un mensaje opcional y presiona "Enviar".

Compartir con un Espacio de Chat:

Puedes compartir archivos o enlaces en un espacio de chat en Google Chat:

  1. Abre la app de Google Chat en tu iPhone o iPad.
  2. Selecciona el espacio de Chat.
  3. Toca el ícono de acciones y luego "Drive".
  4. Escoge el archivo que deseas compartir y toca "Enviar".

Cómo Permitir el Acceso General al Archivo:

Decide si el archivo estará disponible para cualquier persona o estará restringido:

  1. Abre el archivo que deseas editar.
  2. Toca "Administrar acceso".
  3. En "Acceso general", selecciona las opciones adecuadas.

Cómo Compartir un Archivo de Manera Pública:

  1. Selecciona el archivo.
  2. Toca "Compartir".
  3. En "Acceso general", elige las preferencias de acceso.
  4. Copia el vínculo y compártelo.

SINCRONIZACIÓN DE GOOGLE DRIVE

Google Drive para ordenadores ofrece la capacidad de sincronizar archivos entre su computadora y su cuenta de Google Drive, así como crear copias de seguridad en Google Fotos. Mediante este servicio, puede acceder y gestionar sus archivos desde cualquier dispositivo conectado a internet, manteniendo una copia actualizada y segura de sus datos en la nube.

Al abrir Google Drive en su ordenador, se le ofrece la oportunidad de iniciar la sincronización para mantener actualizados sus archivos entre su dispositivo y su cuenta de Google Drive. Además, puede configurar preferencias y gestionar carpetas para sincronizar archivos o crear copias de seguridad en Google Fotos. Este proceso asegura la disponibilidad de sus archivos en todo momento.

Subir archivos y carpetas con Google Drive

 

Con Google Drive puede cargar sus archivos a Google Drive desde tu ordenador o dispositivo móvil. Una vez que los archivos están en su Drive, puede acceder a ellos desde cualquier lugar con acceso a internet.

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Desde el ordenador se pueden subir archivos o carpetas de varias formas:

Desde drive.google.com:

  • Acceda a drive.google.com en su navegador.
  • En la esquina superior izquierda, haga clic en "Nuevo" y luego en "Subir archivo" o "Subir carpeta".
  • Seleccione el archivo o la carpeta que desea cargar.

Arrastrando Archivos a Google Drive:

  • Abra o cree una carpeta en drive.google.com.
  • Para subir archivos y carpetas, simplemente arrástrelos a la carpeta de Google Drive.

Usando Drive para ordenadores de Escritorio:

  • Instale la aplicación Drive en su ordenador.
  • Verá una carpeta llamada "Google Drive".
  • Arrastre archivos o carpetas a esa carpeta y se subirán automáticamente a Google Drive.

 

Para subir archivos en Google Drive desde el teléfono o tablet Android se han de seguir estos pasos:

Subir Archivos:

  1. Abra la aplicación de Google Drive en tu dispositivo Android.
  2. Presione el botón "Agregar" o "Subir" (puede variar según la versión de la aplicación).
  3. Seleccione los archivos que desea subir desde su dispositivo.
  4. Una vez seleccionados, presione el botón de carga o subida.

Los archivos que suba estarán disponibles en la sección "Mi unidad" de Google Drive hasta que decidas moverlos.

Para subir archivos o carpetas desde iPhone o iPad siga esto pasos:

  1. Abra la aplicación de Google Drive en su iPhone o iPad.
  2. Toque el botón "+" o "Agregar".
  3. Seleccione "Subir archivo" en el menú desplegable.
  4. Busque y seleccione los archivos que desea cargar.

HISTORIAL DE VERSIONES

El historial de versiones en Google Drive constituye una funcionalidad esencial que posibilita a los usuarios rastrear y recuperar iteraciones previas de sus archivos. Esta característica se traduce en un mecanismo mediante el cual, tras cada modificación efectuada en un archivo, Google Drive automáticamente almacena una nueva versión del mismo. Tal procedimiento habilita el acceso al historial completo de alteraciones realizadas en dicho archivo. Los usuarios pueden examinar las versiones anteriores, revisar las modificaciones específicas efectuadas en cada una de ellas y, si así lo requieren, restaurar una iteración previa en caso de errores o pérdida de información. Esta funcionalidad confiere una capa adicional de seguridad y control sobre los archivos almacenados en Google Drive, salvaguardando la integridad y la disponibilidad de la información en todo momento.

La funcionalidad de historial de versiones en Google Drive permite a los usuarios rastrear y restaurar versiones anteriores de sus archivos, asegurando un control preciso sobre las modificaciones realizadas. Cada vez que se realiza un cambio en un archivo, Google Drive guarda automáticamente una nueva versión, permitiendo a los usuarios acceder al historial completo de modificaciones. Esto facilita la revisión de cambios específicos, la identificación de colaboradores y la restauración de versiones anteriores en caso de errores o pérdida de información. Esta herramienta proporciona una capa adicional de seguridad y control sobre los archivos, garantizando la integridad y disponibilidad de la información en todo momento.

Gestión de versiones y cambios en archivos en Google Drive para Ordenadores

Para realizar un seguimiento preciso de los cambios en sus archivos y acceder a versiones anteriores en Google Drive para Ordenadores, le recomendamos seguir estos pasos:

Visualizar cambios recientes en un archivo:

  1. Abra el documento, hoja de cálculo o presentación en su ordenador.
  2. Diríjase a la opción "Última modificación" o "Historial de versiones" ubicada en la parte superior derecha. Aquí podrá ver quién realizó la última modificación y cuándo se llevaron a cabo los cambios más recientes.

Explorar versiones anteriores de un archivo:

  1. Abra el documento, hoja de cálculo o presentación en su ordenador.
  2. Seleccione la opción "Historial de versiones" o "Ver historial de versiones".
  3. Elija entre las diferentes versiones disponibles para visualizar quién realizó cada cambio y qué modificaciones se llevaron a cabo.

Restaurar una versión anterior del archivo:

  1. Abra el archivo en su ordenador.
  2. Acceda al historial de versiones y elija la versión que desea restaurar.
  3. Seleccione la opción "Restablecer esta versión" para revertir el archivo a su estado anterior.

Crear una copia de una versión anterior:

  1. Abra el archivo y acceda al historial de versiones.
  2. Junto a la versión deseada, seleccione "Más" y luego "Crear una copia".
  3. Asigne un nombre a la copia y elija la ubicación para guardarla.

Asignar un nombre a una versión específica:

  1. Abra el archivo y acceda al historial de versiones.
  2. Seleccione la versión que desea nombrar y elija la opción "Asignar un nombre a esta versión".
  3. Puede agregar hasta 40 versiones con nombre por documento.

Además, si es cliente de Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus o Education Plus, puede utilizar las siguientes funciones adicionales:

  • Ver quién modificó una parte específica del documento en Documentos de Google:

    • Abra el documento en Google Docs.
    • Seleccione la parte pertinente del documento y haga clic derecho para acceder a la opción "Mostrar editores".

  • Ver quién cambió una celda específica en Hojas de Cálculo de Google:

    • Abra la hoja de cálculo en Google Sheets.
    • Haga clic derecho en la celda en cuestión y seleccione "Mostrar historial de cambios".

Estas funciones están diseñadas para facilitar la gestión de archivos y el seguimiento de cambios, garantizando un flujo de trabajo eficiente y colaborativo.

AUTOEVALUACIÓN

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¿Qué herramienta de Google Drive permite crear y editar documentos de texto?[Selecciona la opción correcta]

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¿Qué tipo de archivos se pueden editar directamente en Google Drive sin convertir su formato?[Selecciona la opción correcta]

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¿Cómo puedes compartir un archivo de Google Drive con otras personas?[Selecciona la opción correcta]

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¿Cuál es una característica clave de Google Sheets?[Selecciona la opción correcta]

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¿Cuál es la ventaja de utilizar el historial de versiones en Google Drive?[Selecciona la opción correcta]

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS

Google. (2012). Google Drive. Recuperado de https://www.google.com/drive/